{时间管理}十大时间管理技巧和秘诀

（时间管理）十大时间管理
技巧和秘诀
十大时间管理技巧和秘诀
英文原文：10 tips for time management in a multitasking world
中文翻译：William Long
中文译文：十大时间管理的技巧和秘诀
时间管理是壹种很特别的技巧，于学校中没有人教你，但实际你必须要学习这门技巧。

否则，不管你有多么聪明，你仍是不能整理好你掌握的信息，不管你工作多有经验，你仍是会于工作中拖延时间。

年轻人应该知道这壹点，因为时间管理（Time Management）正于成为壹个时尚的话题，当今最流行的博客之壹，Lifehacker的主编GinaTrapani于她即将出版的同名畅销书至今于Amazon的销售榜单中名列重要的位置。

于今天的工作里，你有能力去处理信息且管理你的时间，“职业道路上的壹些特别的技巧能够让你能够处理壹个很大的工作量”，MerlinMann（43Folders博客的编辑）说。

因此，这里有10个技巧，能够帮助你更好的管理你的工作：
1、不要于收件箱中保留电子邮件
“于当今世界上最紧要的技巧就是能够快速处理和加工信息，且将其落实到行动上”，Mann说。

将电子邮件以文件夹的方式组织，如果邮件内容需要思考后才能处理，那么将其移动到任务清单（To-DoList）中，如果邮件有参考价值，将其打印出来，如果邮件是会议通知，将其移动到日历计划（calendar）中。

“有壹点年轻人做的很好，那就是仅仅处理事务壹次，你不会见到年轻人滚动他们的邮件框来假装工作”，Mann说。

所以读完壹封邮件后就对这封采取必要的操作吧。

2、壹心不可二用
正常人均不可能于同壹个时间内即见电视，又于即时通讯软件上聊天，又做家庭作业，壹心二用是错误的。

无论是谁，这么做均会降低工作效率。

“壹个20多岁的小伙子面对多项且发任务可能仍能应付过来，但仍是会由此带来工作效率上的损失”，Trapani说。

因此，设法避免这种情况，KathySierra建议用户多练习关注方法以避免壹心二用。

3、先做最重要的事情
Trapani管这叫“早上的壹次冲刺”，当她早上开始工作的时候，她会检查自己所有的电子邮件，且花壹个小时的时间整理出待办事项的优先级，这是壹个很不错的工作方法，因为即使你不能于壹个小时内做完所有事情，当你壹旦开始工作的时候你会感觉更轻松。

她仍指出，这项处理最好能于前壹天的晚上做完，这样，当你于早上开始工作的时候，你已经知道了今天最重要的任务是哪些了。

4、于固定的时间处理电子邮件
“来壹封邮件就立刻阅读且进行答复且不是壹个高效的工作方式，因为有人能立刻联络你且不意味着你必须立即回应他”，DanMarkovitz说，“人们需要的是
壹个明确的回应，而不是壹个快速的回应”。

只要人们知道等待壹个答案需要时间，且且他们知道于紧急情况下如何能联系到你，那么大多数类型的电子邮件，你就只需要壹天处理几次即可。

5、组织整理好网站地址
使用类似的网络书签服务来跟踪网站，而不要随手记录到壹个地方，你要是相把它做为参考依据，那么就要将这些网址全部保存到壹个地方，这样你就能够很方便的搜索和分享。

6、了解最佳工作状态的时间
工业设计师JeffBeene于做咨询工作，所以他于壹天的任何时间均能够做事情，可是他说，“我制定工作计划的时间是于早晨，因为那时我最富有工作效率”。

每个人均有壹个最佳的工作时间，你能够通过监控自己过去壹段时间的工作效率的方法来找到自己的最佳工作时间，然后你需要管理好自己的工作进度，以便让你于最佳时间内做最重要的工作。

7、加快打字速度
如果你整天均于电脑前工作，那么打字速度就会变成壹个工作效率问题。

“于每天中，为了查询信息，人们均要进行数十次的Google搜索”，Trapani说，“那么这将打多少字呢？你能不能将其减少壹些呢？如果每分钟能节省十秒种，那么经过壹段时间，你将节省很多时间。

”
8、万事开头难，先从简单的工作入手
“我们的问题且不是如何结束这个项目，而是于于如何开始这个项目”，Mann 这么说，他的建议是“先做简单的事情”。

Beene知道这里的关键所于，他说“我总是尝试将项目分成几部分，这样我就能够逐个完成，各个击破”。

9、每天均整理工作任务清单
如果你不知道你应该做的事情，你怎么可能管理好你的时间呢？有些人喜欢将工作任务清单（to-dolist）写于纸上，因为这些清单对每个项目任务均是壹个承诺，直到项目结束。

另外壹些人喜欢使用软件来将其分割为待办事项以便于管理（请参考：使用Google进行时间管理）。

10、敢于放慢速度
记住，壹个好的时间管理者实际上对于某些事情的处理可能会比壹个坏的时间管理者要慢。

例如，有人于处理高优先级的任务时，可能会不回复自己收到的电子邮件。

就像Markovitz说的那样，“很显然仍有比处理电子邮件更重要的任务要做，通过直觉，我们就能知道这壹点，我们当下要做的，就是认识到处理壹项工作（评估其来源以及如何处理）且将工作进行规划，也是非常关键的任务。

”
繁忙人士的时间管理技巧
开始您的新旅程
开始着手提高您的时间管理的时机就是当下。

首先，分别列示那些您有时间去做的、没有时间去做的及真正想安排时间去做的事。

然后用这壹清单评估您使用时间的情况。

于准备提高时间管理的第壹天，您应于起床时保持乐观的而非悲观的心态。

要知道，带着对热咖啡和甜点心的憧憬起床要比带动着对壹天忙碌的日程的焦虑起床轻松多了。

提前到达工作地点，这样您能够于电话铃不停地响之前有时间去思考今天的工作重点。

您能够为壹天的会见、会议、约见及电话交流做好准备。

您应立刻着手进行您认为重要的工作。

于决定壹项工作需要多少时间时，您要理解理想和现实的差异，应抱着现实的态度，做壹份简单的任务清单，这样才可使其有效。

把所有工作分为三类：1)必须完成的。

2)应该完成的。

3)最好完成的。

壹旦确定了工作任务，且给他们分配了相应的时间后，您应该于日历或日程上将这些时间标出。

将每天的每项工作上所花费的实际时间记录下来，而后将其和每项任务的估计需要的时间相比，这样可更好地把握实际情况。

于下班前计划第二天的事情。

同样列如下清单：必须完成的事情，应该完成的事情及最好完成的事情。

根据此清单做壹份第二天日程表的草案，于壹天结束的时候，自己庆祝壹下完成了时间管理的第壹步。

时间管理需要实施壹段时间才可起作用。

因而，于初期即使取得很小的成功也要引以为豪。

每周计划
写下您于本周要实现的目标，以及为实现这些目标必须做出的行动。

而后对所有任务进行评估，评估过程和优选过程相同。

包括如下内容：
-确定本周最重要的任务。

-评估本周所有任务，以确认每项任务是否是必须的。

-取消所有无助于完成您需要或想要实现的目标的任务。

-确认完成剩余事项所需的行动。

随着环境的变化，您的评估于壹周内也会有变化。

于有新事项出现时，对其进行评估时要明白您能做的是有限的，这样您能够现实地对待您要完成的目标。

依据经评估的事项清单，确定壹周计划。

把任务分类列示：即立刻进行的任务、于周末前完成的任务及将要开始的任务。

给每项任务分配相应的时间。

清单仅是壹个计划。

要将计划付诸实施，您需要订壹个日程，这样您能够清楚地知道应该做什么，而不是浪费时间忧虑如何完成这些事情。

每周做壹个日程。

这样可节省不断改写每项日程的时间。

优化您的日程
1.把每周的目标分割为每天的渐进的目标，确定您每天做事情的最佳时间，且把最重要的工作安排于这段时间完成。

2.不要安排过多计划。

为减轻压力，可留出时间休息、弥补进展延迟的事项及应付未预见的可能情况。

3.每天评估自己的日程
4.于完成任务或实现目标时，应明确表明已完成此事项。

您所经历的那种美好感觉将激励您继续努力。

5.下班前见壹下明天的日程，如有必要，把今天未做完的事情加进去。

6.您不可能每次于周末前均完成本周的所有任务，对此要有思想准备。

于工作和个人事务中使用同壹个记事本。

您使用的是简易的笔记本仍是商务笔记本，这且不重要。

把记事本同名片、便携电脑和重要的地址及电话壹起带于身边。

把每周计划中的每个任务记录于日记里。

不断地比较预计的时间和实际需要的时间的差异。

这会使您发现消耗时间和精力的事项。

使用技术节省时间
有些技术工具可使您获得时间，联系管理程序就是这样的技术之壹，这种软件具有数据库功能。

您可把每天的计划输入计算机，然后组织协调您的日程。

您也可将其打印出来。

因为您不再需要通过查阅文件以寻找信息，因而此工具可节省时间。

互联网可提供数种节约时间的工具，电子邮
件可最大限度地节省回信的时间，网上图书馆和数据库可节省调研时间，可用互联网有效地为客户提供服务，搜索引擎可节省查找网页和信息的时间。

Usenet是壹个包含有数千个新闻组的文本型的消息发布系统，使用它可使您和许多人就特定课题进行沟通。

您也可使用扫描仪来节省时间。

您可使用扫描仪把文件和图片输入计算机。

如果您同时使用文字识别软件，借助扫描仪能够解决许多花费时间的问题，如向计算机输入复印件、传真件、杂志文章及其它研究材料。

如果您经常使用电话，可利用耳机来节省时间。

使用它，您于打电话时仍可做其他事。

于学习使用这些新技术时开始要投入壹些时间学习使用方法，但从长远见会节省时间。

组织
使用以下六步来收拾工作场所
1.清理无用的占空间的物品。

于每间办公室总有壹些不大有用的物品，如壹个五年前的干花花束，您的儿子的多年以前的所于团体的胜利纪念品。

花壹分钟时间于办公地点找至少五件无用的物品。

把它们记下来，而后不假思索地将其扔掉。

2.清理您的桌面。

扔掉桌面上所有可能使您见不到桌面的物品，如纸张、文具、便条、信息等。

把所有占据桌面空间的物品放入带标签的盒中，当然，如果此工作可由其他人代劳，您就不必自己做了。

3.保持桌面。

清理出桌面后，保持桌面干净，只放置电话、地址本、个人计划及装钢笔和铅笔的文具盒，使桌面有大量空间用以处理主要工作。

4.清理书桌抽屉。

用清理桌面的方法来清理抽屉。

确定何种物品放于哪个抽屉以便快速寻找。

每次清理壹个抽屉，把周期性使用的物品取出，放于您可迅速找到的地方。

用壹个抽屉来装那些取出后不便归类的物品。

每个月清理抽屉壹次。

找个地方存放您仍需要的东西，把其它的扔掉。

5.把设备放于易于找得到的地方。

把计算机、打印机、电话、留言机、传真机及其它有关设备放于壹个地点。

6.于办公室放些您喜爱的小东西能使您的工作环境宜人，帮助您最佳利用时间，且提高效率。

消耗时间的因素
您不能控制的人和事会成为消耗时间的因素，它们会打乱您的日程，尽管您不能完全控制此类因素，您却能够控制它们影响您的程度。

设想这样壹种情况：您壹天的日程已排满，而此时老板走进来，要您下班前提交壹份过去五年的销售情况分析。

当然，您要服从您的老板，但您能够让他见他已经布置给您的其他工作的清单，且问他应将哪项任务取消或推迟，以腾出时间完成这壹新任务。

过度的被打扰是另壹个消耗时间的因素，应提防某类同事，如"交际花"、办公室政客、寻找建议者、发牢骚的人及传播流言者。

了解他们的个性，不要成为他们的壹员。

壹旦被打扰，您需要五六分钟后才可恢复到以前的工作速度，因而尽量避免被打扰。

小技巧
您能够通过做壹些小事来节省宝贵的时间，它们单独见来意义不大，但于壹天中节省的时间会积少成多。

节约早晨时间的方法：设置俩个闹钟于早上叫醒您，把它们放于房间的另壹端，以使您不能触摸到。

使用这个方法使您无法关掉它们后继续返回床上睡觉。

第壹次醒来就马上起床或许是困难的，可是这将有利于您节省时间。

打电话节约时间的方法：您可于留言机中留言：请于90秒内留言，这样可避免过长的电话留言。

如果您只想推迟说"不"，不要告诉其他人"我会再打给您的"。

请记住，打壹个快速的电话要比写壹个留言快的多。

如果您于旅行途中，用您于机场等候飞机的时间去回电话。

家里节约时间的方法：于垃圾箱附近打开您的信，快速地扔掉垃圾信件。

如果您于家里工作，花时间去做那些能产生最多收入的工作。

计算机节约时间方法：不要去使用那些花费的时间比节省的时间仍要多的技术。

打印预览、拼写检查和同类语汇编功能等技术能节约您很多被浪费的时间。