无纸化会议系统方案

无纸化会议系统建设方案

广州XXX软件科技有限公司技术方案

2015年5月23日

目录

1.项目背景 (4)

2.需求分析 (4)

耗材不再浪费 (4)

保密问题不再困扰 (4)

效率低下不再头疼 (5)

人员不再浪费 (5)

3.解决方案 (6)

无纸化会议交互系统功能描述 (6)

系统部署 (8)

设计原则 (9)

无纸化会议交互系统的后台管理 (10)

1.1 (11)

1.2 (11)

1.3 (11)

1.4 (11)

1.5 (11)

4.无纸化会议交互系统产品介绍 (11)

无纸化会议交互系统硬件可选方案 (11)

平板电脑无纸化会议交互系统（自选） (11)

超薄升降器无纸化会议终端 (12)

电容触摸翻转无纸化会议终端 (14)

经济型一体机升降无纸化会议终端 (15)

桌牌无纸化会议终端 (16)

2 (17)

3 (17)

4 (17)

1 (17)

双面电子桌牌 (17)

无纸化会议交互控制处理器 (18)

企业级无线路由（支持有线网络交换机） (19)

无纸化会议系统拓扑图 (20)

无纸化会议交互系统客户端软件功能 (21)

会前准备 (22)

角色设置 (22)

考勤设置 (22)

资料管理 (22)

会议设置 (23)

会中过程 (23)

会议签到 (23)

会议秘书 (23)

会议信息 (24)

会议文件 (24)

呼叫服务 (24)

会后处理 (25)

强制签出 (25)

文档处理 (25)

结果统计 (25)

5.方案优势 (25)

1 (25)

2 (25)

3 (25)

4 (25)

5 (25)

6 (25)

7 (25)

1 (25)

保障全面护航 (25)

高保密性管理 (26)

绿色环保低碳 (26)

易学易用性 (26)

提高会议效率 (27)

领先技术优势 (27)

1.项目背景

随着公司业务的不断发展，公司内外召开的会议越来越频繁，会议材料的印制装订阻碍了效率的提高，会议材料的回收由于保密需要往往不能重复利用，造成了较大的资源浪费，同时也给保密工作造成了很大压力。近年来，社会科技水平的快速提高，新型无纸化会议系统现已成为企业绿色发展的迫切需要。

2.需求分析

通过强大的信息化和组网能力，无纸化会议行业技术里领先企业-广州XXX，打造无纸化会议系统，实现“四不”保障，提升效率，杜绝浪费。

耗材不再浪费

每次会议用纸量不在少数，加上油墨使用、打印机等机器折旧，且会议用纸因保密等因素，会后基本无法再利用，耗材使用、浪费严重。无纸化会议系统从源头控制纸张、耗材的使用，真正实现绿色、节能、环保。

保密问题不再困扰

文件清退、销毁等环节难免，会议上下发的保密文件资料，在会议结束后没有及时回收，使得纸质文件成为泄密的最大通道。无纸化会议系统让文件的发放、回收简单化，安全性、保密性大大提升。

效率低下不再头疼

每次会议，特别是大型会议，往往需要大量人力用于材料的准备、打印、装订、分发、回收、销毁，时间都浪费在繁琐而又“不可或缺”的杂事上。每有投票，更是要花费大把的时间用于选票的制作、发放、回收、统计，效率极其低下。无纸化会议系统解放了大量的人力，解决了人员效率低下的问题，能够快速的完成会议材料的分发和回收，快速完成投票并统计出投票结果，将时间节省出来更多用于会议的保障，也确保了会议的品质。

人员不再浪费

无纸化会议系统不单解决了效率低下问题，同时也能避免会议会前、会中、会后等各环节大量人力的投入，让会议更简单。

3.解决方案

无纸化会议交互系统功能描述

系统部署

无纸化会议室的搭建一般采用如下的软硬件部署：

1、安卓平板电脑数台：根据实际参会人数，部署对应数量的平板电脑，供参会人员使用。

2、会议控制PC机一台：会议管理员使用，实现对会议的集中控制与管理。

3、无纸化会议交互系统软件一套。

4、无纸会议交互控制处理器：承载数据的转发，同步信号的处理，利用XXX 触屏轨迹跟踪和触屏轨迹仿真技术。

5、企业无线路由器：用于会议室无线网络的覆盖。

设计原则

系统总体设计从节约用纸、经济环保及客户切身利益和期望出发，遵循先进、易用、灵活、可扩展及安全等原则，最大限度满足客户使用需求、保护客户投资。

（一）终端配置。

为了确保满足与会人员参会要求，建议配备一定数量的统一规格和型号的平板设备。

（二）版本。

根据系统安全性、易用性、更新便利性考虑选用Android 以上操作系统，微软其中一种作为服务系统。

（三）扩展。

系统要预留充足的可扩展性，为将来增加更多的功能与模块预留足够的接口。

（四）安全。

会议设备日常由总经理办公室集中保管，个人凭账号密码登录，用户在遗失终端后，立即通知管理员，管理员可以直接关停该账号，防止信息泄露。用户如果忘记密码，可以通知管理员，经确认本人无误后对用户账号重新修改密码。

（五）网络。

在本部会议室部署无线网络，确保在会议室内终端设备能够稳定、高速、有效的连接系统使用，同时要确保网络连接和访问的安全性。

无纸化会议交互系统的后台管理

※会前准备

●首页编辑：编辑后台欢迎界面。

●座位设置：设置设备、座位号、手动拖拉排序。

●角色设置：创建会议管理员、会议秘书、与会者，创建自定义用户组，人事管理。

●考勤设置：实时查看、下载全体参会者签到表。

●会议设置：创建会议入会议相关信息。

●文件管理：文件上传自动转换，批量上传会议文件、设置阅读权限。

●投票表决管理：新建投票项目，设置实名、不记名投票，单选