人事档案管理信息化建设浅谈

人事档案管理信息化建设浅谈

【摘要】高职院校档案管理的信息化是必然趋势，随着高等职业教育网络的管理模式的建立，人事档案管理信息化程度逐渐提高。基于其重要性和现状，笔者对其建立过程进行分析。

【关键词】高职院校；人事档案管理；信息化建设

一、高职院校人事档案信息化管理的作用

（一）促进人事制度改革与发展

高职院校在我国高等教育体系中的发展迅速，教职工逐年增加，并且人才职位变动频繁，需要及时的更新人才结构信息。人事档案管理信息化极大的推进了档案管理的标准化，使高职人员信息变动留存效率提高，有助于院校干部提拔，教师岗位轮换等工作的进行。推行干部聘用制度，是良性竞争的开始，人事管理的不再执行身份管理，而是变成一种岗位管理职责。与传统档案管理模式相比，具有明显的优势，是现代快节奏社会的一种必然趋势。

（二）有利于实现人事档案的自身价值

高职院校人事档案管理的最终目的是利用，也就是通过档案为学院中心工作和管理决策提供方针，档案管理的现实价值转化是一种必然。而在漫长的纸质管理时代，人事档案的调取需要更多的时间和精力，其效果不是十分理想。信息化有助于促进人事档案管理价值的实现。也是人才开发的重要资源，为人才资源的合理使用提供信息参考。信息化时代，可以人事档案的高效利用，人事档案和信息档案分为两部分，共同进行，既保证了档案的原始真实性，也确保了其高效的使用价值，从而最大限度的发挥高职人事档案信息化建设的作用。

二、高职院校人事档案管理信息化过程

（一）提高意识，建立并完善信息化流程

人事档案管理的受重视程度不足是导致其管理效率低下的最主要原因，管理过程未涉及到个人利益，因此管理态度不端正。为此高职院校应建立完善的管理体系，委派专业的管理团队进行管理，提高管理人员的意识，从科学化、规范化、制度化等角度入手提高管理效果。每学期之初将人事档案管理工作任务安排清晰，并严格执行。

（二）夯实基础，规范管理

基础工作能力是保证档案管理高效的前提。在档案管理中，要求首先了解相关管理条例，从规范化和科学化上入手，建立完善的管理制度，并要求管理人员和执行人员认真研读相关制度，提高执行力。其次，应不断的充实档案内容。材料部门对教职工档案进行全面考察，改变以往填写模式，使对教职工的评价更加公平和全面。对档案管理进行收集和整理，录入计算机系统保证其安全性，并体现规范化档案管理的重要性。

（三）提高档案管理人员的素质

任何一个时代，人才都是效率提升的关键。高职人事档案管理人员的素质需进一步提高，从专业性，职业道德等方面入手，对其进行培训，明确人事档案管理的重要性和其管理流程，提高其管理执行力。对于高职管理人员而言，应认识到档案管理是一项长期的任务和职责，并且在管理中肩负起这一职责。此外，还应保持完善的知识结构和专业的业务水平，培养档案管理综合性人才。

（四）建立完备的人事档案数据库系统

随着高职院校人事制度改革的进行，对新时期档案管理提出了全新的要求，保证及时准确的完成档案管理任务，确保人事信息管理的真实性好时效性。实体档案管理依然存在，未来一段时间内应逐步将管理重心转移到信息化管理，减少手工检索的麻烦，建立完备的人事档案数据库系统。由人工为索转向网上查询，将传统管理模式与信息化管理模式有机结合。实践证明，建立完备的人事档案数据库系统，便于档案信息的调取和使用，极大的提高了管理效率和当事人档案的使用价值。对信息的更准确。对高职院校而言，需要认真分析档案管理，分层次的资源投入，将数据库建立在《信息结构体系》基础上。发挥人事档案管理的信息化和现代化功能。建立起人员信息数据库，重视并完成信息数据的采集，为档案管理打好基础。可以在管理中实施“三龄一历”原则，做好信息数据库的完整性、准确性和全面性。另外，可对信息进行定期维护，进一步确保人事档案信息的时效性、真实性与准确性。目前，高职院校人事档案管理信息库已经开始建立，但笔者认为还缺乏系统性，需要进一步强调并加大管理力度。

总结

综上，对高职院校人事档案管理信息化应提高意识，夯实基础，并且要加快人才培养步伐。以适应知识结构的更新和人事档案工作管理的基本需求，保证院校人事档案的完整性，促进其管理稳定发展。

参考文献：

[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社,2012(1).

[2]郭红.高校档案管理信息化建设略论[J].兰台世界,2013(2).

[3]龙安梅.新时期高校人事档案信息化管理[J].兰台世界,2016(1).