浅议高校如何更好地利用科技档案

浅议高校如何更好地利用科技档案

作者：高桐

来源：《办公室业务》 2018年第1期

【摘要】本文阐述了医药类院校科技档案的重要性，通过对医药类院校科技档案收集、整理、利用等方面现状的分析，得出更好地利用科技档案的一些方法。

【关键词】高校；科技档案；利用

高校的科技档案是广大师生在教学、科研、生产、基建、出版、外事等方面的活动中形成

的有保存价值的资料，是集体智慧的结晶。

一、科技档案在高校中的重要作用

（一）科技档案对学科发展的预见性。科技档案原始、完整、系统地记录了学科的发展历史，对本学科未来的发展有指导意义。高校的专业性比较强，汇集了大批资深学者、教授，每

年增加的专利和科研成果反映出广大师生的学术研究已经站到了学科的前沿位置。科学的发展

是个循序渐进的过程，通过对历年各研究方向的整理分析，可以从宏观上综合预知未来本学科

或研究方向的发展趋势和能达到的水平。

（二）科技档案为学术研究提供有力支持。科技档案能够提供一些科研人员需要而图书馆

的阅览室、专业数据库没有的最原始信息，如在各种实验中产生的原始数据、会议记录、实验

记录等一次文献是不容易获得的。收集师生在研究活动中产生的有价值的原始资料，是科技档

案工作应该加强的地方，全面系统地收集好最原始的资料，不仅为研究人员省去了不必要的重

复劳动，而且为研究人员的思路、全面性、准确性方面提供了有力的支持。

二、高校科技档案利用的现状

（一）科技档案管理意识的薄弱。“重管轻用”的管理理念很难适应高校教师科研工作的

要求。多年以来形成的重保管、轻利用的思想，使很多有价值的资源没有得到应有的开发。档

案的历史价值固然重要，但历史的价值在于对未来起到支持和指导的作用。

（二）科技档案管理制度的不健全。科技档案管理制度的不健全，影响了科技档案收集的

系统性、完整性和及时性。科研项目、科研工作的广泛性使科技档案工作的收集范围变的很大。一个科研项目要经过准备、申报、审批、研究、鉴定及后续的成果转化等多个阶段，这就增加

了系统收集的难度。部分科研人员对科技档案归档意识薄弱，很多在研究中产生的资料不能完整、及时地保存和归档，有时找不到数据而进行重复的劳动，也影响了科技档案归档的完整性

和及时性，因此，要保证科技档案系统、完整、及时地归档，必须要有严格的制度作保障。

（三）数字化程度低。许多高校由于经费、重视程度等方面的因素，科技档案数字化一直

没有进展，纸质档案和数字档案并进的工作一直得不到开展，这无形中影响了档案工作的发展，使档案的工作处于“重管轻用”的比较原始的水平。

三、怎样更好地利用科技档案

（一）转变观念。科技档案工作人员不仅要完整、系统、及时地收集各种归档资料，更应

该有序地组织、整理，并积极使无需保密的资料最大限度地进行传播利用，这是一种观念的转变，是对档案工作的一种新的认识。只有把过去的单一收集、保存，变为收集、整理、利用传

播的新模式，才能使科技档案工作提高到一个新的层次。学校应重视科技档案人员配备和资金

的投入，参与归档的部门和人员也应该提高对科技档案的认识，主动履行归档职责，努力配合

档案人员，使归档资料尽可能系统、完整，营造一个良性的环境。

（二）健全科技档案的管理制度。档案工作应做到有章可循。具体来说，高校科技档案工

作制度中应包括科技档案利用的工作原则、方法、检索工具及相关信息的发布，科技档案的保

密与解密的原则、方法、基本程序，科技档案利用的用户范围、手续、基本原则等，使科技档

案的综合利用与现实需求相一致，尽可能使资源得到充分利用。

（三）提高科技档案的数字化水平。在收集工作方面，科技档案收集的全面性要得到保证，以便后续设立多个检索点。归档部门和工作人员应在提供完整的纸质文档的同时提供完整的电

子文档，这就对归档工作提出了更高的要求。在整理工作方面，分类要更详细、更科学、更规范，利用者无需通过科技档案工作人员的参与，能独立获得自己想要的信息，这就要求档案分

类的规范化，具体可以根据本校的具体情况，编目时设立多个检索点。例如医药类院校，除了

通常的关键词等检索点外，还可以将教师的姓名、研究方向、学院的教研室、专业等信息设为

检索点进行检索。在利用工作方面，首先要明确说明科技档案的政策与法规、科技档案的分类

标准，对各种保密等级的档案做出详细的说明，对有保密级别的档案的申请方法、流程等。详

细介绍档案信息的检索方法，必要时可以开展相应的培训。对归档的信息及时进行公布，力求

归档的资源得到充分的利用。

（四）处理好科技档案的保密性与时效性的关系，最大限度实现共享。科技档案有很强的

保密性，但科技档案的保密性也不是一成不变的，随着时间的推移和条件的变化，保密程度会

逐渐降低。科技档案价值的时效性也很强，价值周期相对其他档案要短。合理地处理科技档案

保密性和时效性之间的关系，做到准确划定科技档案的保密级别，及时进行降密或解密，使资

源得到最大程度的共享，为高校的教学和科研服务。

三、结束语

在信息经济时代、知识经济时代的今天，高校的科技档案是一种有待开发的巨大的潜在资源，借助网络、计算机等科技手段，高校的科技档案必定会对高校的教学和科研工作乃至社会

经济的发展起到至关重要的推进作用。