水利工程建设项目档案资料

水利工程建设项目档案资料接收容、组卷、移交的暂行规定水利水电工程质量安全监督站水利局综合档案室水利工程建设项目档案资料接收容、组卷、移交的暂行规定一、工程竣工档案资料的接收容及分类水利工程建设全过程所形成的技术文件材料（文字、图表、声像材料）按其形成和容的有机联系，并根据水利部《水利工程建设项目档案管理规定》的通知精神，可归纳为十项容：1.工程建设前期工作文件材料（由建设单位立卷汇总）。

2.工程建设管理文件材料（建设单位立卷汇总）。

3.竣工验收文件材料（建设单位立卷汇总）。

4.财务、器材管理文件（由建设单位立卷汇总）。

5.工艺、设备材料（含国外引进设备材料）文件。

6.科研项目文件（由有关单位立卷，建设单位汇总）。

7.生产技术装备、试生产文件材料。

8.监理文件材料（由监理单位立卷，建设单位汇总）。

9.施工文件材料（由施工单位立卷，建设单位汇总）。

10.声像材料二、组卷工作水利工程建设项目档案在收集齐全的基础上进行整理。

整理。

整理工作包括组成案卷和编目两个过程。

移交工作包括对立卷编目工作的审核和办理交接手续两项容。

（一）组卷的一般原则组卷必须遵循文件材料的自然形成规律，保持卷文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

（二）组卷的步骤和方法1、归类、初排、补缺、保证文件齐全完整先用铅笔在文件左上角写上文件所应归入的相应条目号，按条目分类，在同类中再按成文时间先后排列，缺少的应设法追回补齐。

2、鉴别、挑选、补救、保证案卷质量归纳的文件材料要达到以下质量要求：（1）归档文件材料容真实，必须是该项工程在建设过程中直接形成的。

（2）归纳文件材料准确、有效、手续完备。

文件材料记载的容与实际相符、图物相符。

按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期。

（3）归档文件材料必须耐久、易读。

所使用的笔墨纸、胶片、相纸、磁带记录材料和载体材料必须质量优良。

直接书写的文件，不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水邓易退色的材料，文件材料中的字体端正、图像音质清晰易辨。

3、统一规格，组成案卷文件采用统一的尺寸规格（A4幅面），尺寸不同的要折叠或者裱补成统一幅面。

一份文件页数多的，可单独组成一个至多个案卷；页数少的文件，可多份组成一个案卷。

每份案卷厚度至多不要超过4厘米。

图纸折叠成A4尺寸，横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向折叠，折叠后图标露在右上角。

4、卷文件排列和编印页号文字材料按水利工程建设项目各阶段文件材料目录容排列（见附表），同一事项的请示与批复，同一文件的印本和定稿，文件与附件不能分开。

并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，文件在前、附件在后的顺序排列。

图纸按图样目录排列。

然后，逐页用阿拉伯数字进行编号，文件材料有书写容的页面编页号（空白页面及用表说明不编号），每卷页号从“1”开始编写，图样目录与图纸同归卷，编页号，页号正面在右下角，反面在左下角，两以上小幅面材料裱在同一页纸上，只编一个页号，重要的文件一裱一页。

卷目录、总目录、封面等立卷用表不编页号。

（三）案卷编目（一）、编目工作的容案卷的编目包括给每一个案卷填写三种立卷用表即卷文件目录、卷备考表、案卷封面。

立卷用表由档案局印制提供。

（二）案卷编目步骤可按立卷用表的编号顺序进行。

1、填写卷目录该目录一式多份，用于卷、移交目录和检索工具。

用于卷排列在卷文件第“1”页之前。

（1）卷目录表具体容填写“顺序号”用阿拉伯数字从1起依法标注，同一文号或同一标题文件，只编一个序号。

“文件材料题名”填写文件材料标题的全称或图标上的图名，没有题名只有文种（如“通知”、“纪要”、“记录”等），要根据文件的每份拟制相应标题（如会议纪要“关于流溪河防洪整治工程质量问题会议纪要”）。

不可只填写大的类别用以代替同一类别所有文件的目录。

“文件”填写文头上的文件编号、图表中的图号，没有文号者，不填。

“责任者‘填写文件材料的直接编制部门或主要责任者，经过定的审批、验收程序而定稿的公文、图纸、施工记录、验收记录等，有个人签名，“责任者”仍应填单位名称。

有多个责任者时，选择两个要责任者，其余用“等”代替。

“日期”填写编制文件材料的年、月、日；竣工图章上期标注。

“页号”填写每份文件首页在本卷的页号，最后一份填写首末两页在卷的页号（用“一”相连）。

如果最后一份文件只有一页，则填写成“XX页止”。

“案卷号”即案卷的顺序号，待所有案卷编目完成后编排案卷号，再逐卷填写在卷目录上。

1、填写卷备考卷卷备考卷说明案卷质量情况、记录组卷过程和档案利用过程中需要说明的事项（如损坏、修改、变动、管理情况），立卷人、检查人都要签名、注明日期。

备考表置于卷文件材料尾页之后。

1、填写案卷封面“档案号”填写档案的目录号加案卷号。

“档案馆号”填写国家给本档案馆的代号。

“缩微号”填写档案缩微时给本卷的编号。

上述各项应由接收和保管档案的档案馆（室）填写。

“案卷题名”应简明要，准确地概括和提示卷文件的容和形势特征，案卷题名由建设项目名称、子项工程名称（含代号）、容、文种或载体形式（胶片、相片、录音录像片带等）组成。

“立卷单位”填写本卷的卷单位。

“起止日期”填写卷文件材料的起止日期。

“保管期限”填写其划定的保管期限。

“密级”按有关规定填写。

没有密集的可不填。

案卷封面脊背案卷题名：填写本盒案卷的主要容，由建设项目名称、子项工程名称、容组成。

1、案卷的排列和编号案卷的排列可按水利工程建设项目各阶段文件材料目录容顺序，文字在前、图纸在后。

案卷的编号待案卷排列以后，逐卷编顺序号，每次移交，顺序号从“1”开始，顺序号是连续号。

2、案卷装订和装袋要求文字材料装订，图纸不装订。

装订前要去除文件上的金属物，用白色的棉纱线在卷面左边一厘米处，上下分四等份打三孔装订，结头统一放在案卷背后，要求整齐、美观、结实。

（四）档案资料的移交（一）移交目录册的构成1、科技档案分类目录1、全部案卷的《卷文件目录》（一）档案的神赫尔和交接交接各方均应对档案数量和立卷、编目工作进行认真的检查审核，档案经审核、改正，符合要求以后方能办理移交手续，双方在移交书中规定的位置上签名、盖章、填日期。

移交目录一式多份，存各方档案馆（室），作为交接凭证、案卷入账和编制检索工具之用。

附件1水利工程建设档案资料案卷名称表注：各部分归档文件见表1～表9表1第一部分：工程建设前期工作文件材料归档文件表2第二部分：工程建设管理文件材料归档文件表3第三部分：竣工验收文件材料归档文件表4第四部分：财务器材管理文件表5第五部分：工艺、设备材料（含国外引进设备材料）文件材料表6第六部分：科研项目文件表7第七部分：生产技术装备、试生产文件材料表8第八部分：监理文件材料归档文件注：组卷排列参考附件3表9 第九部分：施工文件材料归档文件附件2施工文件材料归档文件组卷排列表单位工程施工质量评定资料附件3监理文件材料归档文件组卷排列表中间产品资料组组卷顺序水利工程建设项目档案管理规定第一章总则第一条为加强水利工程建设项目（以下简称"水利工程"）档案管理工作，明确档案管理职责，规档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《中华人民国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规，结合水利工程的特点，制定本规定。

第二条水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。

有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。

第四条本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。

第二章档案管理第五条水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。

即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的容与质量，并作出相应的鉴定评语。

第六条各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。

第七条项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。

大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。

项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。

第八条勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责围水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。

项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。

第九条工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。

第十条水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。

质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。

工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。

第十一条大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。

所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。

第十二条项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。

第十三条第十三条项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。

国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。

第三章归档与移交要求第十四条水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。

第十五条《水利工程建设项目文件材料归档围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。

项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。