付款流程的优化

对付款流程的优化

张文豪2013-5-31

【提纲】

Lean方法在制造领域有成熟的运用，甚至很多服务行业也开始使用Lean的思想来优化其运营流程，比如Amazon。然而，在财务领域，Lean方法的应用还处在一个探讨阶段。我们公司在这方面做了一些工作，本文拟议通过公司的一个项目就Lean Finance这个话题，和大家探讨点滴。本文将覆盖如下内容：

案例背景为什么我们要启动这个项目

项目定义流程中的问题在哪里

数据分析获取并分析以找到问题的本质

改进如何解决问题

控制监控响应机制的建立

【案例背景】

供应商抱怨付款总是延迟，公司在市场上的信用受到质疑，这将变向的增加采购成本。负责付款的部门是GSS，我们面临的问题是：

1.付款延迟是不是都是GSS的责任？

2.在解决付款延迟上，GSS能做些什么？

于是我们成立了该项目。

【项目定义】

在对2011年5月的2900多笔付款进行分析后，我们得到如下基线：

➢延迟付款的比例为38.2%

➢其中GSS收到发票就延迟了的付款有72%

也就是说，发票的接收（BU的职责）和付款的实施（GSS的职责）都需要纳入改进的范围。我们做了如下的SIPOC图对流程进行了简单的描述：

BU 递交供应商发票的及时性和GSS 完成付款的能力，都会影响及时付款（JIT Payment ），这为项目指明了方向。

【数据分析】

BU 不在GSS 的范围内，对BU 流程的改进启动了Invoice Centralization 的项目，由CIPO 负责推进，该项目将取消BU 转交发票的环节，由供应商直接把发票寄给新建立的发票中心。这是公司实施Lean Finance 的一个重要项目。

本项目针对GSS 内部流程进行优化。

为了度量GSS 的流程能力，我们定义了一个参数——Cycl e in GSS ：

Payment Cycl e in GSS = Cl earing Date – AFS Received invoice Date

对获得的数据进行基本统计分析后，得：

可以看出这是一个多峰的分布，说明不同类型的付款，其付款周期可能存在显著的差异。对实际操作进行了解后，发现有如下几类付款：

●Invoice ●Vouch

●Payment Term ●SAP T-Codes ●

……

●Invoice Received Date ●IR Posting Date ●Net Due Date ●

Clearing Date

Supplier

SC01~99452G 517F ……

Process

Reception Scan IR Posting Payment Run Clearing

Customer

Vendors Of Siemens

Input

Output

改进应针对不同类型的付款展开。

【改进】

Payment Term = 0类的付款，是SCM创建PO时的人员误操作。

与SCM进行协商后，决定对SAP中现有的Payment Term类型进行清理，清理结果发现，有100多种Payment Term，这是一个很混乱的状况，很多类型是重复的、混淆的。经SCM Head同意后，重新定义的Payment Term减少到30多个。这是5S概念在SAP系统中的运用。

Rejection是Lean的7中浪费中最典型的一类浪费，毫无疑问是要消除的。为了减少Rejection（to vend or），GSS对发票的递交方式提出了新的要求，与SCM达成共识后，以Circular的形式发给了供应商，在发票规范化（Standardization）上走出了重要的一步。此外还与SCM建立了Clarification流程，以确保不规范的发票能以最快的速度得到解决，从而减少发票在付款流程中的停留时间。

Warranty类的发票不存在延迟的问题，应排除在监控范围。

Ol d Cases是一些有遗留问题的发票，为关闭这些付款，成立了一个子项目，在两个月内，通过各种途径必须关闭所有遗留的付款，逾期没有解决的，公司将通知供应商我们会取消付款。

为了更有效的监控付款流程，对获取监控数据的方式做了如下调整：

➢设置Account Group为CRFA

➢以Cl earing Date为索引、上月22日到本月21日为周期，来获取数据➢获取数据时，选择如下付款文件类型：BK/KA/RN/RE

另一方面，修正GSS付款延迟的定义为：2 days after Net Due Date

最后，重新定义两个关键的KPI，同时监控BU和GSS的工作绩效。

该KPI将纳入高层经理的月度会议，具体如下：

【控制】

监控响应措施中，最重要的一个环节，是让责任承担人知道自己的Performance，这包括两方——BU和GSS。

对于BU，我们将出具如下月度报表，并要求改进：

对于GSS，我们将出具如下月度报表，并要求改进：

注意：上图椭圆标注的数据表示——BU On-Time但是供应商却晚收到付款，这就是GSS原因造成的付款延迟。

经过该项目6个月的工作，Late Payment得到了大幅的减少。