对高校科研档案管理问题探讨

对高校科研档案管理问题探讨
摘要：科研档案是科学技术活动的真实记录，是制定科研规划和推动科研发展的重要条件，是一项重要的信息资源和知识宝库。

随着高校科研工作的发展，对科研管理工作提出了更高的要求，本文针对高校科研档案管理的一些问题进行了分析。

关键词：高校科研档案整理；归档范围；规范化
中图分类号：g47 文献标识码：a 文章编号：1009-0118（2011）-03-00-01
高校科研管理是高校管理工作的重要组成部分。

科研档案是科研部门及科研工作人员，在科学研究过程中，经过一定整理，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。

随着高等院校科研水平的不断提高和科学技术的飞速发展高校科
研档案作为重要信息资源在教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用，促进了学校教学和科研工作的可持续性发展，成为高校事业发展不可缺少的重要部分。

因此，如何有效进行科研档案管理成为学校管理工作的一个重要课题。

一、重新界定高校科研档案的归档范围
在科技加速进步的进程中，档案管理应不断丰富高科技实用信息，不断拓宽档案的利用范围，集中各方面信息，加以利用整合，形成良性循环。

因此，积极界定高校档案工作范围以科学的态度管理该项工作是十分紧迫的任务。

（一）高校科研课题档案
科研课题材料档案是科学研究实践活动的直接表述。

主要包括：科研准备阶段中的科研课题申请书、审批文件、任务下达书、项目计划书、开题报告、调研报告、方案论证等材料，研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料总结验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果，奖励申报材料及审批材料构。

后两个阶段中的材料是科研档案存档的主体。

（二）高校科研文书档案
科研文书档案是科研管理活动的直接记录包括科研计划、科研总结、学校制定上级管理部门下发的科研管理文件、各项科研管理制度，以及课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。

这部分档案是进行科学决策，并有计划地、有顺序地进行课题申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）高校科研成果档案
科研成果主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文、编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。

科研成果是检验高校科研实力的依据之一,因此。

科研成果档案管理在科研管理中也占有重要的位置。

二、提高科研档案管理人员的归档意识和服务意识
这就要求加强科研档案管理人员的自身建设，使其认识到科研档
案管理要开阔思路着眼于由内转向外扩大科研档案资源共享，参与科研活动，及时了解和掌握科研第一手资料，确保科研档案质量。

同时，还要增强工作责任感，以认真负责的敬业精神和良好的职业道德，面向本单位、社会，主动为学校、教师和科研人员提供有价值的最新的科研动态和信息，利用各种服务途径传递科研档案管理信息。

为科研人员提供优质的、全方位的科研档案服务，为科研档案工作开创新局面。

三、加强档案信息化建设。

使科研档案管理规范化
科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，又不仅仅局限于某一项科研课题或者科研成果。

它是课题及成果之间、学科与学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、阶段性。

为了规范科研档案管理工作，必须遵循国务院发布的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全有效利用要求”归档，避免可能造成大量科研档案材料零散在外的现象出现。

为此必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档两者协调统一的发展道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统。

最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，提高科研档案归档的质量和效率。

在现代科学技术快速发展的今天，档案查阅仍停留在传统的手工层面上，游离于先进的信息技术之外，查阅起来既耽误时间又浪费
人力。

尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备，但使用范围仍局限于文档目录输入，科研档案规范化管理无纸化、电子化、网络化程度不高。

这种档案管理工作的滞后影响了科研档案的利用效率。

因此。

要充分利用和发挥档案网站的作用，依托计算机和网络技术，实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，运用计算机、光盘、复印机、多媒体等先进技术和设备参与到科研档案的收集、整理及加工各种科研档案资料的工作中，从而实现科研档案管理的规范化、标准、系统化。

四、做好科技档案的鉴定工作
(一)分析论证阶段：包括科研课题的审批文件、任务书、委托书、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。

(二)研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，设计文件、图纸、关键工艺文件，实验报告等。

(三)成果鉴定验收阶段：研究报告，科研投资情况，决算材料，论文专著，查新报告，技术鉴定证书和专家评审鉴定意见等。

(四)推广应用阶段：推广应用方案，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，用户反馈意见等。

(五)成果奖励申报阶段：成果奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

科研档案的鉴定，是对科研课题研究的全部过程所形成的全部材料的鉴定。

课题组应组织归档前的鉴定工作、提出每个案卷的保管
期限和密级划分的具体意见，确保研制过程中形成的材料齐全完整、真实、准确、系统、成套，尤其体现经济价值、社会价值的关键分析与计算、图表、图纸等材料应该坚持质量标准，符合国家有关标准的规定。

参考文献：
[1]国家科学技术委员会,国家档案局发布.科学技术研究档案管理暂行规定,1987.。