管委会无纸化会议系统方案

广州市瑞崎电子科技有限公司

管委会

多媒体无纸化会议系统解决方案

一、项目背景

本次项目是针对管委会的要求，对其领导接待室、圆桌无纸化会议室进行数字多媒体会议系统进行设计。此次系统的设计，本着从满足业主需求的角度出发，在严格遵循“投资合理、统一规划、立足现状、适度超前”的设计思想指导下，我们结合传统的数字会议系统，运用互联网+音视频思维打造方便实用的网络化、数字化、多样化政务会议产品。传统的会务管理、会议设备及视频会议系统、控制系统、自成体系独立运行，此次设计我们将以公司多年积累的会议信息化、集成化系统工程实施经验和业界出众的产品，从而实现不同会议室、厅堂，不同会议终端之间的音视频信号自由交互、不同品牌视频终端和会议摄像机、多会议室设备集中控制、不同会议室的视频画面和音频集中监看、监听等功能，通过会议集中控制系统对相关系统进行统一管理。为用户提供一个先进的、合理的、高性价比的、完整全面的总体解决方案，力求使系统既能满足用户目前的应用需求，又考虑到今后技术的发展趋势，功能迅速适应和领导未来的变化。

二、设计原则及依据

2.1、设计原则

（1）可靠性：系统运行要建立在坚实的软件、硬件基础上，这是系统稳定可靠运行的前提。在此基础上，会议室系统管理软件与操作系统及其他应用软件应有比较明确的接口规范。应用系统要经过反复测试，有较强的容错能力，确保可靠运行；

（2）实用性：软件开发要依据会议室的具体工作需要，符合会议室的工作流程；（3）先进性：系统开发的起点要高，采用的软件平台要尽可能是目前行业内公认较先进的技术平台。在此基础上，采用先进的模块化程序设计和先进的设计思想，最终使系统在技术上达到国内领先水平；

（4）可扩展性：系统建设是一个逐步发展的进程，要求系统能够随着各种先进技术的出现，有足够的扩展升级的余地；系统设计中考虑到今后技术的发展和使

用的需要，具有更新、扩充和升级的可能。并根据今后该项目工程的实际要求扩展系统功能，同时，本方案在设计中留有冗余，以满足今后的发展要求。通过部件化、模块化和层次化的系统规划设计，为正常使用和故障检测带来极大的方便。（5）追求最优化的系统设备配置：在满足业主对功能、质量、性能、价格和服务等各方面要求的前提下，追求最优化的系统设备配置，以尽量降低系统造价。

三、系统设计

图例一、领导接待室效果图

图二无纸化圆桌会议室会议系统

四、系统功能介绍

4.1、超薄双显液晶升降无纸化会议系统

（1）系统概述

无纸化智能会议系统，实现了圆桌会议形式的一种变革，能有效提高会议效率35%左右，并在会议的全过程中不使用纸张。

无纸化智能会议系统，适用于政务、商务、学术、评审等各种圆桌会议，尤其在耗纸量较大、程序性较强，文件类型较多的会议中使用此系统，节能便捷效果十分显著。

无纸化智能会议系统的实现方式：在圆桌会议的每个座位配置一台客户端电脑，通过服务器、路由器、音响设备的矩阵连接，即可实现系统的管理和使用。客户端电脑可选用笔记本电脑或安装升降显示屏。

无纸化智能会议系统的特色：在于会前、会中、会后清晰管理；会议过程中实时互动；节省纸张和会议筹备时间；减少会议流程和差错；提升办会效率和会议质量；同时自动完整保留会议音视频档案资料。

无纸化智能会议系统结构科学，技术先进：如会议全流程可真正实现无纸化；会议文件桌面同步共享；手写批注签名保留原迹；会议档案电子化管理等。此外，会议签到、会议投票、座位编排、文件分类、会议服务等众多科学、人性化设计的扩展功能，为圆桌会议实现环保高效提供了完善的技术支持。

（2）系统原理

（3）系统功能

无纸化会议系统可实现的先进功能如下：

●文件分发

会议文件集中存储管理，不需要再打印成纸质文档。会议文件严格权限管理。在便捷的文件分发系统的管理下，无论是预置的文件还是临时增添的文件均可即时分发到每个与会者手中。与会人员如果不涉及这个文件，自动屏蔽该文件。系统还设置严格的文件分发权限，可便捷地设置每个与会者对文件的阅览、导出、查看权限，保证会议资料被安全、高效的使用。

●信号交互

在会议过程中，参会者的会议文件需要同屏显示，自由切换，让与会者更轻松地进入会议状态，让会议信息真正实现互联互通。同时支持会议主席机功能，会议主持人具备控制会议现场的一切管理权限，如强制同步某个信号、停止信息交流、统一进行签到、统一表决开始与结束等；

➢一键广播：任何一台终端在具备权限后可以在会议过程中一键同屏画面到其他会议终端或到大屏幕；

➢异步浏览：任何会议终端在具备退出权限下支持一键退出同步画面，参会人可以自主浏览、审阅、批注各种会议资料，让会议彻底告别堆积如山的纸质文件；

➢一键跟踪：支持会议终端一键进入同屏状态；当与会者终端，就各自关心的命题、内容提前进行思考，阅览或是回溯阅览后可以一键进入同屏模式下接收同步画面；任何终端接插上USB后，USB中文件与VCR视频广播到其他会议终端。

➢互联互通：系统可以直接将会场的公共投影的：PPT、远程视频等各种高清图像、视频，广播到各个会议终端，进行同步显示。

➢PC模式：作为普通PC电脑使用，并可以不借住其它第三方软件完成计算机桌面画面共享到其他会议终端与大屏幕同步显示

●批注

➢支持一键启动批注

➢支持原文件批注

➢支持原文件保存批注并自动上传批注过的会议文件

➢支持常用办公文件：WORD\图片\PDF等

●电子白板

➢支持铅笔、直线、矩形、圆形、椭圆形、文本、图片等工具

➢支持更换画笔粗细、画笔颜色、文字字号等

➢支持多人同时共享在同一白板上书画

➢所以图像都保存为矢量图，所有比划步骤都支持单步撤销

➢支持白板存档、载入，支持将白板内容同步到投影仪

●签到

➢一键触摸，快速签到，后台自动记录签到状态。

➢签到后，服务器自动分发与会者文件。

➢通过签到终端：签到状态实时显示到大屏幕，服务器统计结果可直接导出为excel文件与图片文件。