创新档案管理的工作思路

创新档案管理的工作思路

作者：李可英

来源：《科学与财富》2011年第04期

[摘要] 创新是现代人类活动的一大主题，档案管理工作也必须进行不断地创新。随着现代科学技术的发展．我们跨进了一个电子化、信息化、网络化的新时代，以电子信息为核心的高新技术正影响到人们的日常生活、学习和工作。档案工作者面临的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制。本文主要针对档案管理的创新措施做简要分析。

[关键词] 档案管理；创新；网络档案

创新是二十一世纪人类活动的主题，是我们一切事业取得成功的关键，是—个民族进步的源泉，是一个国家蓬勃发展的动力。因此，在档案管理工作中必须开展创新活动，以加速自身发展，以推动档案工作向更高层次迈进。人是各项社会活动的中心，因此提高档案管理人员的素质成了重中之重。同时应广泛应用新型的档案载体，用来扩大档案资料的影响力。还应该创新管理模式，改进工作手段，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤，改变旧有被动的服务机制为主动服务机制。建立高效的检索机制作为一项新的技术，也应该被广泛应用。这些有效探索，适应社会发展的需求，在社会经济发展的过程中，对促进档案管理工作将会产生巨大的促进作用。因此，档案管理工作的不断创新将会从全方位的角度有效地为人民服务。

一、提高档案管理人员的素质

（一）树立创新意识

档案管理者首先要解放思想，改变认识，建立创新型档案管理工作的新观念。观念创新是管理创新的必要前提，观念创新的思想将始终引导管理创新的整个过程，观念的创新就是管理创新走向成功的保证。档案管理者的创新首先要创建现代化的管理意识，使档案管理工作知识化、网络化、现代化、生活化，把创新理念当做现代档案管理工作的重要目标。同时，档案管理者应具有“服务至上”的服务理念，把满足社会各界对档案资料的需求，作为自身价值最重要的体现。

（二）创新技术能力与知识结构

档案管理者应该持有改革的思想和综合选择的能力，不断学习新的档案管理知识，学习计算机网络相关知识，应用计算机处理信息的信息处理技术处理馆内原有工作及开发方面，最好还能根据工作现状独立开发建立网络信息类的档案资源，在管理方面实现计算机网络管理，做到档案信息资源共享，使自己成为适应新时代要求的人才。

（三）建立针对档案工作人员的评价体系

打破原来“铁饭碗”的旧观念，在知识水平、技术能力、管理效果和服务效果等多方面建立健全的评价体系，引进竞争机制，实行优胜劣汰的人员使用准则。废除领导干部职务员工职称的终身制。在分配制度上，与实际工作相结合，多劳多得，充分调动全体员工的积极性，主动性。在组织机构上，实行岗位责任制，以岗定责，各司其职。

二、多样性档案载体的创新

（一）建立电子文件

电子文件是档案信息化的产物，之所以称之为电子文件，是因为它是利用数字设备和环境产生的，最终以数码的形式存储在光盘、磁带、优盘等载体上。电子文件需要使用计算机、DVD等数字设备进行阅读，可以通过网络传输文件。因此，随着档案管理工作的高度信息化发展，档案资料的载体不再仅限于传统的纸质，二是广泛地应用光盘、磁带、磁盘等新兴的存储载体。这样丰富了档案的存储形式，极大地减少了存储空间，降低档案工作人员的工作量，便于整理和收集，同时保证了信息的准确性和清晰度，还方便备份。

（二）建立网络信息平台，开展网上服务

档案部门应建立自己的网页，扫描非机密性的纸质资料进行上传，电子文件可直接上传。应设立专门的档案管理人员，以网站为基础，加快建立档案信息资源的网络数据库，按其分类建立不同的分库，方便检索，及时更新档案资料及发布相关信息，可以设立问题平台，还可以与用户利用即时性的聊天工具交谈，解答用户的问题。用户可以在网站上下载信息，对于一些珍贵性资料可适当收费。还可以发展用户上传机制，经过档案管理人员的审核可保存为档案网络数据库的资料，可以对这样的用户适当奖励，例如可以免费下载一些需要付费的资源。

三、创新管理模式

（一）建立以人为本的管理体制

要遵从管理创新的一般规律，提倡以人为本的机制。为员工创建良好的工作环境和生活条件，关心员工的家庭状况，以员工为中心建立新的工作重心和服务机制。对员工的管理不再是以使用为目的，而是将员工视为最具价值和最富有竞争力的资本，将档案馆与员工的共同发展作为档案部门的工作重心。在用人制度上，要招才，爱才，惜才和用才。管理者应在档案管理的各项工作中体现爱才之心，容才之量，举才之德，护才之魄和用才之道。

（二）建立健全的服务机制

档案管理者应该改革现有的档案管理工作的服务方式，由被动的服务向主动的服务转变。档案部门应该立足于馆藏，面向未来，改革现有的档案管理模式。在档案管理的社会化、现代化、服务化和信息化上花功夫，建立科学的管理体制。将重点转移到档案资源的开发利用上，

努力实现服务方式的社会化和多元化。档案管理者要强化参与意识，及时主动地了解、掌握档案需求发展的动态。

四、建立高效的检索机制

建立科学高效的检索机制。设计科学检索机制得，能较全面地揭示档案资料，档案信息也会因此而高速发展。根据目前的现实状况，不仅应该建立一个科学的更加完善的手工检索系统，还应该逐步适应信息社会的需要，积极应用计算机网络技术建立自动化的检索系统。可以像高效图书馆的检索系统一样，配置一些计算机以供检索，还可以发展在网络信息平台上的对于保存在档案库的检索，可以根据名称、作者、出版社、关键词及出版年份进行检索，可以显示借出或库藏信息，同时显示归还时间，若还在书库应显示所在的具体书库及相应的行列或编码信息。在检索机制中，还要注意类型多样化，既要有总目录，也要有专题目录，既要有叙述型检索工具，也要有条目型检索工具。

结论：

总而言之，创新是所有事业不断进步和走向成功的动力和源泉。因此，要做好档案管理工作的创新。在人员素质的创新上，培养其技术水平和知识能力，树立创新意识，建立新的评价体系；在档案载体的创新上，建立电子文件和网络信息平台；在管理模式的创新上，建立以人为本的管理体制和健全的服务机制；同时还应该建立高效的检索机制。

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[4]吴晓梅.运用网络资源创新档案管理[J].发展.2010.(9)

[5]梁爱欣.创新干部人事档案管理工作思路[J].华北电业.2010.(2) ■