高校档案馆数字化建设的探索研究
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２１ ０ ０年第 ４期
福
建
电
脑
７ ５
高校档 案馆数字化建设 息与 工 程 学院 浙 江 湖 州 ３ ３０ １０ ０）
【 要 】 随 着社会信 息化 建设 进程的进一 步加快 ， 摘 ： 信息技 术的 高速发展 和推广应 用 ， 息资源也成 为国民经济和社 信 会 发展 的 战 略 资 源 。与 此 同 时 ， 高校 档 案 作 为 高校 发 展 历 程 中积 累 下 来 的一 种 原 生 的 信 息 资 源 ， 重要 性 也 正 日益 凸 显 出 其 来 ， 加 上 信 息技 术 的 快 速 发 展 ， 高校 的档 案 工 作 带 来 了新 的挑 战 与 契机 ， 时带 来 了一 个 新 的研 究课 题 一 档 案 数 字 化 建 再 给 同 一
设 。
【 关键词】 档案 数 字化建设 信 息技 术 ：
１ 档 案 数 字 化是 档 案 信 息 开 发 、 理 和 利用 的需 要 。 有 实 ． 管 只 传 统 档 案 管理 与 数 字 化 档 案 管 理的 差 异 传 统档 案 信 息 一 般 用 纸 质 载体 存 储 于 档 案 馆 ．查 找 检 索 效 现 档 案 数 字 化 ． 能 冲 破档 案 利 用 的种 种 局 限 ， 档 案 管 理 部 门 才 使 从 管 率 较低 ， 储 档 案 空 间 需 求 较 大 ， 护 也 不 方 便 ， 重 受 到存 储 从 封 闭 走 向 开放 ． 档 案 的保 管 和 利 用 职 能 向信 息 采 集 、 理 和 存 维 严
一
、
空 间及 外 在 环 境 因素 的制 约 。而 档 案 信 息 数 字 化 就 是 直 接 通 过 对 纸 质 文 档 的 扫描 、 录入 目录信 息 到计 算 机 数 据 库 系 统 中 ， 以磁 盘 形 式 存 储信 息 ， 仅存 储 容 量 较 大 ， 护 方 便 ， 索 快 捷 ， 且 不 维 检 而 能 做 到 实 时 的数 据 库 备 份 。 障 信 息 的 安 全 。 该 说 数 字 档案 是 保 应 传 统 档 案 的延 伸 ．是 传 统 档 案结 合现 代 信 息技 术获 得 自身 发 展 的 产 物 。 使得 用 户 在 取 得 相 应 权 限 的 前 提 下 ， 以方 便 地 通 过 它 可 网 络 进行 访 问 ． 获得 包 括 多 媒 体 在 内 的 各 种 信 息 。 且 其 信 息 存 并 储 和 用户 访 问 不 受 地域 限制 。 档 案 利 用 方 式 的 改 革 与 创新 ， 是 促 使 档案 管 理 从 档 案 的保 管 、 用 职 能 向信 息采 集 、 理 和 信 息 服 利 管
务 职能 转 变 二 、 案 数字 化 建 设 的 主 要 内容 档
１ 案 数 字 化 建设 ． 须 进 一 步 提 高 档 案 标 准 化 、 范化 水 ． 档 必 规 平 。 目前 ， 案 数 字 化 还 处 在 进 一 步 的建 设 过 程 中 ， 在 档 案 标 档 存 准化 、 范 化 滞 后 和应 用 系统 软 件 多 乱 、 统 功 能 发 挥不 完 善 等 规 系 问题 是 不 可避 免 的 。 这 就 要求 我 们将 观察 视野 从计 算 机 系统 扩 大 到 整个 档 案 信 息 管 理 系统 ． 其 作 为 一 个 系 统 工 程 进 行 建 设 。 将 要 使 档 案 业 务 规 范 。 立 和 健 全 档 案 标 准 ， 将其 贯 彻 落 实 好 。 建 并
个 节 点都 应 达 到 一 定 水 平 ， 通 过 网 络 加 以联 通， 样 才能 发 挥 并 这 整 体 优 势 ， 高 系 统 的综 合 能 力 。部 分 支 节 点甚 至一 个 重 要 节 点 提 的障 碍 ， 可 能 造成 系统 的梗 阻 。因 此 要从 整体 上 考 虑 系 统 的 建 都 设 问 题 ．不仅 仅 包 括 系 统 的 软 件 水 平 还 包 括 系 统 运 行 的硬 件 条 件 和 工 作人 员 的技 术 水 平 ３档 案 数字 化 建 设 要 有 重 点地 抓 好 数 据 库 建 设 。 目前 。 ． 大多 数 档 案数 字 化 系 统 从 总体 上看 ．任 处 于从 文 件处 理 向数 字 管 理 系 统 的过 渡 阶 段 。 完 成 这 一 步 的关 键 在 于数 据 库 的 建 设 。 据 而 数 库 系 统 的建 设 是 一 项 长 期 的 任务 。 经 过 由低 到 高 、 要 由单 个 到 群 体 的循 序 渐 进 过 程 。但是 在 建 库 的过 程 中应 做 到 突 出重 点 ， 数 使 据库 由单 一 库 向 系统 库 发 展 ， 统一 思 想 认 识 ， 持 计 算 机 技 术 并 坚 人员 和 档 案 业 务 人员 的协 同配 合 ．有 档 案 业 务 人 员 根 据 工 作 实 际” 导 ” 库 指 建 三 、 案 数字 化 建 设 的 紧迫 性和 必要 性 档 ２０ ００年 ｌ ２月 ，国 家 档 案 局 、 中央 档 案 馆 印 发 的 ＜ 国 档 案 全 事 业 发展 ” 五 ”计 划 ） ” 快 档 案 信 息 化 建 设 ” ” 快 现 有 档 十 ，加 、加 案 的数 字 化进 程 ” 列 其 中 ． 月 国 家 档 案 局 在 中 国 档 案 管 理 现 位 同 代 化 建 设研 讨 会 上 宣 布 ： 五 期 间 。 国 将 加 快 数 字 化 档案 馆 的 十 我 建 设 。 校档 案 建 设作 为 国 家档 案 事 业 发 展 的 一 部 分 ， 在 高校 高 其 发 展 过 程所 起 到 的 作 用 也 越来 越大 ．所 以 说 高 校 的档 案数 字 化 建 设 也 是顺 应 潮 流 和 高效 率工 作 需 求 的 新 举 措 、 要 求 。 新
档案数字化和档案标准化、 规范化 。 是相辅榍成 、 互相促进的 。 笔
者 认 为对 这 一 问 题 取 得 共 识 是 档 案 系 统 建 设 思 想 上 的一 次 飞
跃。
２档案 数 字 化 建 设 要 着 眼 于提 高 系统 的 整体 水平 。 档 案 数 ． 字化 建 设 的着 眼点 应 是 整 个 系统 ．组 成 系统 的纵 向 和 横 向 的 各
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高校档 案馆数字化建设 息与 工 程 学院 浙 江 湖 州 ３ ３０ １０ ０）
【 要 】 随 着社会信 息化 建设 进程的进一 步加快 ， 摘 ： 信息技 术的 高速发展 和推广应 用 ， 息资源也成 为国民经济和社 信 会 发展 的 战 略 资 源 。与 此 同 时 ， 高校 档 案 作 为 高校 发 展 历 程 中积 累 下 来 的一 种 原 生 的 信 息 资 源 ， 重要 性 也 正 日益 凸 显 出 其 来 ， 加 上 信 息技 术 的 快 速 发 展 ， 高校 的档 案 工 作 带 来 了新 的挑 战 与 契机 ， 时带 来 了一 个 新 的研 究课 题 一 档 案 数 字 化 建 再 给 同 一
设 。
【 关键词】 档案 数 字化建设 信 息技 术 ：
１ 档 案 数 字 化是 档 案 信 息 开 发 、 理 和 利用 的需 要 。 有 实 ． 管 只 传 统 档 案 管理 与 数 字 化 档 案 管 理的 差 异 传 统档 案 信 息 一 般 用 纸 质 载体 存 储 于 档 案 馆 ．查 找 检 索 效 现 档 案 数 字 化 ． 能 冲 破档 案 利 用 的种 种 局 限 ， 档 案 管 理 部 门 才 使 从 管 率 较低 ， 储 档 案 空 间 需 求 较 大 ， 护 也 不 方 便 ， 重 受 到存 储 从 封 闭 走 向 开放 ． 档 案 的保 管 和 利 用 职 能 向信 息 采 集 、 理 和 存 维 严
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空 间及 外 在 环 境 因素 的制 约 。而 档 案 信 息 数 字 化 就 是 直 接 通 过 对 纸 质 文 档 的 扫描 、 录入 目录信 息 到计 算 机 数 据 库 系 统 中 ， 以磁 盘 形 式 存 储信 息 ， 仅存 储 容 量 较 大 ， 护 方 便 ， 索 快 捷 ， 且 不 维 检 而 能 做 到 实 时 的数 据 库 备 份 。 障 信 息 的 安 全 。 该 说 数 字 档案 是 保 应 传 统 档 案 的延 伸 ．是 传 统 档 案结 合现 代 信 息技 术获 得 自身 发 展 的 产 物 。 使得 用 户 在 取 得 相 应 权 限 的 前 提 下 ， 以方 便 地 通 过 它 可 网 络 进行 访 问 ． 获得 包 括 多 媒 体 在 内 的 各 种 信 息 。 且 其 信 息 存 并 储 和 用户 访 问 不 受 地域 限制 。 档 案 利 用 方 式 的 改 革 与 创新 ， 是 促 使 档案 管 理 从 档 案 的保 管 、 用 职 能 向信 息采 集 、 理 和 信 息 服 利 管
务 职能 转 变 二 、 案 数字 化 建 设 的 主 要 内容 档
１ 案 数 字 化 建设 ． 须 进 一 步 提 高 档 案 标 准 化 、 范化 水 ． 档 必 规 平 。 目前 ， 案 数 字 化 还 处 在 进 一 步 的建 设 过 程 中 ， 在 档 案 标 档 存 准化 、 范 化 滞 后 和应 用 系统 软 件 多 乱 、 统 功 能 发 挥不 完 善 等 规 系 问题 是 不 可避 免 的 。 这 就 要求 我 们将 观察 视野 从计 算 机 系统 扩 大 到 整个 档 案 信 息 管 理 系统 ． 其 作 为 一 个 系 统 工 程 进 行 建 设 。 将 要 使 档 案 业 务 规 范 。 立 和 健 全 档 案 标 准 ， 将其 贯 彻 落 实 好 。 建 并
个 节 点都 应 达 到 一 定 水 平 ， 通 过 网 络 加 以联 通， 样 才能 发 挥 并 这 整 体 优 势 ， 高 系 统 的综 合 能 力 。部 分 支 节 点甚 至一 个 重 要 节 点 提 的障 碍 ， 可 能 造成 系统 的梗 阻 。因 此 要从 整体 上 考 虑 系 统 的 建 都 设 问 题 ．不仅 仅 包 括 系 统 的 软 件 水 平 还 包 括 系 统 运 行 的硬 件 条 件 和 工 作人 员 的技 术 水 平 ３档 案 数字 化 建 设 要 有 重 点地 抓 好 数 据 库 建 设 。 目前 。 ． 大多 数 档 案数 字 化 系 统 从 总体 上看 ．任 处 于从 文 件处 理 向数 字 管 理 系 统 的过 渡 阶 段 。 完 成 这 一 步 的关 键 在 于数 据 库 的 建 设 。 据 而 数 库 系 统 的建 设 是 一 项 长 期 的 任务 。 经 过 由低 到 高 、 要 由单 个 到 群 体 的循 序 渐 进 过 程 。但是 在 建 库 的过 程 中应 做 到 突 出重 点 ， 数 使 据库 由单 一 库 向 系统 库 发 展 ， 统一 思 想 认 识 ， 持 计 算 机 技 术 并 坚 人员 和 档 案 业 务 人员 的协 同配 合 ．有 档 案 业 务 人 员 根 据 工 作 实 际” 导 ” 库 指 建 三 、 案 数字 化 建 设 的 紧迫 性和 必要 性 档 ２０ ００年 ｌ ２月 ，国 家 档 案 局 、 中央 档 案 馆 印 发 的 ＜ 国 档 案 全 事 业 发展 ” 五 ”计 划 ） ” 快 档 案 信 息 化 建 设 ” ” 快 现 有 档 十 ，加 、加 案 的数 字 化进 程 ” 列 其 中 ． 月 国 家 档 案 局 在 中 国 档 案 管 理 现 位 同 代 化 建 设研 讨 会 上 宣 布 ： 五 期 间 。 国 将 加 快 数 字 化 档案 馆 的 十 我 建 设 。 校档 案 建 设作 为 国 家档 案 事 业 发 展 的 一 部 分 ， 在 高校 高 其 发 展 过 程所 起 到 的 作 用 也 越来 越大 ．所 以 说 高 校 的档 案数 字 化 建 设 也 是顺 应 潮 流 和 高效 率工 作 需 求 的 新 举 措 、 要 求 。 新
档案数字化和档案标准化、 规范化 。 是相辅榍成 、 互相促进的 。 笔
者 认 为对 这 一 问 题 取 得 共 识 是 档 案 系 统 建 设 思 想 上 的一 次 飞
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２档案 数 字 化 建 设 要 着 眼 于提 高 系统 的 整体 水平 。 档 案 数 ． 字化 建 设 的着 眼点 应 是 整 个 系统 ．组 成 系统 的纵 向 和 横 向 的 各