采购流程管理实例

采购流程管理实例文件排版存档编号：[UYTR-OUPT28-KBNTL98-UYNN208]

采购流程管理

目录

1.目的

2. 适用范围

3. 术语和缩略语

4. 规定内容

供方的评定

采购活动的触发

采购实施

采购验收

5. 引用文件

NW607101《合格供方评定办法》

NW607104《采购验收规定》

5.3NW607105《库房管理规定》

6. 质量记录

NR607103A“东大阿尔派自用设备申请表”

NR607103B“设备采购通知单”

NR607103C“合同执行本地采购申请单”

NR607103D“送货验收单”

NR607103E“设备直发（自采）验收单”

NR607103F“产品返修单”

附录：购货合同1.目的

规范采购流程，明确采购责任，对采购过程进行控制，确保本公司所采购的产品/服务满足规定的要求。

2.适用范围

2.1适用于本公司各部门在软件产品和软件项目开发过程中所需要的，且影响

软件开发质量的产品/服务（以下简称内部自用品）的采购。

2.2适用于根据软件及系统集成合同为客户采购的产品/服务。

3.术语和缩略语

3.1直发：为缩短交货期和节省运费，采购部门按照合同执行员申请将设备直

接从供应商处发给用户或分支机构。

3.2自采：为缩短交货周期，当地采购价格合理，并能得到更好的服务，

驻外分支机构在当地进行的采购行为。

3.3购货合同：采购部门就采购内容与供方达成的协议。合同文本包括购货合

同、采购订单、及对方提供经我方认可的合同。

4规定内容

供方的评定

4.1.1批准采购的产品/服务应从合格供方采购。采购部门负责按照NW607101

《合格供方评定办法》对供方进行评定，只有经过评定合格的供方才能成

为我们的合格供方。

4.1.2常用产品采购部门应按照比质比价原则，评定两家以上合格供方。

4.1.3为合格供方建立档案。进行动态管理，监督检查，对不合格供方及时通

报。

4.1.4将评定结果及时反馈给供方，以便更好地培养和确定供方，与其建立良

好、稳固的关系。

4.2采购活动的触发

4.2.1总部采购

1）内部自用品的采购：采购员根据设备管理部门提交的并经主管负责人审批的“东大阿尔派自用设备申请表”，进行内部自用设备的采购；

2）合同采购：根据公司与用户签定的合同中有关采购产品/服务的规定，由合同执行员负责填写“设备采购通知单”，经其部门负责人批准，直

接向采购员申请采购。

4.2.2自采

对于自用及合同中的设备，驻外分支机构可以根据需要向合同执行员提

交“合同执行本地采购申请单”，由其组织相关部门进行评审，并将评审

结果反馈给采购部门及申请部门。采购员接到合同执行员反馈的同意自采

的“合同执行本地采购申请单”后方可执行。

4.3采购实施

采购员根据已批准的“东大阿尔派自用设备申请表”或“设备采购通知单”进行采购。

实施采购时，采购部门应与合格供方签订书面购货合同。购货合同须经采购部门负责人审查后，由法定代表人或其授权代理人签字生效。合同金额在10万元以上，由公司总经理或授权主管副总经理签字；合同金额在10万元以下，由采购部门负责人签字；不允许未经授权及超越权限在合同上签字。

采购员依据购货合同跟踪采购活动。采购的执行情况与购货合同要求不一致时，采购员应及时与供方协调解决，并反馈给合同执行员以采取适当的措施。

采购部门接到设备直发申请后安排发货，并将“设备直发（自采）验收单”传真给用户及分支机构，然后凭“设备直发（自采）验收单”及NR607105C “商品出库单”办理入库手续。

采购部门收到合同执行员已经评审并批准的自采申请后，区分不同情况付款。

1）金额2000元以下，由办事处从备用金中支付，待发票返回后，报销付款。

2）金额2000元至50000元之间，区分情况付款给办事处或供应商。

3）金额50000元以上，由采购部门直接与供应商签订合同，并直接付款给供应商。

采购验收

采购产品到货，可先将其放入库房收货区待检，采购员填写“送货验收单”通知检验员对所购产品进行验收。

检验员按照NW607104《采购验收规定》负责采购产品的到货验收，并将验收结论填写在“送货验收单”上。由库房管理员负责保存和管理“送货验收单”。

验收通过后，采购员办理产品入库手续。

验收不合格的采购产品，检验员应将该产品存放在库房的不合格区，并及时将该产品的“送货验收单”交采购员备份。采购员负责按购货合同中的约定处理。

4.4.5产品返修需经检验员/采购员故障确认，由采购员负责按购货合同中的约

定处理，同时保证产品的及时返回并加以记录。

4.4.6直发（自采）设备验收由驻外分支机构负责，验收通过后，将“设备直发

（自采）验收单”提交采购员，由采购员转交检验员签署处理意见。

5. 引用文件

5.1NW607101《合格供方评定办法》

5.2NW607104《采购验收规定》

NW607105《库房管理规定》

6. 质量记录

NR607103A“东大阿尔派自用设备申请表”

NR607103B“设备采购通知单”

NR607103C“合同执行本地采购申请单”

6.4NR607103D“送货验收单”

6.5NR607103E“设备直发（自采）验收单”

6.6NR607103F“产品返修单”

附录：购货合同