馆藏档案信息数字化建设应坚持的几个基本原则

馆藏档案信息数字化建设应坚持的几个基本原则

［摘要］档案信息数字化建设是数字时代档案工作一个永恒的主题，但在积极推进数字化建设过程中，还应坚持一定的基本原则，如可行性原则、合法性原则、规范性原则、效益性原则、安全性原则，数字化建设才能健康有序地进行。

［关键词］档案信息数字化原则

数字化浪潮正迎面扑来，数字技术革命给我国传统档案工作既带来了严峻的挑战，又带来了难得的机遇，机遇与挑战并存。为了适应数字技术革命的要求，我国的《全国档案事业十五计划》中已明确提出要加快档案信息化建设，加快档案信息数字化进程。可见在我国档案事业“十五”规划和远景发展目标中，档案信息数字化建设是一个重要的课题与发展趋势。档案信息数字化是电子政务、电子商务蓬勃发展的需要，也是建设数字档案馆的需要，有利于档案信息资源的高效开发和利用。但是对馆藏档案信息化建设不能急于求成，不顾实际条件一哄而上，而应该对档案信息数字化建设中的人财物问题，效益性问题，以及安全性等问题要考虑全面。笔者认为档案信息数字化建设是一项系统工程，涉及面很广，为了保证建设的健康有序进行，在进行档案信息数字化建设时，应坚持以下几个基本原则，即可行性原则、合法性原则、规范性原则、效益性原则、安全性原则。

一、可行性原则

所谓数字化是用０和１两位数字编码来表达一切信息的一种综合性技术，即全都是变成数字信号。档案信息数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。①可见，档案信息数字化是一项技术性很强的工作，涉及计算机技术、信息存贮技术、多媒体技术、数据库技术、网络通讯技术、安全技术等许多高新技术。因此，笔者认为，由于时间、资金、技术等方面的制约，短时间内不可能完全实现馆藏档案信息数字化，档案信息数字化建设首先要坚持可行性原则，这是档案信息数字化建设的首要原则，是进行数字化的前提。档案部门在进行数字化之前，应该对馆藏的实际情况有一个全面了解与把握：

第一，管理制度方面，有没有进行数字化建设的组织保证。有没有建立起有关数字化建设的科学管理体制、规章制度、整体规划 , 有没有明确数字化的范围，领导及其各工作人员的职责是否明确分工等；

第二，硬件方面，有没有进行数字化建设的物质保证。有没有进行数字化工作的硬件条件，档案馆的硬件设施怎么样，包括计算机以及扫描仪、打印机等附属设备的配置，网络设施的建设，现代化档案库房的建设等；

第三，技术方面，有没有进行数字化建设的技术保证。由于数字化工作是一项技术性很强的工作，需要数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术、

数据存储技术、智能检索技术、光学字符识别技术、视音频捕捉技术等许多高新技术支持，因此各档案机构要根据自己的实际情况，根据自己的技术条件量力而行，不能不顾实际条件一哄而上，在进行数字化建设之前，客观地分析自己的档案计算机管理水平、档案馆自动化水平，有没有数字化的技术能力；

第四，人才方面，有没有进行数字化建设的人才保证。２１世纪是知识经济时代，科技人才是信息化建设的决定因素，对于数字化建设也同样如此。数字化技术工程不仅是高科技、高投入项目，也是跨部门跨行业的大文化工程，因此在进行馆藏档案信息数字化建设时，不仅需要善管理，具有创造力的管理人才，并且也需要专业技术人才，法律人才等。

二、合法性原则

数字化浪潮使我们生活、工作的环境发生巨大变化，因此人们面对的问题和行为准则当然也会随之发生重大变化。法律是用强制的手段来规范人的行为，当然要受到数字化浪潮的冲击。数字化浪潮对法律的冲击，首先表现在它会引发出许许多多法律方面的新问题，在引发的诸多新问题中，首先遇到的是著作权问题。②因此，在数字化工作中，必须坚持合法性原则，除了要遵守《中华人民共和国档案法》等基本的法律规范以外，还要遵守《中华人民共和国著作权法》、《关于制作数字化作品的著作权规定》等有关知识产权保护的法律规范。在这里，笔者只就传统介质档案数字化时的知识产权问题和数字化档案信息网络传输时的知识产权问题作一浅析。

（一）传统介质档案数字化时的知识产权问题

档案中有相当一部分是属于作品，因此档案信息数字化涉及到档案作品著作权中的使用权问题。 1996 年８月世界知识产权组织（ WIPO ）提出的《关于保护文学和艺术作品若干问题的条约》实质性条款的基础提案中，明确规定“作品数字化属于复制”，因此，档案信息数字化也应属于复制行为，在对档案信息数字化时，应经得著作权人许可并支付一定的报酬。

③在数字化建设过程中，为了真正做好数字档案信息资源共享的工作，不仅要考虑档案的所有权问题，还要考虑档案的著作权问题，因为档案所有权与档案著作权是两个不同的问题，档案所有权是指档案实体所有权，档案著作权是指档案信息产权，拥有档案所有权并不一定拥有档案著作权，这要具体问题具体分析。

就公共性档案馆的馆藏档案来说，其档案所有权和档案著作权有很多种情况：第一，馆藏档案是通过接收的方式，把原本属于国家所有的档案收进馆中，这种档案的所有权和著作权都属于国家所有，档案馆代为行使，在这种情况下，档案馆在遵守有关法律的前提下，有权根据需要自主进行数字化，第二 , 档案馆通过购买集体或个人所有的档案，在这种情况下的档案，其所有权归档案馆，著作权仍属于原所有者，档案所有权与著作权是

分离的，因此档案馆要对此类档案进行数字化，必须在征得原所有者的同意，并向其支付一定的报酬后方可进行，否则就构成侵权。第三，馆藏中的一些档案作品是通过受捐赠的方式得来的，这种情况下，捐赠人一般只是将档案实体所有权赠给档案馆，自己仍保留著作权，所以在数字化这类档案时，与通过购买方式得来的档案一样，同样要征得档案著作权人的法定许可，并向其支付一定的报酬后方可进行，但也有在捐赠时，声明将所有权和著作权一并捐赠给档案的情况，这种情况除外；第四，一些寄存在档案馆里的档案，寄存只是由档案馆代为保存，不发生所有权和著作权的转移，这种情况下，档案馆在进行数字化之前，必须征得档案所有者的同意，否则就侵犯档案所有者的权益。

（二）数字化档案信息网络传输时的知识产权问题

档案信息数字化的最终目的是实现数字化档案信息的网络化，实现资源共享。网络传输作为一种新的传播方式，已经打破了原有传播格局，信息的传播、利用超越了时空的限制，但也为网络侵权带来广阔的空间，数字化产品侵权行为时有发生，因此在网络环境下，更应注意加强网络著作权的保护力度。根据《世界知识产权组织版权条约》、《世界知识产权表演与唱片条约》、《ＷＴＯ版权条约》以及新修订的《著作权法》等条约规定，作品的网络传输权利是属于著作权人的专有权。所以，在实际操作中，一定要注意分析馆藏档案的所有权和著作权，如果在网上传播受版权保护的档案信息及其编研成品，必须取得著作权人的授予权，未经档案著作权人的同意不能随便把数字化的档案信息上网传播，否则非法上载是侵权行

为 , 要承担相应的法律责任。

三、规范性原则

制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆藏档案信息的数字化，一方面可以将馆藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，按照统一的规范标准，使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

现阶段，我国有关档案工作的国家标准已有７项，如《档案交接文据格式》、《档分类标引规则》、《文书档案案卷格式》等；档案工作行业标准有１８项，如《明清档案著录细则》、《全国革命历史档案数据采集标准》、《磁性载体档案管理与保护规范》等，这些标准在进行数字化建设时是都要遵守的。④另外，还要考虑数字档案的存储格式，压缩算法，检索方法等，严格按照规定的、统一的技术要求、统一的文本格式和统一的工作标