金蝶智慧记问题汇总

金蝶智慧记常见问题汇总
2011年04月13日星期三 17:56
什么是智慧记？智慧记有什么功能？
智慧记是深圳市金蝶友商电子商务服务有限公司专门为个体工商户开发的一款用于管理商品价格和库存的免费管理软件；它简单易用、方便智能，是个体工商户管理店铺的利器；
智慧记适合于个体批发商户、个体零售商户、网店、简单管理小企业等等，功能简单、智能，无需繁杂的初始化，安装之后即可正常管理日常业务。

智慧记有四大核心功能：
１、管报价：完美替代价目表，根据货品关键字或拼音首字母快速查找产品价格与当前库存，并支持同一货品因不同客户而价格不同；
２、管库存：进货录入[进货单]、出货录入[销售单]，库存数量与成本会自动变化；
３、管欠款：[销售单]产生欠款自动到[应收账本]、[进货单]产生欠款自动到[应付账本]；
４、管收支：销售收款与进货付款自动到[收支账本]（包括预收款与预付款），还可以把水电费、管理费、运费、维修费等其它收支登记进来；
智慧记目标客户是哪些？
智慧记定位个体工商户单体店使用的永久免费的管理软件，如果您的企业已壮大，请试用KIS系统产品：/special/kis-sm/
使用智慧记收费吗？
智慧记定位于个体工商户单体店管理的进销存软件，基础应用永久免费，请放心使用！
怎么下载智慧记？要联网使用吗？
下载安装。

智慧记是单机版，数据库存在本地电脑，不需要联网。

为了数据安全，建议客户定期备份。

数据存放哪里？可备份恢复数据吗？
智慧记数据存在客户安装目录内，为了安全，我们建议大家做好定期备份，并把备份文件存放在U盘或移
动硬盘上。

智慧记界面上方：设置->备份恢复，备份数据会生成一个备份文件，恢复数据需要选定一个备份文件进行恢复。

为了安全，我们建议大家做好定期异盘备份工作。

电脑重装操作系统怎么办？
智慧记默认安装路径为D:\金蝶智慧记，如果您的电脑重装或还原系统，请到下载覆盖安装即可，不影响以前数据。

升级智慧记有什么好处？
1、优化功能，更简捷方便；
2、增加扩展应用，满足部分客户增加功能的要求；
3、修正功能一些问题，做到更严谨。

能用多操作员吗？怎么修改密码？
智慧记默认两个操作员：老板与营业员，登录时可以选择操作员，默认都是空密码。

登录界面可以“修改名称”和“修改密码”。

怎么清空试用的测试数据？
请您直接删除“金蝶智慧记”文件夹，然后重新下载安装。

行业产品库数据从哪里来？
智慧记行业产品库与参考价由金蝶提供，全部来自互联网，供客户参考使用；
智慧记能换电脑使用吗？
1、把智慧记升级到最新版，备份数据；
2、在另一台电脑下载智慧记并安装，下载地址
3、把备份文件复制到新电脑，恢复数据；
可以使用扫描枪吗？
1、智慧记界面上方点“应用”，开通“货品编码管理”扩展应用；
2、货品资料中货品代码填写货品的条码；
3、销售单与进货单，焦点在货品代码列即可扫描了。

智慧记能使用快捷键吗？
主界面：
Ctrl+四个方向键可以将焦点切换到智慧记上下左右四个区域中，然后可以用Tab或方向键切换焦点的；
功能界面：
可以用Tab键实现控件间切换，列表中用Enter键和上下键实现格子切换。

怎样更换币别？改变小数位数？
智慧记不支持多币别，可以更换币别，方法：Windows-》开始-》设置-》控制面板-》区域和语言设置-》选“英语(美国)”-》确定后重启智慧记即可。

点头像打开店铺信息，可以更改店铺信息与单价和数量的小数位数。

基础资料可以导入、导出吗？
智慧记界面下方点“货品”、“客户”、“供应商”、“客户价”均可导入或导出Excel 文件。

“请确认您是否安装Excel”怎么办？
请重新安装MS Office完整包，不可使用绿色无安装版的。

服装类的货品如何建立资料？
把【货品名称+颜色+尺码】作为品名规格即可。

货品可以分类吗？怎么改货品类别？
界面下方点“货品”打开货品资料，左侧右键可以增加、修改、删除货品类别。

销售单与进货单新建的货品资料默认归“其它类别”中；
您可以把“其它类别”所有货品导出，批量修改货品类别后再导入即可。

想使用货品代码怎么办？
1、智慧记界面右上方点“应用”，开通使用“货品编号管理”；
2、建议货品代码填写货品的条码，以便扩展使用扫描枪。

什么是客户价？怎么设置客户价？
简单说，客户价就是同一件货品因客户不同而定义不同的售价；在智慧记中仅指批发价，就是同一件货品因客户不同而定义不同的批发价；
手工方式：界面下方点“客户价”，手工增删改，或通过Excel导入；
自动方式：建销售单时选“批发”，客户名称非空且非“批发客户”，保存销售单同时，根据客户和货品自动更新客户价；
什么是“初始…”和“当前…”？
初始库存数指刚使用智慧记时已有的库存数量；
当前库存数指到当前为止账面上的库存数量。

初始应收款指刚使用智慧记时已有的客户欠款金额；
当前应收款指到当前为止账面上的客户欠款金额。

初始应付款指刚使用智慧记时已有的所欠供应商款金额；
当前应付款指到当前为止账面上的所欠供应商款金额。

刚用时货品已经有库存怎么办？
方法一：把当前有库存的货品手动录入或用Excel导入货品资料中；
方法二：把当前有库存的货品直接录入一张进货单；
方法三：直接录销售单（零库存销售），后续再盘点店铺并直接修改货品的“当前库存数量”或补录进货单。

刚用时客户或供应商已经有欠款怎么办？
刚用智慧记时，客户已经有欠款：
方法一：把当前有欠款的客户手动录入或用Excel导入客户资料中；
方法二：直接录销售单，后续再盘点客户欠款并直接修改客户“当前应收款”。

刚用智慧记时，供应商已经有欠款：
方法一：把当前有欠款的供应商户手动录入或用Excel导入供应商资料；
方法二：直接录进货单，后续再盘点所欠供应商货款并直接修改供应商“当前应付款”。

报价为什么可选“查询行业价格”？
不勾选“查询行业价格”：完全替换手工价目本，客户询问价格，根据品名规格的关键字（如：笔记本）或关键字拼音首字母（如：“bjb”），能够快速过滤货品；
勾选“查询行业价格”：想知道一款商品网络价格，根据品名规格的关键字（如：笔记本）或关键字拼音首字母（如：“bjb”），能够快速过滤自己的与行业产品库的货品，行业产品库还在完善中，查询不到的货品还没有收集，敬请谅解。

销售单能够修改格式吗？
销售单据不能够修改格式，可以修改销售单打印格式，修改方法：
销售单-》打印-》编辑，可以按需要调整打印格式；
销售单为什么分“批发”与“零售”？
销售单分“批发”与“零售”两类：
如果类型是“批发”，则选择已存在货品时优先带出客户价，客户价不存在时则带出货品资料的批发价；
如果类型是“零售”，则选择已存在货品时自动带出货品的零售价；
单据的单价会回填货品资料和客户价吗？
销售单保存时会自动回填，规则：
如果类型是“零售”且货品的零售价为空或零，则替换货品的零售价；
如果类型是“批发”且货品的批发价为空或零，则替换货品的批发价；
如果类型是“批发”且销售单价大于零，按客户与货品直接更新客户价；
进货单保存时会自动回填，规则：
根据货品，直接替换货品的进货价；
无初始化货品、客户、供应商能建单吗？
销售单：
货品与客户还没有建立基础资料（无初始化），新增销售单时直接填写货品名称或客户名称，保存销售单的同时会新建一条货品资料或客户资料。

进货单：
货品与供应商还没有建立基础资料（无初始化），新增进货单时直接填写货品名称或供应商名称，保存进货单的同时会新建一条货品资料或供应商资料。

退货怎么录单？
销售单或进货单中，数量为负数表示退货。

开单时如何查货品当前库存？
开单时，选择一个货品后，在列表合计行立即显示此货品当前库存数，负库存显示红色。

应收欠款与应付欠款是怎么产生的？
应收欠款：
如果没有申请使用“整单金额优惠”，销售开单时，本次收款不能大于金额合计，如果（金额合计-本次收款）≠0，保存时差额自动增加到应收账本，即此销售单产生了应收欠款。

如果申请使用了“整单金额优惠”，销售开单时，折后金额不能大于金额合计，本次收款不能大于折后金额，如果（折后金额-本次收款）≠0，保存时差额自动增加到应收账本，即此销售单产生了应收欠款。

应付欠款：
如果没有申请使用了“整单金额优惠”，进货开单时，本次付款不能大于金额合计，如果（金额合计-本次收款）≠0，保存时差额自动增加到应付账本，即此进货单产生了应付欠款。

如果申请使用了“整单金额优惠”，销售开单时，折后金额不能大于金额合计，本次付款不能大于折后金额，如果（折后金额-本次付款）≠0，保存时差额自动增加到应付账本，即此进货单产生了应付欠款。

建好的单据能查找、修改、删除吗？
销售单：
打开销售单，点“查看以往单据”按钮，可以根据客户名称或日期范围“查找”已经建好的销售单，查找到销售单选中后可以点上方“修改”、“删除”按钮。

进货单：
打开进货单，点“查看以往单据”按钮，可以根据供应商名称或日期范围“查找”已经建好的进货单，查找到进货单选中后可以点上方“修改”、“删除”按钮。

单据是否能导出Excel文件？
销售单：
打开销售单，点“查看以往单据”按钮，可以根据客户名称或日期范围“查找”已经建好的销售单，点“导出明细”按钮可以把查询到的所有销售单明细导出。

进货单：
打开进货单，点“查看以往单据”按钮，可以根据供应商名称或日期范围“查找”已经建好的进货单，点“导出明细”按钮可以把查询到的所有进货单明细导出。

货品促销赠送怎么处理？
销售单，货品A促销买N送M时，有两种处理方法：
方法一：建立销售单一条明细：
品名规格选货品A，数量填N+M，单价填销售金额/(N+M);
方法二：建立销售单两条明细：
第一条：品名规格选货品A，数量填N，单价填销售单价;
第二条：品名规格选货品A，数量填M，单价填0;
单据中，税费与运费如何处理？
税费与运费有两种处理方式：
方法一（推荐）：单据中只填写实际货品单价，把运费和税费记录在收支账本的“收支登记”中；
方法二：把运费与税费平均到单据的单价中；
单据打印格式可以修改吗？
单据中，打印按钮下拉选“编辑”，打开即可调整打印格式。

什么是库存、应收、应付、收支？
库存即库存账本，反应店铺存货情况，数据来源：
货品资料：所有货品都反应在库存账本中；
进货单：进货录进货单，库存会自动增加；
销售单；出货录销售单，库存会自动减少；
应收即应收账本，反应客户欠款情况，数据来源：
销售单：出货开销售单，如果客户不全额付款，应收会自动增加；
收款登记：客户还款进行收款登记，应收会自动减少；
应付即应付账本，反应欠供应商货款情况，数据来源：
进货单：进货开进货单，如果不全额付款给供应商，应付会自动增加；
付款登记：还款给供应商进行付款登记，应付会自动减少；
收支即收支账本，反应店铺资金流情况，数据来源：
销售单：出货开销售单，如果“本次收款”不为0，金额自动写到收支账本的收入部分；
进货单：进货开进货单，如果“本次付款”不为0，金额自动写到收支账本的支出部分；
收款登记：收欠款进行收款登记，金额自动写到收支账本的收入部分；
付款登记：付欠款进行付款登记，金额自动写到收支账本的支出部分；
其它收入：其它收入进行收支登记，金额自动写到收支账本的收入部分；
其它支出：其它支出进行收支登记，金额自动写到收支账本的支出部分；
所以，收支账本管理实际款项的收入与支出。

账本报表查询日期区间可以修改吗？
可以任意选择查询日期区间，在“统计”按钮前有两个日期输入框，前面是查询开始日期，后面是查询结束日期，选择日期范围后点“统计”按钮即可统计选择日期范围内的数据了。

“期初…”与“期末…”指什么？
账本报表查询是有日期范围的，“期初…”表示开始日期之前所有数据结余；“期末…”表示截止到结束日期时所有数据结余；
通用公式：期末＝期初+本期增加-本期减少。

库存账本中是单价是怎么来的？
库存账本中所有单价均是成本价，非销售价。

库存成本是根据每次进货价格采用“移动加权平均成本”计算的，举例如下：
A货品第一次进货10件，单价10元，金额100元
A货品第二次进货10件，单价8元，金额80元
此时，库存显示如下：
A货品数量20件（10+10），金额180元（100+80），成本单价9元=（（100+80）/（10+10））
库存中能查某货品进出库明细吗？
打开库存账本，填写或选择货品名称和日期范围后点“统计”按钮，选中查询出的货品行双击即可查看货品在所选日期范围内的进出库明细，并可以调整查询日期范围。

可以进行预收款和预付款吗？
预收款及冲销方法：
预收款时，打开应收账本，点“收款登记”按钮，选择客户名称，填写金额，摘要填“预收款”；
出货时，打开销售单，登记销售清单，“本次收款”填0，即以应收款冲销预收款。

预付款及冲销方法：
预付款时，打开应付账本，点“付款登记”按钮，选择供应商，填写金额，摘要填“预付款”；进货时，打开进货单，登记进货清单，“本次付款”填0，即以应付款冲销预付款。

应收欠款与应付欠款怎么还款？
客户还欠款：
打开应收账本，点“收款登记”按钮，选还款客户，填写金额后保存，此客户应收欠款自动减少；
还供应商欠款：
打开应付账本，点“付款登记”按钮，选供应商，填写金额后保存，应付此供应商欠款自动减少。

运费、水电费、税费等怎么登记？
运费、水电费、税费、利息等属于其它收支，应该在收支账本进行“收支登记”即可。

资金如何初始化？
收支账本-》收支登记-》选“收入”，日期选启用智慧记日期，项目填“初始资金”，金额
填初始资金-》保存。