招标业务资料档案管理规定

招标业务资料档案管理规定
招标业务资料档案管理规定
第一章总则
为了规范本单位的业务档案管理，有效地保护和利用档案，明确业务档案的归档内容、归档形式（或方法）、管理责任以及其他档案管理工作中的重要事项，本单位根据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案管理条例》制定了本规定。

本规定适用于本单位开展的所有具有独立项目编号的招标业务。

业务档案是指按国家和地方有关部门及公司要求，需在项目结束后统一保存或移交的项目资料，包括：招标（采购）类业务所涉及的业务文件、往来信函、传真、会议记录等文字、图纸、电子文档、影音资料等各种载体的文件资料。

项目经理应当根据其承办招投标（采购）业务活动的程序，从项目接受委托开始，做好业务所有原始资料的收集、保存、整理，并按公司规定的时间、方式移交给档案管理员。

项目经理应当对所承办业务项目的归档过程和质量全面负责，是该项目档案质量的直接责任人。

档案管理员负责档案资料的接收、查验、入库、保管及查（借）阅服务。

严格遵守国家有关档案管理的相关规定及本单位的规定，恪尽职守、认真负责,严格保密，不得外传，不得
丢失。

档案管理员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，由分管档案业务的领导监交。

交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人应当在《业务档案移交表》上签字。

移交人必须办完移交手续后方可调离该岗位。

第二章档案的整理及要求
项目经理在招标（采购）工作结束，中标（或成交）通知书发出后30日内，及时将业务资料整理归档，填写《归档资
料登记表》并向档案管理员办理移交手续。

任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为己有。

所有正常立项的具有独立项目编号的招标（采购）业务项目须按《归档资料登记表》中所列需归档文件的要求进行统一归档。

国家或地方监管部门有特殊要求的还应按其要求及时将业务档案完整移交相应监管部门。

业务档案应当包括委托合同及项目摘要、项目甲供资料及相关附件材料、项目实施全过程资料和招标全过程涉及的电子版资料。

业务档案归档形式分为纸质归档和电子归档。

纸质归档是将具有独立项目编号的招标（采购）类业务从项目立项至项目完结涉及的所有资料统一整理装入专用档案盒存档的归档形式。

Electronic archiving refers to the backup of all materials related to bidding (procurement) business with independent project numbers in electronic file format。

The electronic archive should include。

but not be limited to。

XXX.
According to Article 11.business archives should be filed in the order of business processes。

XXX boxes。

and the requirements should be in accordance with the "Archive Box XXX"。

The "Archival Data n Form" should be attached to correspond to each archive item list.
According to Article 12.electronic archives should be classified into projects。

with "project number + project name" as the first-level directory。

and five second-level directories: "data n"。

"bidding (procurement) documents"。

"bid documents"。

"-visual materials"。

and "others"。

All electronic archive materials XXX
to the corresponding directory and stored in the form of a USB drive。

The archive administrator should perform unified backup
of electronic archives.
According to Article 13.business archives should be the original XXX possible。

If the original documents are used for approval and cannot be archived or need to be XXX。

copies should be kept.
According to Article 14.project managers should strictly follow the res for archiving handover。

and after n。

transfer the project business archives to the archive management personnel of the unit。

The archive administrator XXX.
According to Article 15.if some materials cannot be archived on time。

the reasons should be explained and signed by the managers of each business unit and the manager of the comprehensive management department。

It XXX according to the missing items。

Otherwise。

it will be treated according to Article 16.
According to Article 16.if archiving is XXX specified time and there is no valid reason。

the group company will execute it according to the relevant assessment ns of the project manager。

which is linked with the assessment of the project manager's level.
Chapter III: Storage of Archives
According to Article 17.the comprehensive management department sets up a special storage room and XXX administrator should set up XXX according to the number of archives to be stored。

and do a good job in XXX leakage。

theft。

XXX。

dampness。

mold。

and insect damage.
According to Article 18.after determining the archives to be destroyed。

the XXX。

the archives can be destroyed。

The list of destroyed archives XXX.
Chapter IV: Access and Borrowing of Archives
According to Article 19.XXX necessary for work。

approval from the unit's leadership is required to access confidential archives。

and approval from the group'XXX.
According to Article 20.for accessing general archives。

the archive administrator should submit the "Approval Form for Bidding Archives Access (Borrow)" approved by the business unit manager。

and register it in the "Bidding Archives Access (Borrow)
Ledger"。

XXX administrator。

and no one else is allowed to search indoors without n.
According to Article 21.for borrowing general archives。

the archive administrator should submit the "Approval Form for Bidding Archives Access (Borrow)" approved by the unit's leadership。

and register it in the "Bidding Archives Access (Borrow) Ledger".
第22条规定借阅档案的时间不得超过7天，如果需要延长借阅时间，必须提交经业务单位经理签字的《招标档案续借申请单》，延长时间不得超过7天。

如果延长后仍无法满足要求，则必须重新办理借阅手续。

第23条规定档案查（借）阅人应保持档案的整洁，不得勾画、涂改、伪造、拆页、损毁和丢失。

查（借）阅人应承担保密责任，不得随意抄录、复制和外借。

此外，查（借）阅人不得泄露项目的商业机密及其他应当保密的信息。

第24条规定归还的档案资料若出现损坏、涂改、拆页等现象，档案管理人员应要求借阅人恢复原样。

如果需要，可以
填写《业务档案毁损、丢失报告单》，说明原因并由责任人、本业务单位经理和本单位领导签字后存档，并追究借阅人的责任。

第25条规定如果档案借阅人将档案丢失，应填写《业务档案毁损、丢失报告单》，写清丢失原因，由责任人、本业务单位经理和本单位领导签字后存档，并保留追究相关责任人责任的权利。

第26条规定业务人员办理离职手续时，应由档案管理员核查有关业务档案，并在其流程表上签署意见。

如果存在未归还的借阅业务档案，档案管理员将不予签字，业务人员不得办理离职手续。

如果借阅的业务档案已丢失，则按照档案丢失办法处理。

第27条规定公司将对业务档案资料每年至少抽查一次或根据项目执行情况需要随时抽查，抽查办法参照《招标项目内部抽查实施细则》执行。

第28条规定本规定自发布之日起执行，并包含以下附件：《业务档案移交表》、《归档资料登记表》、《档案盒标签制作要求》、《业务档案查（借）阅审批单》、《业务档案查（借）阅台账》和《业务档案续借申请单》。