公文写作的语言特点

姓名：学号：2010030108 学院：财政税务学院

专业：财政

公文写作语言特点

摘要

随着我国经济社会的发展，作为“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”①、“依法行政和进行公务活动的重要工具”②的行政机关公文的应用也越来越广泛，质量要求也越来越高。本文通过描写公文写作的简洁明了，开门见山、用语准确，表意分明、言语规范，严谨周密、平实质朴，谨慎修辞来概括总结公文写作的语言特点关键词：公文写作的简洁明了，开门见山、用语准确，表意分明、言语规范，严谨周密、平实质朴，谨慎修辞

一、简洁明了，开门见山

应用文体的实用性要求公文应当更加注重语言的简洁明了。由于公文属于应用文体，是根据实际需要，为了达到某个具体的目标而写的，是作为“工具”直接用来办事的，如向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的“报告”；向上级机关请求指示、批准的“请示”；非隶属关系单位之间商洽工作的“函”等等。因此，实用就成为公文的出发点和归宿，这就决定了公文应当简短而不宜过长，只要把问题说清楚了，意图讲明白了，就可以了，决不能罗罗嗦嗦，不着边际。特别是供上级领导阅读的公文，更要写得简明扼要，以便上级领导用最短的时间了解作者的意图，作出相应的决策。否则，虽洋洋万言却言不约，意不明，使人阅读时还得用心去寻觅要求解决的问题，是很难达到预期目的的。如：例1：“为了加大煤矿安全管理，严厉打击煤矿违法生产活动，市政府组织专家研究制定了《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》，初稿形成后，经过三次征求意见会议，形成了讨论稿，××年×月×日，市政府常务会议讨论一致通过，现在印发给各单位，各单位要认真组织学习，领会精神实质，把握操作标准，严格执行，今后不得再出现违反本《规定》的

行为。”（某市政府《关于印发〈关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定的通知〉》）

这份公文，前半部分过多的叙述了印发的《规定》的形成过程，后半部分又在要求上强调的过于罗嗦，可以简洁为：

“《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》，业经××年×月×日，市政府常务会议讨论通过，现印发给你们，请严格遵照执行。”

二、用语准确，表意分明

较强的政策性、时效性，决定了使用准确语言表达明确意思是公文写作的基本要求。由于公文的目的是进行公务活动，事关公务，政策性、时效性极强，必须借助准确的语言予以表达，特别讲究遣词造句的准确恰当，切不可有疏漏含糊之处。可以说，公文对语言的准确、分明要求更高。俗话说：“一字入公文，九牛拔不回”，也说明了遣词造句的准确在公文中的地位是十分重要的。如：

例2：“该项工程工期为一年；凡省内具备一定资质的单位，均可参加投标；参加投标的单位，请派人持相关证件于Ｘ年Ｘ月Ｘ日前来报名登记，领取招标文件及施工图（收取成本费ＸＸ元）。”（某地《关于ＸＸＸ大桥工程施工招标通告》）

在这段公文中说明了“工期为一年”，但是没有明确起止时间；要求投标单位要“具备一定资质”，但没有表明应具备哪一级资质；需要“相关证件”，但是没有列出具体哪些证件；要求“Ｘ年Ｘ月Ｘ日前来”，不知是“Ｘ年Ｘ月Ｘ日前”“来”，还是“Ｘ年Ｘ月Ｘ日”“前来”报名登记；只讲了“报名登记”时间，却没有说明报名登记地点和受理单位。这些不准确，表意含糊的语言，不仅使投标者陷入迷茫猜测之中，到处打听详情，而且容易使人们感觉有虚假招标的嫌疑，严重影响了工作的顺利开展。

三、言词规范，严谨周密

公文作为行政机关进行公务活动的工具，是正式交际中的正规文书，因此要特别讲究言词的规范性，保证公文严谨周密。规范的公文语言，言简意赅，有独特的表达作用，人们对此一目了然，不仅体现了公文语体的正规、严谨的独特风格，而且还可以收到简洁、庄重、严肃的效果。如果象下面这份通知的语言，就失去了公文的特点。

例3：“七·一建党85周年纪念日就要到了，局党委决定，在咱们局的全体党员中评选优秀共产党员、模范党务工作者、优秀党支部，进行表彰奖励”，“优秀共产党员、模范党务工作者应当是03年以前入党的”，“各支部要快点上报推荐名单”（某局党委《关于庆祝建党85周年评选先、优、模的通知》）

在这份通知中，分别使用了方言和口语：“咱们局”、“就要到了”、“03年”、“快点”，这样的语言显得很随便，不符合公文规范严禁的特点，而且不够周密，如“03年”，是“1903年”还是“2003年”，或者是其他都无法确定。按照公文的规范严谨的要求，可以改为：“七·一建党85周年纪念日在即，局党委决定，在全局党员中评选优秀共产党员、模范党务工作者、优秀党支部，进行表彰奖励”，“优秀共产党员、模范党务工作者应当是2003年以前入党的”，“各支部要从速上报推荐名单”

四、平实质朴，谨慎修辞

公文重在说事，语言平实质朴是重要特点。公文不能乱用华而不实、矫揉造作的词语和不必要的描写。如：

例4：“当我们工作组进驻××村时，全村的男女老少全部走出家门，夹道欢迎，热烈欢呼，处处敲锣打鼓，我们一行队伍浩浩荡荡地来到村部.....”（某县的一个驻村工作组向县委的一份工作报告）

这一段话，明显象是小说描写，看不到公文的影子。在公文中，像“全部走出家门”、“夹道欢迎”、“热烈欢呼”、“处处敲锣打鼓”、“浩浩荡荡”、“全市普遍掀起了高潮”、“各部门都非常重视”、“人人热烈拥护”、“各个积极参加”、“处处热火朝天”等“高、大、全、满”的词

语在公文中是决不能动辄使用的。特别是对于表示程度的词语，要根据实际情况，准确地加以运用。例如：取得的成绩，是伟大的，还是优异的、突出的、较大的、一定的、一般的，都要分清楚；参加一项活动的人数，是全部、绝大部分、一部分、小部分、少数、个别，也都要有所区别。

参考书目：

1、《办公室文秘写作全书》，作者：张文，中华工商联合出版社出版，2001年2月第一版。

2、《秘书工作五大基本功》，作者：李荫臣，中国国际广播出版社出版，2000年10月第一次印刷。

3、《写作》，主编：王光祖、杨荫浒，华东师范大学出版社出版，1989年3月第一版。注释：

①、②《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日施行），第二条。

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