公司证照管理制度

公司证照管理制度

一、目的

为加强所有证照原件及其申办原始资料和其重要文件资料的管理，确保正确使用、防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。

二、适用范围

本制度适用于本公司及所属各单位的证照管理。

三、定义

证照：指经政府职能部门核发给公司的证明企业合法经营、使用的有效证件

档案室：指文控中心

四、证件种类

1、证照原件：

营业执照、组织机构代码证、外商批准证书、税务登记证、开户许可证、土地使用证、房产证、统计证、社保登记证、专利证书、商标证书、贷款证、外汇管理登记证、章程和特种设备原始证照原件及其申办原始资料。

2、所有资信类文件：

如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报告等。

3、公司成立的重要文件：

如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、董事会任命、文件、政府部门公文批复等。

4、经董事会或法人指定要求专管的公司成立文件资料。

五、职责/权限

1、档案室：负责公司所有证照的管理、年审信息的传递工作。

2、设备所属部门：负责证照的办理和证照的年审工作。

六、管理内容

1、初次办理：

1.1 公司证照资料和公司成立的重要文件在公司注册时统一由注册负责人或指定人员办理。

1.2 资信文件由财务部办理

2、证照的保管：

2.1 证照原件（除贷款证、外汇管理登记证归财务部负责人保管外）其它证照归档案室专人统一保管；

2.2 所有资信类、重要文件由财务部负责人统一保管；

2.3 证照原件及证照原件的电子文档由档案室专人统一保管、更新和传送；

3、证照资料的使用：

3.1 借阅原则：一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。

3.2 各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须填写《公司证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门负责人审核及总经理审批后，可到档案室办理相应手续。

3.3 档案室仅凭审批单办理借用、借阅、复印等业务，其他任何人员提出的任何要求，均不予受理。

3.4 凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，需重新办理申请，最长不得超过15天。

3.5 公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。

3.6 不许擅自使用公司的证照进行各种担保。

3.7 电子文档证件可以提供彩色版，在办理业务时，需在页面上编辑蓝色黑体二号字体的“仅供***用途”文字后保存为图片文档，再发给相应的人员使用，需要加盖公司印鉴时，需填写《印鉴使用申请表》流程。

4、证照的年审、到期和变更

4.1 行政类证照（如工商营业执照、组织机构代码证、外商投资证等）由行政部办理。

4.2 财务类证照（如税务登记证、统计证、外汇登记证、贷款卡、开户许可证等）由财务部办理。

4.3 其他证件由相应的设备归属部门负责办理。

5、企业证照交档案室保管，管理人员需及时登记证照管理台帐。证照的登记内容包括：企业名称、住所、注册资金、企业类型、主要经营范围、税务登记证号、注册号、组织机构代码证号、使用期限等。

七、禁令

1、严禁不按公司规定流程使用证照及相关资料。

2、严禁私自拿公司证照办理抵押。

3、严禁不按时间办理证照的年审、到期和变更手续。

八、表单或模板清单

1.1 《证照使用申请单》

1.2 《证照登记管理台账》

证照使用申请单

证照使用管理台账