“互联网+”形势下企业档案管理模式研究探索

“互联网+”形势下企业档案管理模式研究探索

发表时间：2019-07-24T14:09:01.923Z 来源：《电力设备》2019年第5期作者：刘娜

[导读] 摘要：“互联网+”是两化融合的升级版，其被认为是创新下的互联网发展新形态、新业态，是知识社会创新推动下的经济社会发展新形态演进。

（国网冀北电力有限公司唐山供电公司河北唐山 063000）

摘要：“互联网+”是两化融合的升级版，其被认为是创新下的互联网发展新形态、新业态，是知识社会创新推动下的经济社会发展新形态演进。在创新的风暴下，档案管理应该更新和改造原有的传统模式管理，开创新型管理方式。所以信息档案管理应该根据自身情况，在适应大潮流的情况下进行创新实践。

关键词：“互联网+”；档案管理；研究探索

档案是日常工作中形成的具有保存意义和价值的文字、图像、声音以及各种不同载体的历史记录，档案管理是行政日常工作之一。随着网络时代的飞速发展和自动化、智能化转变，档案的生成、采集、验证、归档再到电子档案的利用，将档案管理工作逐步电子化，电子档案孕育而生。但是由于网络的资源共享、快速传播及开放性等特征，档案管理者在档案管理中面临更多挑战。

1当前档案管理现状

近年来，我国企业的发展不断改革转型，企业经营管理成为企业转型发展过程中的重要内容之一，产生的档案信息也越来越多，必须要充分做好档案的搜集、整理、汇总、存档、利用，才能不断提高企业经营管理水平，为企业发展提供更多支持。在信息化背景下，开展档案信息化建设，一方面契合时代发展趋势，另一方面也是提高档案管理水平的重要途径。当前有的企业档案管理方法还比较陈旧，极大影响了档案管理水平。档案管理过程中的问题主要体现在以下几个方面：

1.1档案管理理念比较陈旧

档案管理工作一直以来都处于我国经济社会发展过程中的重要地位，任何一个行业都要对档案管理加以重视。但是当前有的企业在发展过程中，开展档案管理依旧习惯采用人工管理方式，对各种纸质档案进行收集，而且没有及时进行计算机归档，所以导致很多信息杂乱无章。

1.2设施设备条件不足

档案管理过程中，信息化管理是一个必然趋势，当前很多企业在信息化管理方面的投入还不足，例如计算机设备的配备不够充分，对档案管理人员的培训教育工作不到位，导致档案管理过程比较随意，没有掌握先进的计算机技术，对档案管理工作造成很大影响。

1.3管理系统不完善

档案管理工作需要严谨的工作态度，但是当前企业档案管理过程中还存在一些问题，比如档案管理标准不规范，工作流程不明确等，这些都会导致档案管理水平降低，严重时还会导致档案缺失，档案内容不完整会对企业的发展带来较大影响。

1.4档案管理工作人员业务素质较低

在档案管理过程中缺乏一支高素质团队，尤其是在企业转型发展的过程中，管理人员对企业的经济建设目标更加重视，忽视了档案管理的重要性，将档案管理看成是企业管理中的附属工作，认为档案管理比较简单，没有招聘专业的档案管理人员，由企业内部的一些员工兼任档案管理人员，其综合能力素养不高，在档案管理要求逐渐提高的过程中，档案管理过程中的问题也越来越明显和突出。

2“互联网+”时代档案管理对策

2.1加强对信息化管理的认识

在档案管理过程中，应该不断树立现代信息服务理念，提高档案管理水平。从企业的角度来讲，领导人员首先要重视档案管理，将把档案管理纳入企业管理范畴中，提高档案管理的地位，加强工作人员对档案管理的重视。其次要重视档案信息化管理。随着企业的不断发展，产生的档案信息会越来越多，传统的人工管理模式会导致工作量大、容易出错，对此，要加强对档案管理信息化工程的建设，为档案信息化管理提供坚实的基础。档案管理应该严格按照《中华人民共和国档案法》及《实施办法》等文件，结合各类档案的整理规范，提高企业档案工作的规范化和科学化管理水平。

2.2完善软硬件设施，提高档案管理信息化水平

在档案管理过程中，各种基础条件的完善，是档案管理实现现代化发展的重要基础。在档案管理过程中，应该从软件和硬件两个方面着手，为档案信息化管理提供条件。第一，要加强计算机设备的配备，企业应该争取更多资金用于电脑设备、通信设备等各种基础设施设备的购买，为档案信息化管理提供良好的硬件基础。第二，加强软件系统建设。在档案管理过程中，应该建立统一的档案管理系统，对档案管理部门的工作进行细化，在工作过程中要对各种档案要进行统一分类，存储到档案系统中，比如档案的存储格式、档案的存储标准等，都应该进行统一，为档案规范化管理提供基础。

2.3建立用户思维，做好档案服务

在档案管理过程中，要对“互联网+”思维理念进行应用，企业的档案管理部门应该要建立以用户为导向的思维，构建用户思维、产品思维和平台思维。在“互联网+”时代十分重视用户的需求以及用户的体验，所以“互联网+”时代档案管理必须要考虑到用户，可以借助信息技术建立一个完整的档案信息供给平台，为用户提供查询档案的途径，用户可以通过访问专门的档案网站，对公开的档案信息资源进行下载、利用。另外，还可以开展以档案服务评价为基础的档案服务工作，借助大数据技术，对用户的需求以及在使用档案信息的时候所产生的反馈信息进行分析，找到问题所在，从而不断提高档案管理水平。

2.4加强信息安全防范

在传统的档案管理过程中，档案的安全问题主要来源于外界损坏，比如纸质档案很容易在潮湿环境中损坏，而“互联网+”时代档案管理过程中的问题主要表现在信息泄露方面。档案对于企业而言具有十分重要的意义，所以必须要加强对档案管理过程中的安全问题的防范，比如对档案利用者身份进行认证，在档案利用过程中采取权限设置方式，减少网络入侵，实现对档案的安全管理。

3“互联网+”背景下档案管理工作的新常态

3.1加强数字化建设，进行资源的整理

针对网络上档案资料非常杂乱且不完整的情况，有必要形成档案管理部门，让其对互联网信息、多媒体信息等进行分类研究，创造新