加强高校教学档案建设和管理的意义及途径

第４８卷　第２期２０１２年４月
青岛大学医学院学报
ＡＣＴＡ　ＡＣＡＤＥＭＩＡＥ　ＭＥＤＩＣＩＮＡＥ　
ＱＩＮＧＤＡＯ　ＵＮＩＶＥＲＳＩＴＡＴＩＳＶｏｌ．４８，Ｎｏ．２Ａｐ
ｒｉｌ　２０１２·教学研究·
［收稿日期］２０１１－１０－１２；　［修订日期］２０１１－１２－
１０［作者简介］严瑛（１９７２－
），女，博士，馆员。

加强高校教学档案建设和管理的意义及途径
严瑛１，杨永洁２
（青岛大学医学院，山东青岛　２６６０２１　１　教学科研办公室；　２　人事科）
［摘要］　目的　探讨加强高校教学档案建设和管理的意义及途径。

方法　通过分析高校教学档案建设的意义和目前档案工作的现状，
探讨加强教学档案管理的途径和方法。

结果　教学档案的建设是教学有序化的前提，对教学管理、研究和评价有重要作用。

在教学档案管理工作中存在着制度不健全，档案收集不及时，管理不规范，开发利用效率较低等问题。

必须重视档案管理工作，加强教学档案的管理和利用，提高全体员工档案意识和档案人员的业务素质，
增强服务意识，才能有效提高教学档案的管理和服务水平。

结论　加强教学档案的建设和管理，有助于提高教学档案的服务和利用水平，推动教学质量的提高。

［关键词］　教学；
档案；组织和管理；院校，医学［中图分类号］　Ｇ６４２ ［文献标志码］　Ａ ［文章编号］　１６７２－４４８８（２０１２）０２－０１７７－
０３ＴＨＥ　ＷＡＹ　ＡＮＤ　ＳＩＧＮＩＦＩＣＡＮＣＥ　ＯＦ　ＳＴＲＥＮＧＴＨＥＮＩＮＧ　ＴＨＥ　ＣＯＮＳＴＲＵＣＴＩＯＮ　ＡＮＤ　ＭＡＮＡＮＧＥＭＥＮＴ　ＯＦ　ＴＥＡＣＨＩＮＧ　ＦＩＬＥ　ＩＮＩＮＳＴＩＴＵＴＩＯＮＳ　ＯＦ　ＨＩＧＨＥＲ　ＬＥＡＲＮＩＮＧ　ＹＡＮ　Ｙｉｎｇ，ＹＡＮＧ　ｙｏｎｇｊｉｅ　（Ｔｅａｃｈｉｎｇ　ａｎｄ　Ｒｅｓｅａｒｃｈ　Ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔ，Ｑｉｎｇｄａｏ　Ｕｎｉｖｅｒ－ｓｉｔｙ　
Ｍｅｄｉｃａｌ　Ｃｏｌｌｅｇｅ，Ｑｉｎｇｄａｏ　２６６０２１，Ｃｈｉｎａ）［ＡＢＳＴＲＡＣＴ］　Ｏｂｊｅｃｔｉｖｅ　Ｔｏ　ｄｉｓｃｕｓｓ　ｔｈｅ　ｓｉｇｎｉｆｉｃａｎｃｅ　ａｎｄ　ｔｈｅ　ｗａｙ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ－ｆｉｌｅ　ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ　ａｎｄ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｉｎ　ｉｎｓｔｉｔｕｔｉｏｎｓｏｆ　ｈｉｇｈｅｒ　ｌｅａｒｎｉｎｇ（ＩＯＨＬ）．　Ｍｅｔｈｏｄｓ　Ｔｈｒｏｕｇｈ　ａｎａｌｙｚｉｎｇ　ｔｈｅ　ｓｉｇｎｉｆｉｃａｎｃｅ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ－ｆｉｌｅ　ｃｒｅａｔｉｏｎ　ａｎｄ　ｃｕｒｒｅｎｔ　ｓｉｔｕａｔｉｏｎ　ｏｆ　ｆｉｌｅｗｏｒｋ　ｉｎ　ＩＯＨＬ，ｔｈｅ　ｗａｙ　ａｎｄ　ｍｅｔｈｏｄ　ｔｏ　ｅｎｈａｎｃｅ　ｔｈｅ　ｆｉｌｉｎｇ　ｗｅｒｅ　ｄｉｓｃｕｓｓｅｄ．　Ｒｅｓｕｌｔｓ　Ｔｈｅ　ｃｒｅａｔｉｏｎ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｆｉｌｅ　ｉｓ　ａ　ｐｒｅｃｏｎｄｉｔｉｏｎｏｆ　ｏｒｄｅｒｉｎｇ　ｔｅａｃｈｉｎｇ，ｗｈｉｃｈ　ｐｌａｙｓ　ａｎ　ｉｍｐｏｒｔａｎｔ　ｒｏｌｅ　ｉｎ　ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎ，ｓｔｕｄｙ，ａｎｄ　ａｐｐｒａｉｓｅｍｅｎｔ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｐｒａｃｔｉｃｅ．Ｓｏｍｅ　ｉｓｓｕｅｓｉｎｃｌｕｄｉｎｇ　ａｎ　ｕｎｓｏｕｎｄ　ｓｙｓｔｅｍ　ｉｎ　ｆｉｌｉｎｇ，ｕｎｔｉｍｅｌｙ　ｆｉｌｅ　ｃｏｌｌｅｃｔｉｏｎ，ｎｏｎ－ｓｔａｎｄａｒｄ　ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎ　ａｎｄ　ｌｏｗ　ｕｔｉｌｉｚａｔｉｏｎ　ｅｆｆｉｃｉｅｎｃｙ　ｅｘｉｓｔｅｄ　ｉｎｔｅａｃｈｉｎｇ　ｆｉｌｅ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ．Ｔｈｅ　ｆｉｌｉｎｇ，ｔｈｅｒｅｆｏｒｅ，ｓｈｏｕｌｄ　ｂｅ　ｔｈｏｕｇｈｔ　ｈｉｇｈｌｙ　ｏｆ，ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｆｉｌｅ　ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎ　ａｎｄ　ｕｔｉｌｉｚａｔｉｏｎ　ｂｅ　ｅｎ－ｈａｎｃｅｄ，ｔｈｅ　ｃｏｎｓｃｉｏｕｓｎｅｓｓ　ｏｆ　ｆｉｌｅ　ｉｎ　ａｌｌ　ｅｍｐｌｏｙｅｅｓ　ａｎｄ　ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌ　ｑｕａｌｉｔｙ　ｏｆ　ｆｉｌｅ　ｃｌｅｒｋｓ　ｂｅ　ｉｍｐｒｏｖｅｄ，ａｎｄ　ｓｅｒｖｉｃｅ　ｃｏｎｓｃｉｏｕｓｎｅｓｓ　ｂｅｒｅｉｎｆｏｒｃｅｄ，ｏｎｌｙ　ｉｎ　ｔｈｉｓ　ｗａｙ，ｃａｎ　ｔｈｅ　ｌｅｖｅｌ　ｏｆ　ｓｅｒｖｉｃｅ　ａｎｄ　ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｆｉｌｅ　ｉｎ　ＩＯＨＬ　ｂｅ　ｒａｉｓｅｄ．　Ｃｏｎｃｌｕｓｉｏｎ　Ｅｎｈａｎｃｅ－ｍｅｎｔ　ｏｆ　ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ　ａｎｄ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｄｏｃｕｍｅｎｔａｒｙ　ｍａｔｅｒｉａｌｓ　ｉｓ　ｃｏｎｄｕｃｉｖｅ　ｔｏ　ｉｍｐｒｏｖｉｎｇ　ｔｈｅ　ｓｔａｎｄａｒｄ　ｏｆ　ｓｅｒｖｉｃｅ　ａｎｄ　ｕｔｉｌｉ－ｚａｔｉｏｎ　ｏｆ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　ｆｉｌｅ　ｉｎ　ＩＯＨＬ，ｐｒｏｍｏｔｉｎｇ　ｔｅａｃｈｉｎｇ　
ｑｕａｌｉｔｙ．［ＫＥＹ　ＷＯＲＤＳ］　ｔｅａｃｈｉｎｇ；ａｒｃｈｉｖｅｓ；ｏｒｇ
ａｎｉｚａｔｉｏｎ　ａｎｄ　ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎ；ｓｃｈｏｏｌｓ，ｍｅｄｉｃａｌ 高校教学档案是高校在教学、
教学管理和其他各项教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、
图表、声像等不同载体的材料［
１］。

教学档案能够反映教学管理、教学实践和教学研究活动的过程，对推动高校教学改革，提高教学质量，开展教学研究，加强教学评估，以及维护学校和个人的合法权利都有重要作用，也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要指标。

１　加强教学档案建设和管理对教学工作具有重要
意义
１．１　有效的教学档案是保证教学有序化的前提
教学工作是高校的中心工作。

教学档案在教学活动中产生，是高校档案的主体和重点。

教学档案是教学管理的重要组成部分，也是衡量高等学校教
学管理水平和教学质量的重要标志之一。

例如，为保证教学过程有序进行，学期初的教学工作会议布置本学期教学任务，
形成教学文件材料。

根据制定好的教学计划，建立开课计划（教学任务书）、课程表等教学档案，教学单位根据课表作出下学期的教学日历（教学进度表）、实验课表等。

课程结束时分别对教师和学生进行教学评价，形成教学质量评价材料，结合学期末考试试卷及分析，了解本学期课程的教与学的效果。

在每时期的教学管理和教学活动中，形成每一教学环节中的教学档案，保证教学有序进行，
从而加强教学管理，提高教学水平。

１．２　教学档案的建设和管理是强化教学管理的必然措施
教学档案在教学管理实践中形成，是教学管理和教学活动的客观记录，能够为改进教学、提高教学质量提供真实的信息资料，为教育决策和教学管理提供参考，是查证日常教学秩序和教学管理的客观
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凭证，也是反映教学管理水平高低，进行教学活动和教学研究的依据。

教学档案产生于日常教学管理工作，也服务于教学管理实践。

教学档案不仅能为教学管理提供参考依据，也能为教学管理水平的提高提供利用价值。

１．３　教学档案是进行教学研究与改革的参考依据教学档案真实记录了高校的教育教学活动，能反映出高校教学工作的发展历程和教育教学各方面的工作情况，为教学改革和研究提供珍贵的第一手资料。

依据长期积累的教学档案，教学单位可以进行学科建设，优秀课程、精品课程建设以及实验室建设等工作，为学科专业的发展提供材料支持和依据。

完整的教学档案，可以在一定程度上反映教师的业务和学术水平，为教职工的职称评定和评优等提供重要的凭证。

如教学档案中关于教师教学日历、教改成果和获奖情况等材料，为教师职称、岗位的评聘以及教学绩点的计算等提供参考依据，保证师资队伍的规范化管理。

１．４　教学档案管理是进行教学评价的基础和前提首先，教学档案是学校教学活动全面、真实的历史记录，是教学人员在教学活动中收集和积累的宝贵财富，为教学评价提供了真实的第一手资料［２］。

其次，教学档案的积累是教学评价的指标体系的具体体现，是全校师生智慧的结晶，也真实地反映了一个学校在某一阶段教学水平的高低。

另外，系统、完整的教学档案是教学评价的基础，教学档案的规范化、信息化管理为教学评价提供了条件。

反过来，教学评价也推动教学档案的建设，促进档案管理水平和质量的提高。

通过加强教学档案的建设工作，促进教学档案的完整归档和规范化管理，进一步规范和提高高校教学和教学管理水平。

２　高校教学档案工作的现状
２．１　对教学档案管理重视不足，制度不完善
教学档案的管理需要有规范的管理制度和科学的管理方法。

在教学档案的收集、整理、编研和利用等过程中，应当依据《档案法》和《高等学校科学技术档案工作办法》进行科学化的管理。

但目前由于对档案管理重视不足，加之兼职档案人员缺少相应的档案专业知识和技能的培训，对档案管理的基本原则和方法不甚熟悉，在工作中难免会产生不足。

随着高等教育的不断发展，教学模式不断更新，学科专业的逐步扩大，教学活动过程中积累的教学档案资
料越来越多。

长期积累的教学档案若不进行规范系统的管理，建立有效的管理制度，将会影响教学档案的有效利用，从而不利于高校教学工作的正常开展。

２．２　教学档案材料收集不及时，整理不规范
高校教学档案除具备一般档案的特点外，也有其分散性特征。

教学档案内容丰富复杂，涉及的范围较广。

既有学校下发的有关教育教学有关文件，又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、学科设置、课程安排等方面的材料，同时还有教师在日常教学中形成的教学档案等。

材料可来自教学单位、不同教学层面、教师和机关部门、教学管理人员等方面。

由于对教学档案的归档意识淡薄，教学档案材料的收集不及时，造成部分档案的缺失、漏失。

已有的档案也存在分类不规范或收集不完整的现象。

对于收集好的档案，缺少系统化、规范化的管理，对档案的整理、分类、编目等工作的效率低，影响了教学档案的利用效果。

２．３　教学档案资源的开发利用效率低
教学档案的价值，不仅因为它具有纪实性，还在于它的应用价值。

全面完整的教学档案材料能为教学管理和教育决策提供参考咨询。

如果档案归档后不能有效利用，也就失去了档案自身的价值［３］。

目前由于对档案管理重视不足，档案归档意识淡薄等多种因素，使得对教学档案的管理长期处于被动、封闭或半封闭的状态，未能对学校的教学科研提供高效服务。

另外，教学档案材料的收集不完整，管理不规范，也影响教学档案的有效应用。

２．４　缺少现代化和信息化的管理手段
随着高等教育的发展，教学实践中产生的档案材料以及对这些信息的需求也在迅速增长，传统的教学档案管理模式和手工操作方法已不能适应时代的发展。

计算机和网络技术的发展，使教学档案的信息化管理步入日程。

教学档案涉及内容多，范围广，来源较为分散，原有的教学档案管理模式不利于教学档案的收集、查找和各部门教学资料的资源共享。

而教学档案管理的数字信息化将大大改善其管理和利用的效率。

因此，高校有必要建立完整的院系电子档案系统，有效地整合各部门和教学单位的教学档案资源，促进学校教学档案的信息化管理。

３　加强高校教学档案建设和管理的途径
３．１　重视教学档案的管理工作
高校的教学档案管理工作既需要专兼职教学档
２期严瑛，等．加强高校教学档案建设和管理的意义及途径１７９
案工作人员的共同努力，也需要上级领导的重视和支持，才能达到预期的效果。

教学档案是高校存在和发展的重要组成部分，具有很高的保存和使用价值。

高校应当高度重视档案管理工作，建立教学档案管理工作的领导体系，加强对教学档案工作的领导和督促，提高教学档案管理工作水平，真正把档案管理当成影响高校正常运转的基础性任务。

３．２　加强交流和宣传，提高全体教职员工档案意识采取多种形式，向全体教职员工进行《档案法》和国家关于高校教学档案工作相关规定的宣传教育，并组织学习，使全体教职员工认识和了解教学档案的重要性，主动配合学校档案管理人员做好教学档案材料的收集工作，确保教学档案能够顺利归档。

加强各部门之间的交流合作，更新观念，有助于系统完整地收集整理教学档案，实现档案资源的共享。

３．３　加强教学档案的现代化管理和利用，提高教学档案的管理和服务水平
档案管理的最终目的是为了更好地利用。

对教学档案的管理要加强各类教学档案的编研工作，对档案进行系统地收集整理，有效地提高档案的利用价值。

利用计算机和网络，借助校园网等网络平台，建设网上教学档案资源数据库，逐步实现教学档案的电子化、网络化管理。

将已有的档案信息和档案目录数字化，构建目录查询系统和全文或多媒体数据库，通过各种渠道为广大师生服务。

这样既能够减轻专兼职档案人员的劳动强度，改善教学档案管理和利用的工作效率；也能满足教职员工教研教改的需要，方便师生检索和查询资料，实现信息共享，
从而提高教学档案的服务水平。

３．４　增强服务意识，提高档案人员的业务素质和服务水平
档案管理工作具有较强的专业性，教学档案信息内容复杂，涉及范围较广，档案管理人员需要具有较强的业务能力和管理技术［４］。

因此，高校应加强对档案管理人员尤其是教学部门兼职档案员的专业培训，提高其档案管理业务素质。

增强各级档案人员的档案意识，实行各级教学档案责任制，作好教学档案的收集整理工作。

围绕教学改革和管理工作的任务要求，组织学习档案专业知识和档案法规标准，提高档案管理业务素质和能力，做好教学档案的建设和管理工作。

同时，教学档案管理者要牢固树立为一线教学服务的意识，利用教学档案信息资源，主动为广大师生员工做好档案信息服务，充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用，提高教学档案的服务和利用，从而推动教学管理和教学质量水平的提高。

［参考文献］
［１］莫丽彬．高校教学档案利用现状及思考［Ｊ］．科技档案，２００９（４）：１６－１７．
［２］王元松．强化实验室文档建设与管理的措施及意义［Ｊ］．青岛大学医学院学报，２０１０，４６（４）：３７２－３７４．
［３］刘萍．关于高校教学档案管理存在问题的研究［Ｊ］．中国科技信息，２０１０（１０）：１６６－１６７．
［４］王爽．高校教学档案管理的必要性与方法［Ｊ］．吉林省教育学院学报，２０１０，２６（５）：６３－６４．
（本文编辑　马伟平）
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