探析档案信息资源管理系统结构

论文题目：探析档案信息资源管理系统结构所在院系：资讯管理学院档案学姓名：张芹10200140课程名称：档案学理论与历史指导教师：陈永生2011年3月18日探析档案信息资源管理系统结构摘要：在现代档案整理技术体系下，无论是应用元数据档案整理技术还是非元数据档案整理技术，其对历史联系的整理实质都是一种虚拟的整理。

本文通过对虚拟整理技术产生的定义、实质及应用的分析，论述了在现代档案学理论背景下虚拟整理技术较之传统的档案整理技术所具有的优越性及其产生的重要意义。

关键词：AIRMS 系统结构最优化原则虚拟整理（一）档案信息资源管理系统结构的重要性1、系统研究的首要目标是弄清系统结构。

系统结构是系统存在的方式，是系统保持整体性的内在依据，表现为系统内部的组织、机制、序列和层次等，系统的各要素通过相互的约束、选择和协同达成相对平衡稳定的系统结构，从而显示着系统的形态和属性，发挥系统的整体功能。

2、系统结构对系统功能往往具有决定性作用。

功能是系统在一定环境下所能发挥的作用，不同的结构可以产生不同的功能，所以要实现系统整体的最佳功能就必须优化系统结构。

3、研究系统的目的在于调整系统结构，使系统具有最优功能。

管理运筹学中所使用的“最优化方法”就是在不同的系统结构组合中寻找一种使系统整体功能得到最充分发挥的要素组合方式，即形成最佳的系统结构，以获得最优的系统功能。

档案信息资源管理系统结构对档案管理的影响根据系统结构与系统的关系，我们可以运用系统论的研究方法来分析档案信息资源管理系统结构对档案管理工作的影响。

1、把握档案管理工作的整体性系统论的一个最重要原则是整体性原则，它要求人们在研究问题时，要牢固地树立全局观念，始终把研究对象看作一个有机整体。

了解档案信息资源管理系统的结构，有利于我们更好地认识系统广义的档案信息资源管理系统概念中囊括了档案信息资源，档案工作者、利用者及其他相关信息人员，档案机构，档案信息资源管理的环境等主要构成元素，这些要素相互关联，构成了一个不可分割的整体。

要实现档案信息资源的整合与共享，使档案信息资源得到有效配置，就要从整体上对各个要素进行协调控。

2、以联系的观点看待档案管理工作系统的联系性，一是指系统与外部环境的联系和制约；二是指系统内部各元素之间的相互联系和制约。

系统、要素和环境三者是有机统一的关系，是彼此相互联系和相互制约的。

档案信息资源管理系统中的主要元素也是相互作用、相互联系的首先，档案信息资源与档案信息主体是相互联系其次，档案信息机构与档案信息主体、信息资源都是相互联系最后，档案信息环境也与其他要素之间相互联系3、把最优化原则运用到档案管理工作中最优化原则是系统论的出发点和最终目的在档案管理领域中，也需要运用到最优化原则。

研究档案信息资源管理系统，也是为了优化系统结构及功能，使系统具有最优功能，更好地实现档案信息资源的整合、开发和利用，实现信息、人、机一体化。

一、档案信息资源管理系统的相关认识我国档案信息化经过十多年的发展，出现了不同层次的档案管理系统，涌现出一批数字档案馆、电子档案馆，正在逐步实现馆藏数字化、利用网络化，档案信息资源管理系统是档案管理现代化的表现之一。

档案界关于档案信息资源管理系统的研究比较薄弱，但探索档案管理系统、档案信息管理系统的学者较多。

这些学者偏向介绍基于Web或C/S模式的档案管理系统、档案信息管理系统，而目前绝大部分的档案系统是基于Web开发的。

从对比角度认识——与信息资源管理系统（IRMS）对比信息资源管理系统（Information Resource Management Systems, IRMS）是一个由人、信息资源管理设施、信息资源管理机构、信息资源管理的社会环境和经济环境等，相互结合而成的有机整体。

系统性是它最基本的特征之一，是用系统的观念和系统方法来科学地管理资源的系统。

（胡昌平等）具体来说，如企业信息资源管理系统是一个复杂的体系，需要以系统的方法结合各种企业信息化的资源，从全局的角度来部署、管理和应用企业的信息系统。

我国关于信息资源管理系统的研究,除了信息技术创新以外，较多地表现为信息资源的有效使用和信息价值挖掘等方面。

我们组认为，因广义的档案信息资源管理概念来源于信息资源管理概念，档案信息资源管理系统也是信息资源管理系统的重要部分，档案信息资源管理系统具有信息资源管理系统的一些共性并具有自身的特点，借助以上信息资源管理系统的有关概念，我们得出档案信息资源管理系统具有以下特点：①是一个由各个相关要素组成的档案系统②管理对象是档案信息资源③管理系统的理念及模式都需匹配档案信息资源的特征从“系统”角度认识系统性也是档案信息资源管理系统的基本特征之一，可从认识“系统”的角度认识档案信息资源管理系统。

“系统”，对于我们来说并不陌生,它广泛地存在于自然界与人类社会，一般系统论的创立者L.V.Bertalanffy把系统定义：“相互作用的诸要素的复合体”，系统中的各要素通过某种有机联合的方式,实现了系统功能大于各要素功能的总和。

一般地，我们将由互相作用的和互相依存的若干部分（子系统或要素）组成的具有特定功能的有机整体称之为系统。

系统泛指由一群有关连的个体组成，根据预先编排好的规则工作，能完成个别元件不能单独完成的工作群体。

系统为自然系统与人为系统两大类。

从定义角度认识档案信息资源管理系统定义为由计算机硬件、网络和通讯设备、计算机软件、档案信息资源、档案用户和各种标准、协议、接口组成的以实现资源共享为目标的人机一体化系统。

档案信息资源管理系统是档案工作的重要组成部分可以看出，这里指的是狭义的档案信息资源管理系统。

（覃哲）在理解“系统”定义的基础上，并通过我们组的资料查找，具体深入地认识档案信息资源管理系统的概念, 综上，我们组认为：广义档案信息资源管理系统是指一个由人、档案信息资源管理机构、档案信息资源管理设施、档案信息资源管理的社会和经济环境等诸要素相互结合而成的有机整体。

（二）认识系统结构（system architecture）1 系统结构定义系统结构是指系统内部各组成要素之间的相互联系、相互作用的方式或秩序，即各要素在时间或空间上排列和组合的具体形式。

（百度百科）系统结构指系统内部各要素统一组合的秩序和方式，是各要素之间相互关系和相互作用的总和。

系统结构反映着系统内部各要素的稳定和联系，它表现为系统内部的组织、机制、序列和层次。

（《决策科学辞典》）系统结构指系统内部要素之间在空间或时间方面的有机联系与相互作用的方式或顺序。

结构是系统存在的方式，没有无结构的系统，也没有非系统的结构系统结构决定着系统的形态、属性和功能，使系统成为稳定的、统一的整体。

（《宣传舆论学大辞典》）2 与“系统架构”异同系统架构为：一是系统中最重要的组成部分和它们的接口，以及做出的创建、购买或是重用这些组成部分的决定；二是描述这些组成部分在运作时如何交互来实现系统中最重要的脚本；三是实现并测试系统架构的原型，以验证架构是否可行、是否化解了重大风险，以及验证它是否达到了重要的质量指标：性能、可扩展性和成本等。

以以“高校档案信息资源管理系统”的一般架构为例通过对比二者的异同，我们得出以下认识：①以建筑物作为一个系统，建筑物的砖瓦钢筋水泥楼板，这些属于系统架构，而接口和抽象类中没有实现的方法好比其中的一个个空间，包括大厅，走廊，房间，厨房,卫生间，这些属于系统结构。

因此，系统结构和系统架构在系统中具有不同的功能。

②再以人体作为一个系统，人体的整体骨骼属于这个系统架构，而构成人体这一系统的手部、脚部、腰部等则属于这个系统结构，当然，我们也能看出，手部也包含了手骨，也就是说系统结构包括系统架构，因此，系统结构和系统架构两者有时是互相联系的。

二、档案信息资源管理系统结构探讨（一）分类是揭示系统结构的前提分类就是根据一定标准把事物区分为不同的组成部分。

要揭示事物的内部结构，必须首先将事物区分为不同的组成部分，因而分类就成为揭示事物内部结构的必要前提。

档案信息资源管理系统是由相互关联的元素构成的。

只需对档案信息资源管理系统元素进行分类，就能确定系统结构。

分类是否正确，关键在于确定分类标准，确定分类标准的四条原则：①科学性原则，即分类标准必须符合科学原理②客观性原则，即分类标准必须符合客观实际③互斥性原则，即分类后的各种类别必须互相排斥④完整性原则，即分类后的各种类别必须完整档案信息资源管理系统结构探讨1、按照管理对象，刘灵将档案信息资源管理系统结构划分如下：基于管理对象的档案信息资源管理系统结构，从广义档案信息资源管理概念出发，全面地囊括了档案信息资源管理的基本元素。

但档案信息机构管理系统和档案信息微观环境管理系统（在微观层面上，档案信息资源管理活动开展主要由组织机构包括档案局、档案馆(室)、政府部门及部分企事业单位等）存在重合部分。

2 、依照档案信息资源具体形态，可将档案信息资源管理系统分为：档案信息资源管理系统有形档案信息资源管理系统无基于档案信息资源具体形态的档案信息资源管理系统结构，从广义档案信息资源管理概念出发，采用了简单易懂的二分法，基本包含了档案信息资源管理的元素。

但有形档案信息资源管理系统和无形档案信息资源管理系统仍可以分成多个子系统，因此未能一步到位地认识档案信息资源管理结构。

依照档案信息资源组成关系，可将档案信息资源管理系统分为分为元信息资源、本信息资源和表信息资源，如下：档案信息资源管理系统信息生产者管理系统信息本体管理系统信息技术系统基于档案信息资源组成关系的档案信息资源管理系统，从广义档案信息资源管理概念出发，强调了其中的“元”、“本”和“表”的元素，但忽视了档案信息环境管理的相关元素，如宏观管理环境的信息政策。

依照档案信息资源空间区域，可将档案信息资源管理系统分为：国际档案信息资源管理系统国家档案信息资源管理系统地区档案信息资源管理系统机构档案信息资源管理系统基于档案信息资源空间区域的档案信息资源管理系统结构，从广义档案信息资源管理概念出发，符合人们的认识思维，但未能揭示档案信息资源管理系统中的主要元素。

另外，从狭义档案信息资源管理概念出发，可按照档案信息资源形成时期和档案信息资源内容的角度进一步认识档案信息资源管理系统的结构。

形档案信息资源管理系统三、档案信息资源管理系统成果介绍尽管档案信息资源管理系统是档案管理现代化的产物，但档案界已积极将其应用于社会实践中，并取得可喜的成果。

国内外的已有成果，值得我们借鉴学习。

这些已有成果，大都是基于狭义的档案信息资源管理系统的概念进行开发设计。

（一）国内已有成果1、福建电力数字档案信息资源管理系统【成果简介】该项目采用完全基于全文检索技术的集中存储－分布式管理的应用模式采用完全基于JA V A/J2EE架构的B/S结构,其功能涵盖了电子文件－电子档案生命周期的所有业务流程,并提供详实的操作日志和检索日志,实现了对电子文件－电子档案的访问监控2、甘肃省电力公司数字档案管理系统【成果简介】该系统是继办公自动化系统之后的有一个重要的系统,紧密结合公司档案管理的实际需求,与办公自动化无缝结合,实现了文档一体化、档案自动立卷、图纸在线调阅、声像档案在线流媒体播放、档案的本地及远程在线借阅等功能,在公司本部和14家基层单位已开始成功推广应用3、档案及文献信息资源集成化管理和社会化服务系统研究（上海市浦东新区档案局）【成果简介】系统采用了大量档案管理基础技术、信息化集成技术,融合社会化服务的概念,提供了一套基于B/S架构,对海量数据提供有效的收集、组织、存储、检索、发布的工具构件及关键技术,提供了面向对象、开放式的系统架构、提供分布式的资源组织模式，过资源的分布与集中架构技术与Web/Service、J2EE、XML标准的利用实现跨地域跨平台的资源共享4、地震科技档案资料自动化管理、资源集成及共享系统建设【成果简介】该项目是“十五”期间为推进地震科技信息工作自动化和资源集成共享的重点工作，由地震科技档案管理系统、地震科技资料管理系统以及网上查询系统等三个子系统、2个课题所组成,是集研究、应用、推广于一体的综合性应用研究项目。