办公用品采购及管理办法
办公物资采购管理制度(通用20篇)
办公物资采购管理制度
办公物资采购管理制度(通用20篇)
在日新月异的现代社会中,需要使用制度的场合越来越多,制度是要求成员共同遵守的规章或准则。什么样的制度才是有效的呢?下面是小编为大家整理的办公物资采购管理制度,仅供参考,大家一起来看看吧。
办公物资采购管理制度篇1
为进一步规范单位物资的采购、管理、领取和使用,倡导勤俭节约、杜绝铺张浪费、降低行政成本,提高工作效率,从制度上、源头上防范物资采购过程中的不正之风及腐败行为,做到物资采购公正、公开、透明、更好地维护单位利益,特制定本制度。
一、物资采购范围
办公设备(含办公桌椅、电脑、空调、文件柜、饮水机等);零星办公用品(电脑耗材、纸张以及日常办公消耗用品等);维修(含房屋、设备)、工程、服务等。
二、物资采购原则
物资采购尽可能批量进行,批量物资采购按招标方式进行,物资采购要严格执行《中华人民共和国政府采购法》和政府物资统一集中采购的有关规定,坚持集体讨论,公开招标,并对商品价格和质量实行监督。
三、物资采购办法
1、凡符合政府招标采购的大宗物品,由科室出具书面报告,党支部集体研究同意后,由财务科和综合科派人会同政府采购中心按照程序进行招标购置。
2、零星办公用品及日常通用物品的申购由所需科室填写提交《物品申购审批单》,科室负责人签字后,提交到综合科,由综合科负责审核、汇总编制采购计划,报分管领导或主要领导审定后,综合科安排采购。
3、物品采购原则上须2人以上购买。对物品的采购、验收、分发
等进行记录。
4、对未经审批的科室物品购置,财务一律不予报销。
四、物资领用
办公室用品采购管理制度(8篇)
办公室用品采购管理制度(8篇)
(篇一)
为建设节约型机关,进一步规范办公用品采购、使用、管理,制定本制度。
一、日常办公用品的购置,由办公室内务人员负责。采购根据工作需求向分管副秘书长报请填写购置计划表,单项费用超过300元或每月合计费用超过1000元的,报秘书长同意后执行。购置办公用品,内务人员要将时间、商品名称、数量、单价、金额等项目详细记载,和财政公开招标确定的供应商做好按月结算工作。单位支出完成后,当年采购办公用品费用总额表要和逐日领取签字明细表一同装订,合并归档。
二、领取办公用品要严格履行签字手续并在公告栏公示,办公室内务人员具体承办办公用品的领取登记。
三、市政协领导、办公室、各委专项设备(如电脑、传真机、打印机、计算机)的购置,按照《政协高平市委员会办公室固定资产管理制度》执行。维修、更新配件应报告办公室,经秘书长同意,安排专人到指定地点维修和更换,并由使用人在明细表上签字。未经批准或当事人未在明细表上签字以及自行联系购置或维修配件的,不予报销。
四、各类会标、牌匾、条幅、标语、证件等用品的制作,本着优质、节俭、实用的原则,由办公室内务和各委(室)负责人,按照制作要求,同承制方共同谈妥价格后进行制作。各委(室)把关负责,承办人要在制作明细表上签字,一式两份,一份在公告栏公示后由内务人员留存,一份附在报销凭证后作报销用。
五、机关日常公文、文书材料的打印、复印工作,当自印无法满足需要时要到市财政公开招标确定的承印单位印制。印制时要履行签字手续,每月结算一次。
(篇二)
为切实贯彻落实《党政机关厉行节约反对浪费条例》,进一步规范镇政府机关办公用品的采购、保管、领取和使用,力争既节约开支、减少浪费,又保证镇直机关各项工作的正常开展,特制定本制度。
办公用品管理办法
办公用品管理办法
办公用品是公司日常运营中必不可少的资源,正确管理和有效使用
办公用品对于提高工作效率、节约成本以及保证办公环境的良好形象
具有重要意义。为了规范办公用品的管理,以下是一些关于办公用品
管理的方法和建议。
一、采购管理
1. 制定采购计划:根据公司的具体需求和预算,制定年度、季度或
月度的采购计划,明确所需办公用品的种类、数量和预算限制。
2. 选择供应商:寻找合适的供应商,评估供应商的信誉度和产品质量,并与供应商建立长期合作关系,以获取更好的价格和服务。
3. 建立采购流程:建立明确的采购流程,包括审批、比价、订购和
收货等环节,确保采购活动的透明度和规范性。
二、库存管理
1. 建立库存清单:建立并定期更新办公用品库存清单,包括每种办
公用品的品名、规格、数量和单价等信息,便于及时补充和核对库存。
2. 定期盘点:定期对办公用品库存进行盘点,确保库存数量的准确性,及时发现与账面不符的情况并进行调整。
3. 设置库存警戒线:根据办公用品的使用频率和采购周期,设置库
存警戒线,一旦库存数量低于警戒线,及时采购以免影响正常办公。
4. 控制领用权限:设定明确的办公用品领用权限,确保办公用品的合理使用和防止滥用。
三、使用管理
1. 倡导节约意识:加强对员工的节约意识培养,提倡合理使用办公用品,避免浪费和过度消耗。
2. 分发和归还制度:建立办公用品分发和归还制度,对于需要分发的办公用品进行登记和归还,避免损耗和遗失。
3. 保养和维修:对于易损耗的办公用品,定期进行保养和维修,延长使用寿命,减少更换的频率。
四、报废处理
办公用品采购管理办法
办公用品采购管理办法
一、引言
办公室是一个高效运转的工作环境,而良好的办公用品采购管理是确保办公室正常运作的重要保障。本文旨在制定一套可行的办公用品采购管理办法,以帮助企业更好地管理采购流程,降低成本,提高效率。
二、采购需求确认
在开始采购之前,必须明确办公用品的采购需求。这涉及到了根据员工的工作内容和数量,确定需要采购的办公用品种类和数量。可以通过与部门经理和员工交流,了解他们的需求并记录下来。确保采购的办公用品能够满足办公室的实际需求。
三、制定采购预算
在进行办公用品采购之前,必须制定一个合理的采购预算。采购预算应根据实际情况考虑到每个部门的需求,并根据办公用品的种类、数量和质量来合理分配采购金额。一个合理的采购预算可以帮助企业更好地控制采购成本,减少浪费。
四、制定采购计划
制定采购计划是一个有效管理办公用品采购流程的重要步骤。采购计划应包括采购时间、采购数量、采购方式以及采购的供应商信息等
细节。制定采购计划可以帮助企业合理安排采购时间,确保办公用品按时供应,并避免库存过多或不足的情况。
五、选择供应商
选择合适的供应商是保证办公用品采购质量的关键一环。企业应根据供应商的信誉、价格、交货时间和售后服务等方面综合考虑,选择能够提供高质量办公用品的供应商。可以通过市场调研、询价和比较来进行供应商的选择。同时,建立良好的供应商关系也是确保采购质量的重要因素。
六、采购执行与监控
在实施采购计划时,需要确保严格遵循采购计划的内容,例如采购时间、采购数量等。企业可以通过与供应商保持及时沟通,掌握采购进展情况,及时解决采购过程中的问题。此外,企业还应建立采购的监控机制,通过监控采购流程和采购成本等指标,及时发现和解决采购过程中的问题。
办公用品采购管理制度
办公用品采购管理制度
(经典版)
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序言
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办公用品采购制度及流程范本(精选7篇)
办公⽤品采购制度及流程范本(精选7篇)
为了加强公司办公⽤品采购管理,进⼀步规范⾏政⼯作,提⾼⼯作效益,切实推进公司发展,应制定规范的办公⽤品采购制度及流程。下⾯店铺为⼤家整理了有关办公⽤品采购制度及流程的范⽂(精选7篇),希望对⼤家有帮助。
办公⽤品采购制度及流程篇1
⼀.总则
(⼀)为加强办公⽤品管理,规范办公⽤品领⽤程序,提⾼利⽤效率,降低办公经费,特制定本制度。
(⼆)规定中的办公⽤品分为固定资产、管制品和消耗品。
1、固定资产主要指:桌椅、公⽂柜、电脑、电话机、打印机、复印机等。固定资产需要遵守固定资产管理制度。
2、管制品和消耗品包括:剪⼑、橡⽪擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、签字笔、铅笔、打印纸、复写纸、印刷品、订书针、⼤头针、夹⼦、图钉、名⽚、档案袋或盒、计算器、电池等。
3、员⼯应对办公⽤品本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第⼆次发放起,必须实⾏以旧换新。
⼆.办公⽤品采购计划
(⼀)各部门根据本部门办公⽤品消耗和使⽤情况,于每⽉25⽇前填报:⾏政部表格⼀《()⽉季度办公⽤品申领表》,该申领表经部门负责⼈审批签字后报⾏政部,经⾏政部负责⼈审核后交办公⽤品管理员进⾏登记领取。
(⼆)管理员核对办公⽤品领⽤申请表与办公⽤品台账库存后,填报:⾏政部表格⼆《()⽉季度办公⽤品申请购置计划表》,该表经⾏政部负责⼈、董事长或总裁审批签字后,交由相关负责⼈进⾏采购。
三.办公⽤品购置及保管
(⼀)⾏政⽤品采购员根据审批签字后的《()⽉季度办公⽤品申请购置计划表》实施购买,并与⽉底完成
日常办公用品采购管理制度(精选6篇)
日常办公用品采购管理制度
日常办公用品采购管理制度(精选6篇)
在当今社会生活中,各种制度频频出现,制度泛指以规则或运作模式,规范个体行动的一种社会结构。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧,下面是小编整理的日常办公用品采购管理制度(精选6篇),仅供参考,大家一起来看看吧。
日常办公用品采购管理制度1
第一条机关办公用品实行“按需申报、统一采购、力求节约”的原则。列入政府采购目录内或达到政府集中采购限额标准的办公用品、电脑耗材及办公家具必须按政府集中采购程序实施政府采购。未列入政府集中采购目录内或未达到政府集中采购限额标准的办公用品、电脑耗材及办公家具由综合科负责统一集中采购。(办领导的办公用品需求由综合科负责)。电脑耗材每年集中采购实施两次(即上、下半年采购各一次)。由各科在当年3月份和8月份提出申请,报分管办领导审批后由综合科统一实施。
第二条综合科要建立办公用品保管及领用规章制度,各科室1人负责办公用品验收和领用手续。
第三条办公用品采购完毕报帐时,除由经办人填写结算单据外,还必须有验收人或保管人签字证明方可按《机关财务监督管理制度》第三条规定程序报销。单价500元(含)以上的物品属于固定资产,购置固定资产须提出书面报告报分管办领导审批后方可采购。
第四条办公用品采购需坚持实用、节约和公正、廉洁的原则,严禁利用办公用品采购谋取私利。
日常办公用品采购管理制度2
(一)局机关工作人员必须遵循增收节支、精打细算、勤俭节约的原则,严格遵守财务管理制度和财经纪律;
(二)局机关所用办公用品及其它需用品由办公室统一购买,其他科室和个人不得擅自购买,否则费用自负;
办公用品采购管理制度
办公用品采购管理制度
办公用品采购管理制度15篇
办公用品采购管理制度1
一、办公用品的采购应依据各科室填报批准的办公用品申请表的名称、数量、规格、质量统一进行采购,采购人员应熟悉市场行情,做到腿勤、嘴勤、货比三家,采购物美价廉的办公用品,避免重复购置,注意节约,并开据国家统一的报销票据,确保运输搬运的安全,办好入库手续确保办公用品安全、保质保量的完成采购工作。
二、办公用品要设专人保管、专人发放、专人登记造册,办好出入库手续做到安全管理,分类保管,摆放有序,做到无损坏变质,使办公用品保管达到程序化、制度化、标准化的'“三化”要求。
三、办公用品的发放,要建立发放明细表,逐件登记,做到发放及时,服务到位,制度严格,责任明确,物尽其用,杜绝浪费,有效保障发放物品不出现差错。
四、各科室领用零星办公用品,必须到总务科填制统一申领表,注明用途、数量,由各科室负责人统一签字后方可领用。每个季度各科室领用的办公用品由总务科填好价格,核算好总额后,张榜公示,年终汇总,作为创建节约型机关的依据。
五、加强办公费用的统一管理,各科室印刷(除局统一制定的大型印刷品外)宣传、条幅、标牌等必须由各科室制定好内容、格式报分管局领导批准后,由办公室统一制定实施。
物资采购管理制度
为充分发挥物资集中购买产生的规模效益,减少浪费,提高效能,确保采购物资的质量,从制度上、源头上防范物资采购过程中的不正之风及腐败行为,做到物资采购公正、公开、透明、更好地维护单位利益,特制定本制度。
一、物资采购范围
办公设备(含办公桌椅、电脑、空调、文件柜、饮水机等);零星办公用品(接待用烟、酒、水果以及日常消耗用品等);维修(含
办公用品采购制度5篇
办公用品采购制度5篇
办公用品采购制度 (1) 为规范公司办公用品的采购、保管、领取和使用,既节约开支、减少浪费,
又保证正常工作开展,特制定本制度。
一、公司所有办公用品的采购工作,统一由办公室负责采购,其他任何部门
不得擅自采购。自行采购办公用品的不予报销其采购资金。
二、办公用品的分类
本制度所规定的办公用品分为一般办公用品和特殊办公用品两类。一般办公
用品指单位价格100元以下的日常办公消耗性用品,如笔、本、纸、碳粉等;特
殊办公用品指单位价格在100元以上但不超过500元的一次性办公用品以及单位
价格在500元以上的非消耗性用品。
三、办公用品的采购
1、一般办公用品的采购在每月月末由办公室依据库存及办公用量情况提出
采购计划,报办公室主任批准后,集中购置;特殊办公用品的采购,由所需部门
填制《办公用品申购单》(需部门经理签字),报办公室主任批准后,由办公室统
一购买。
2、采购人员必须严格按照采购审批计划进行采买,不得随意增加采购品种
和数量,凡未列入采购计划或未经领导审批的物品,任何人不得擅自购买。否则,
财务不予报销。办公用品采购要严把采购物品质量,做到秉公办事,货比三家,
择优选买,不从中谋取私利,并做一《办公用品报价对比分析表》报总经理审批。
3、认真办理出入库登记手续,未办理入库手续的用品,不准直接使用。
四、办公用品的领取
1、一般办公用品可根据工作需要,由使用部门工作人员直接到办公室文秘
室签字领取。
2、特殊办公用品需由使用部门填写《办公用品请领单》,经本部门经理签字
转办公室主任批准后,至办公室文秘室办理领用手续。
办公用品管理办法
办公用品管理办法
办公用品管理办法通用【13篇】
办公用品管理办法1
一、集中采购和管理的原则
1、保卫物业部是全集团办公用品和低值易耗品的采购与管理的主管部门,凡涉及办公用品事宜均由保卫物业部负责。
2、保卫物业部要设专人负责,加强管理,为各单位提供质价相符的物品保证办公需要。
3、集团所属各单位办公用品以部室、门店为单位设专人管理,并按照本办法的要求,做好计划编制、物品领用和保管工作
4、财审部负责核算并制订各单位的预算费用和考核指标。
5、人力资源部根据考核指标对各单位实施考核。
二、审批权限
购置办公用品、维修配件等、500元以下的由保卫物业部征得板块、门店、部室主管领导同意进行购置。500元以上的一律写书面请示,相关部室会签后,报总经理审批。
三、办公用品集中采购的范围
办公所需低值易耗品、办公用品、电脑、电脑耗材、电脑零部件、飞机票、火车票、邮品、印刷品、牌匾、灯箱、工作服、汽油及集团范围内组织各项活动所需物品等均属集中采购范围。
四、集中采购程序
1、各部室、门店根据本部门的实际需要和经财审部核定、总经理批准的费用预算指标,使用统一表格《物品领用计划表》编制次月物品领用计划,经主管部长审核批准后,于每月20日送达保卫物业部。
2、保卫物业部根据各单位的申请计划、预算指标、进行审核汇总,并上报主管副总经理审批。
3、保卫物业部根据领导批准的内容,对价值在5万元以上的成批大宗物品以招标的形式采购,其他零星物品采取货比三家的形式实施集中采购。
4、保卫物业部采购用品后,由各企业、机关各部室到保卫物业部一次性登记领用。
办公用品采购管理制度(6篇)
办公用品采购管理制度
为了规范我采购行为,加强财务管理,提高费用效益,特制定本办法。
本办法所称办公用品、低值易耗品是指单位价值在____元以下,列入营业费用范围的各种日常消耗用品,包括:文具、纸张、劳动保护用品、卫生洁具、电子设备、营业器具、其他。本办法所称的采购、管理行为包括:采购管理、实物验收保管行为,并采取责任分离的原则。
一、采购管理
1、办公用品、低值易耗品按专业用品分类,每类用品确定两家以上固定供应商,集中采购。分行采购委员会以集中招标、集中询价的方式确定供应商。供应商一经确定,原则上不随意更换,更换供应商应按照上述程序确定。严禁各经营单位及部门自行组织采购。
2、实物保管部门(办公室)定期(每季度或每月)根据日常耗用情况以填写《公事联系单》的形式提出采购计划,经主管审批同意后由行政部集中采购。实物保管部门负责用品的入库、保管和领用,不参与采购行为。
3、行政部门按照采购清单,根据供应商的报价选择采购,报价清单由财务部门留存。根据《公事联系单》、购货发票、由保管员签字确认的销货清单交财务部门审批。财务部门审批时应核对销货清单与原留存报价清单,出现价格不符时,可提交财务委员会讨论重新选择供应商。
4、在《公事联系单》额度内的由计财部负责人审批报销,超过《公事联系单》范围的采购,由主管财务总经理审批。计划外临时采购,单笔金额____元以下的由计财部负责人审批,超过____元的须财务主管财务总经理审批。
二、实物验收管理。
实物保管部门根据销货清单验收用品登记入库,记录收、发、结存数,并定期核对账实。各经营单位及部门领用时需逐笔注明领用数量及金额,并由领用人签字确认。保管部门为每单位设立台账,每季度末结出各单位领用物品数量、金额,交财务部门分单位核算。
日常办公用品采购管理制度
日常办公用品采购管理制度
日常办公用品采购管理制度范本(通用20篇)
制度是一种人们有目的建构的存在物。建制的存在,都会带有价值判断在里面,从而规范、影响建制内人们的行为。下面是小编帮大家整理的日常办公用品采购管理制度范本,仅供参考,希望能够帮助到大家。
日常办公用品采购管理制度篇1
为了规范我采购行为,加强财务管理,提高费用效益,特制定本办法。
本办法所称办公用品、低值易耗品是指单位价值在2000元以下,列入营业费用范围的各种日常消耗用品,包括:文具、纸张、劳动保护用品、卫生洁具、电子设备、营业器具、其他。本办法所称的采购、管理行为包括:采购管理、实物验收保管行为,并采取责任分离的原则。
一、采购管理
1、办公用品、低值易耗品按专业用品分类,每类用品确定两家以上固定供应商,集中采购。分行采购委员会以集中招标、集中询价的方式确定供应商。供应商一经确定,原则上不随意更换,更换供应商应按照上述程序确定。严禁各经营单位及部门自行组织采购。
2、实物保管部门(办公室)定期(每季度或每月)根据日常耗用情况以填写《公事联系单》的形式提出采购计划,经主管审批同意后由行政部集中采购。实物保管部门负责用品的入库、保管和领用,不参与采购行为。
3、行政部门按照采购清单,根据供应商的报价选择采购,报价清单由财务部门留存。根据《公事联系单》、购货发票、由保管员签字确认的销货清单交财务部门审批。财务部门审批时应核对销货清单与原留存报价清单,出现价格不符时,可提交财务委员会讨论重新选择供应商。
4、在《公事联系单》额度内的由计财部负责人审批报销,超过《公事联系单》范围的采购,由主管财务总经理审批。计划外临时采
办公用品采购及管理办法
办公用品采购及管理办法
1. 引言
办公用品的采购及管理对于一个公司或机构的正常运转是非常重要的。本文档将介绍办公用品采购的一般规定和管理办法,以确保办公用品的有效采购和合理使用。
2. 采购流程
2.1 采购需求确认
首先,部门负责人或项目经理需确认所需办公用品的具体需求。这一步骤包括明确产品种类、数量和质量要求等。部门负责人或项目经理可以通过内部调查、与员工沟通等方式来确定采购需求。
2.2 供应商选择
根据采购需求,部门负责人或项目经理应该寻找合适的供应商。供应商应该是有良好信誉的,并且能够提供所需办公用品。可以通过市场调研、询价等方式来选择供应商。
2.3 采购合同签订
在确认供应商后,与供应商签订正式的采购合同是必要的。采购合同应明确办公用品的品种、数量、价格以及交付日期等具体细节。并签署双方的法定代表人或授权代表。
2.4 采购支付
在合同签订后,根据合同的约定,进行采购支付。支付方式可以选择预付或货到付款等方式,具体根据合同条款决定。
2.5 采购记录和入库
在采购完成后,应将采购相关的信息进行记录。包括采购日期、采购数量、供应商信息等。同时,将收到的办公用品进行验收,并按照规定的流程进行入库。
3. 办公用品管理
3.1 库存管理
办公用品的库存管理是确保办公用品能够满足各部门需要的关键。负责库存管理的人员应定期进行库存盘点,记录库存数量,并及时向相关部门通报库存情况。库存低于安全库存时,应及时提交采购申请。
3.2 领用管理
办公用品的领用应该有明确的规定和程序。员工需要填写领用申请,并经过主管审批后方可领取。领用的办公用品应进行登记记录,以便作为后续管理的依据。
办公用品采购、管理、领用规定
办公用品采购、管理、领用规定
一、采购规定
1.1 采购范围
办公用品采购范围包括但不限于文具、办公设备、耗材等。
1.2 采购程序
1.采购人员应根据实际需求确定采购清单,并提出采购申请。
2.采购人员应根据公司规定的供应商采购流程选择合适的供应商进行询价或招标。
3.采购人员应结合供应商的报价和公司实际情况,选择并确定最终供应商。
4.采购人员应填写采购订单,确保订单内容准确无误,且符合公司规定的采购标准。
二、管理规定
2.1 入库管理
1.入库人员应对采购到的办公用品进行清点、验收和登记,并填写入库记录。
2.入库人员应将入库的办公用品妥善摆放,保证物品无损坏。
2.2 出库管理
1.领用人员应填写领用申请单,经相关部门负责人审批后方可领用。
2.出库人员应根据领用申请单的内容,发放相应的办公用品,并记录领用情况。
三、领用规定
3.1 领用条件
1.员工应按照公司规定的领用程序和条件进行办公用品的领用。
2.领用人员应合理使用领用的办公用品,并妥善保管,严禁私自挪用、浪费。
3.2 领用周期
1.领用人员应根据实际需要合理安排办公用品的领用周期,避免过量浪费。
以上为公司制定的办公用品采购、管理、领用规定,所有部门和员工应严格遵守,确保办公用品的合理使用和管理。
办公用品采购管理制度(实用16篇)
办公用品采购管理制度(实用16篇)
办公用品采购管理制度第1篇
为规范乡镇办公用品的采购、保管、领取和使用,既节约开支、减少浪费,又保证各项工作的正常开展,特制定本制度。
一、办公用品的分类
本制度所规定的办公用品分为一般办公用品和特殊办公用品两类。一般办公用品指达不到固定资产标准的低值易耗品,包括日常办公文具、卫生用具等;特殊办公用品指属于政府采购范围的物品。
二、办公用品的采购
1、一般办公用品,由党政办公室负责采购、管理、发放,任何部门和个人均不得私自采购。
2、特殊办公用品,镇需用部门填写申购单,经分管领导和主要领导批准后,由镇会计核算中心按照有关规定到县政府采购中心办理采购手续,党政办公室统一领回发放。
3、一般办公用品采购程序:需用部门提出申请→相关部门领导审批→党政办汇总、拟采购清单→机关分管领导、镇长审核→党政办采购、发放、管理→采购人在发票上经手签字→财务负责人、相关分管领导、镇长审核→财务核销。
4、采购时间安排在每月月初,申购部门需在前一月月底将申购单送
至党政办公室;如临时需要且党政办公室无库存的,急用现买零散性采购实行双人采购制度。
5、采购人员须尽职尽责,本着厉行节约的原则,认真做好市场调查,充分掌握所需购物品的性能、价格等情况,力求货比三家,购得质优价廉商品。
三、办公用品的发放和领取
1、一般办公用品可根据工作需要,由使用部门工作人员直接到办公室领取。领取人在领用办公用品时需在《办公用品领取登记表》上写明日期、物品名称及规格、数量、用途等内容并签字。特殊办公用品领取需由使用部门负责人签字。
办公用品采购流程的管理制度(通用3篇)
办公用品采购流程的管理制度(通用3篇)
办公用品采购流程的管理制度篇1
为充分发挥物资集中购买产生的规模效益,减少浪费,提高效能,确保采购物资的质量,从制度上、源头上防范物资采购过程中的不正之风及腐败行为,做到物资采购公正、公开、透明、更好地维护单位利益,特制定本制度。
一、物资采购范围
办公设备(含办公桌椅、电脑、空调、文件柜、饮水机等);零星办公用品(接待用烟、酒、水果以及日常消耗用品等);维修(含房屋、设备)、工程、服务等。
二、物资采购原则
物资采购尽可能批量进行,批量物资采购按招标方式进行,采购工作应坚持的原则为:依法按制度办事的原则;秉公办事、廉洁自律的原则;公开、公正、透明的原则;采购与使用分离的原则;注重货物质量的原则;最大限度维护单位利益的原则。
三、物资采购办法
1、大宗物品购置,实行“事前申报,领导审批,政府采购”的制度。科室凡购置单价在1000-10000元以下的大宗物品,一律由科室先填写“办公用品购置审批领用单”,办公室负责核实提出意见,报分管领导同意,由主管财务领导审批,再进行政府采购。10000元以上的大宗物品购置,由科室出具书面报告,党组讨论,主管财务领导审批后,再进行政府采购。
2、零星办公用品实行“统一申报,后勤采买,科室领用”的制度。由办公室会同经审办、财务室确定2—3家供货点,凡需购置单价在20__元以下的零星办公用品,一律由科室先填写“办公用品购置审批领用单”,由分管领导签具意见,主管财务领导同意,由办公室统一到供货点采购。烟直接从烟草专卖局采购,酒类直接从总经销或专卖店处采购。
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办公用品采购及管理办法
第一章总则
第一条为了加强对行政行政采购活动的管理和监督,合理申购与领用,节约办公费用,特制定本管理办法。
第二条本管理办法适用于公司各部门。
第二章管理细则
第三条归口管理部门:采购由公司行政人事部按审批权限实行按需采购制度,公司行政人事部负责公司管理各部门的采购,财务资产部分别进行核算
与实施监督。
第四条请购程序:
(一)日常办公用品请购:由行政部在每月初根据各部门库存状况分别编制“请购单”,直接财务资产部审核批准后实施采购。
(二)特殊办公用品请购:如需对日常办公用品目录之外的办公用品进行
采购,由使用部门在每月初报送“请购单”(突发请购可特殊处理,但需提
前3天申请,给予一定的采购时间)。
(三)如因开展单个项目,如:招标会议、大型活动、人力资源培训等,
请购数量较大时,除在单项预算中对办公用品预算作出单独说明外,在
请购或领用时须单独填制请购单或办理领用手续。
(四)除日常办公用品外的其它请购单的报送流程:
各子公司报送流程:公司各部门第一负责人公司行政部公司财
务部公司常务副总经理返行政部;
(五)请购单的报送时间:各部门每月第一个工作日报送到行政部,行政
部汇总后报送财务部,财务部审核后于当天报送常务副总经理,返集团
行政部(遇节假日顺延),经集团行政部负责人复核确认后于三个工作
日采购到位。
(六)所有请购单需注明“品名、单价、数量、金额”等内容,不得随意涂改。
第五条内部管理:
(一)办公用品领用时间为全天。各部门、公司员工根据每月申请及实际
工作需要至行政部领用办公用品。
(二)所有员工对办公用品必须爱护,厉行节约,杜绝浪费,禁止贪污,
降低消耗费用。办公室用品只能用于办公,不得移作他用或私用。
(三)行政部负责办公用品管理;做到办公用品齐全、量足质优、库存合
理、开支适当、用品保管规范。
(四)办公室用品管理一定要做到干净、清洁、注意安全、防火、防盗、
严格按照规章制度办事。
第六条收发管理:
(一)验收:
采购人员按请购单的要求进行采购后,应将采购物品、采购有关发票及有效票据协同请购单交予办公用品管理人员进行核对,并办理入库手
续,办公用品管理人员应核对采购物品数量、质量(是否符合请购要求),填写入库单(入库单采取订本式、一式三联、且连续编号),入库单应详
细填写品名、单价、数量、金额。三联单一联存根联、一联采购员、一联
记账联)。
所有入库单均应有验收人、采购员两人签字。办理入库后除存根联外其他二联均交予采购员作为费用报销原始凭证附件。
所有办公用品采购均需办理入库手续。
(二)领用:
所有办公用品领用均须办理领用手续;领用时均需在行政的领用登记本上签。
行政领用登记本需有“领用日期、品名、单位、数量、单价、金额、部门负责人签字领用人签字”等内容。
领用人领用日常办公用品,按附件2“办公用品领用规定”办理;特殊办公用品的领用遵循“谁请购、谁领用”的原则。
文印室公用耗材领用由文员办理领用手续,由行政部门负责人签核。
部门负责人对领用真实性、合理性负责,行政文员对领用真实性、合规性(是否超出领用标准)实施监督,对存在质疑之领用可以拒绝并向上级领导报告。
各部门办公用品领用的费用统计以领用登记本的内容为依据。
(三)采购借支与报销:
采购员借支实行备用金制,采购回后及时办理入库并到财务报销,特殊情况可酌情另行借支。
在办理入库手续后,采购员应将采购发票及其他有效票据连同入库单(记账联)、请购单交予财务费用会计审核。针对采购未完之请购单,费用会计审核时可根据入库单情况在请购单上作已报销标志,并将请购单退回采购员。
财务核算与监督:费用会计在审核采购报销凭证时,在编制记账凭证时,应将入库单抽出单独留存,所有已入库采购物品均先计入“材料物资”科目,当月材料物资增加额应等于当月入库单金额合计。费用会计根据文员报送的“办公用品领用汇总表”,对当月入库、领用进行核对,必要时可对期末库存进行监盘,核对无误后,费用会计根据部门费用统计表填制当月部门办公用品领用分摊凭证,如借:营业费用—办公费用-营销中心,贷:材料物资。
由于各部门费用统计是根据各部门各品种领用数量*计划价格(固定)进行核算,而财务材料物资是以实际成本入账,所以应定期(季度)按期末库存*计划价格计算结果与材料物资余额比较,将价差视同消耗转为费用。
第七条行政台账管理:
(一)建立各子公司库存明细表;
(二)入库分开,入库单以各子公司区别,各子公司有各自一本入库单;
(三)报销分开,除公用文印资料无法分开外。
(四)针对员工领用,如对非消耗品,可重复使用物品应建立个人台账,员工
离职时应办理退还手续(作负数领用单),如同品种部门再领回可不重计部门费用,如该部门内部已调剂使用,部门负责人应确认已收回。
(五)办公用品管理文员应在月终作统计核算(核算期间为当月1日-31日),
于次月2日前公司完成“办公用品领用汇总表”和“办公用品库存明细表”,“办公用品领用汇总表”交公司行政部送所属各部门负责人对相关费用签收确认后,将签收后的汇总表于4日前交公司财务部和公司总经理一份备档,“办公用品库存明细表”直接交公司财务部;将两份总表报送财务部。
第三章附则
第八条本管理办法的解释权归集团行政部。