公文写作请示批复
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公文写作请示批复
请示是有隶属关系的下级向上级就某项工作或问题请求给予指示或审核批准,要求上级答复时使用的期复性公文。上级收到下级的请示后,必须用“批复”这种公文予以答复。
一、正文的写法
请示的正文由三部分组成:
(1)请示的起因。要写明背景、根据及理由,为请示的事项做好铺垫。这部分的写作十分重要,文字要精粹,理由要充分,要抓住关键问题,说法要合情合理,使上级主管部门看后感到确有解决问题的必要。
(2)请示的事项。这是请示的核心内容,必须写得明确、具体、同时表明态度,以利于上级审批。提出的请求要掌握分寸,切实可行,态度要鲜明,不能模棱两可。
(3)结语。一般要另起一行,语气诚恳谦和,如“以上意见当否,请批示”、“以上请示如无不妥,请批准”、“特此请示,请批复”等,很短的请示则用“当否,请复”。
二注意事项
(1)要坚持一文一事的原则。不要在一个请示件中提出几个问题,这样容易造成主次不分,贻误工作。
(2)不要多头请示。请示件只能主送一个单位,多头请示容易因责任不明或批准意见不一致而造成矛盾。
(3)除领导直接交办的事项外,不要主送或抄送领导个人。
(4)一般不行越级请示,因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级单位。
(5)要正确地说明情况,准确地表述请示问题的必要性,明确地提出要求解决的问题。
三请示与报告的区别:
(1)请示是事前行文,报告是事后或事情进行中行文。请示需要上级批复,报告则是向上级汇报工作,反映情况,上报有关材料,不需要批复。
(2)行文的内容和结构不同。请示必须一文一事,报告既可一文一事,也可涉及广泛的内容。请示结构较固定,报告则因文而异。(3)受文单位不同。请示的主送单位要求严格,只能一个,而且必须是请示单位或所请示事项的上级主管单位,不能同时抄送给下级单位。报告则不同,可以多头报告,也可以同时抄送下级单位。(4)文章的重点不同。请示是要解决在现有条件下呈报单位无权、无力解决的问题,在上级未批复时,呈报单位不能或难以开展正常工作。报告则不同,由于它一般不涉及需要上级批复解决的问题,因此不影响呈报单位开展工作。
举两例:《电力应用文》21页《电业应用文书写作》242页
批复
批复是答复下级的请求时使用的公文。写作时要针对下级单位请求中提出的问题,表明是否同意或是否可行的明确态度,有时还要
提出指示性的意见。这些表态和指示性意见,实际上是上级对请求问题所做的决定,下级必须遵照执行。如果其他单位也需要知道批复的内容,可以使用抄送的形式。
一、正文的写法
批复的正文一般由批复依据和批复内容两部分组成,两部分之间常以“现批复如下”作为过渡。
批复依据往往只是一句话,用以说明是应什么请求而批复的。通常的写法是引用下级请求的标题和文号,再加上“收悉”、“悉”等惯用语。
批复内容要针对请示的事项给予具体、明确的答复或指示,表明发文单位的态度和意见。写法要开门见山,直陈直叙。除了不批准或不同意下级的请求或意见时要简要讲清理由外,一般不加议论。对一些重要的请求,在表明态度和意见之后,有进还要进一步指明来文所述问题的意义和重要性,强调指出其中需要特别注意的问题或提出补充意见。
批复一般有惯用结束语“此复”或“特此批复”,另起,不注标点。
二、注意事项
(1)坚持一请示一批复的原则。请示要求一文一事,批复也要一文一批,切忌一文多批或多文一批。
(2)态度明确,意见清楚。对下级请示的事项与意见,无论同意与否,都应该态度明朗,不能含糊其词或模棱两可,使下级
无所适从。
(3)行文简洁,语言精练。批复是请示的原则性答复,即便有具体的指示性意见,也要用简练的文字加以表达,不必作具体的分析和阐述。此外,请示什么批什么,不要离开请示内容说题外话。(参看例文)