探讨档案管理信息化的含义与发展趋势

探讨档案管理信息化的含义与发展趋势

摘要：随着社会的发展和时代的进步，信息技术越来越广泛的被应用在社会各行业中，为企业和单位的发展奠定了扎实的基础前提。时至今日，信息化已成为社会发展的必然结果，已成为社会各行业工作的首要环节，也是档案管理工作得以开展的核心环节。本文就档案概念入手，分析了档案信息化含义和意义，并探讨了其未来发展趋势，以供相关工作人员参考。

关键词：档案管理；信息化；档案

随着科学技术的发展，传统的档案管理工作由于工作效率慢、质量低、安全隐患大的缺陷而无法满足时代发展需要，要求我们在工作中认真的进行改革和控制。基于这种社会现状，对传统的档案管理工作进行改进和完善已成为业内人士关注的焦点话题，也是顺应信息化社会发展潮流需要的关键手段。

一、档案信息化概述

新世纪以来，信息技术已经遍布社会发展的各个角落，是世界经济和社会发展的支撑基础。档案作为人类发展和生产的结晶，是各行业生产和工作中的第一手资料，也是行业未来发展方案制定和规划的基础依据。因此，在目前工作中做好档案管理信息化尤为关键，是整个社会发展领域中一项不可避免的发展模式。

1.档案

档案指的是过去和目前国家机构、社会组织以及个人从事政治活动、经济活动、军事活动、宗教活动中直接形成的对国家和社会有

保存价值的各种文字、图案、声响等记录。档案的已存在的本质属性在于原始记录性，是社会发展、经济规划、企业改制等活动开展的基础平整，也是研究历史、文化等方面的原始佐证。档案的存在和人类社会发展有着密切关系，是人类对过去工作有一个深入了解和认识的前提，也是与其他信息一体形成的一个包容、公正、开放的信息社会，是一个关键性元素和基础环节。

2、档案信息化分析

随着科学技术发展，档案管理已成为目前社会各行业发展的核心构成成分。而在我国的传统档案管理工作中，由于大多档案工作都是由人工进行的，这就造成了档案收集效率低、管理制度滞后、管理方法不科学现象较为普遍，使得整个档案管理工作存在着严重的质量问题和缺陷，极大的制约和影响着整个社会经济的发展，也是整个工程领域中一项全面、系统化的工作模式。

2.1.档案信息化概念

档案信息化主要指的是在档案管理工作中采用计算机技术、信息技术、网络技术为手段，以档案资源为对象、以实现合理的档案管理工作为依托的综合工作模式，是以档案管理学最新理论和技术成果为指导，按照信息社会和目前国家有关档案管理部门需要开展的档案收集、整理、保管、利用的现代化档案管理活动。

2.2、档案信息化管理的作用

档案信息化是现代化社会发展的必然结果，也是档案管理工作的最终要求。在工作中是以计算机技术和信息技术为指导进行的新型

管理方式。在目前的管理工作中，做好信息化档案管理工作是基于文件信息化、数字化、网络化为前提，对于档案信息的传递、接受、存储、利用是一项综合性的工作模式。我们常见的档案管理工作意义主要有：

1、文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

2、归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

3、档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。

二、档案信息化应遵循以下三个原则：

1、规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作

现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规。

2、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

三、档案信息化发展

1趋势分析

信息化对传统档案业务工作的变革影响。信息化条件下，档案工作的载体对象发生了变化，使得传统档案的载体形态开始向数字化形态过渡，档案管理的主要环境开始逐渐向数字环境迁移。因而档案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都发生了明显的变化。

信息化催生了新的档案业务工作模式。在信息化环境中，电子文件的出现及其管理给档案工作带来巨大的挑战，以往以载体管理为主线进行的业务活动难于满足管理需求，档案管理工作必须随之变化和调整，由此形成了一些新型的档案业务活动，如各类档案数字化业务、信息安全管理业务、电子文件的长久保存管理、信息系统开发等业务活动，都体现出强烈的信息化特点。

2档案信息化将促进档案工作标准规范体系的完善

信息化建设是一项涵盖基础设施、应用系统、信息资源、安全管理、标准规范和人才培养的系统性工程，档案信息化也不例外。大量的经验和教训已经表明，档案信息化需要尤其关注档案业务的标准规范建设，档案信息化工作的开展有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善，这是档案信息化工作的重点内容之一。

四、结束语

档案信息化建设措施在当前信息管理过程中是主要的管理方式和控制手段。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化技术建设的过程中结合当前社会技术发展措施进行综合处理与应用是当前档案信息化建设的关键，更是提高其管理中的主要方式。它需要所有档案人员的积极参与与配合，综合的提高档案工作人员工作素质是当前档案管理分析的前提，更是保证其档案工作正常有序发展与进步的基础。档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化技术作为当前社会发展的必然趋势，提高档案信息化是当前社会发展的必然趋势。

参考文献

[1] 李红. 论新形势下的档案管理现代化[j]. 中国水运（理论版）. 2006（02）

[2] 吴长原. 从计算机管理档案到档案管理计算机化[j]. 兰台内外. 2007（04）