《办公室管理》第二章

王琳先进入了自己的办公室，首先映入眼帘的是窗 台上的各式盆景和竟相开放的各色鲜花。进门在右 边是棵高大的绿色灌木，很清闲的感觉。不过可能 因为许总不在，也暂时没有秘书专门负责监督的缘 故，清洁公司并没有把地上的落叶清扫干净。王琳 的办公桌上有一台电脑、传真机、三部电话，一些 文件格、文件夹和几页未装进文件夹的散开的文件， 另有一些笔筒之类的必备用品。办公桌的前面放着 一些为客人准备的椅子和沙发。办公桌后面是自己 的座椅。再后面则是靠墙的大型立柜，里面分格分 层放着各类文件和书籍，但是却有一些凌乱。大型 立柜的旁边紧挨墙的地方，有个齐腰的矮柜，上面 放着饮水机，小柜里放着一些纸杯和咖啡、方糖之 类的饮料和食品。
许总的办公室要比王琳的办公室大一些，基本的摆 设没有很大的差异。宽大的办公桌上也有一台电脑， 另外只简单地摆着电话和一些文件夹，有两个并列 的靠墙立式柜，在另一面靠墙的地方环形摆开的是 沙发。整个办公室体现的是一种简约美，让人心旷 神怡。 王琳打量完两个办公室，对自己的工作应该从哪里 着手也基本了然于胸。她打开窗帘，打开空调，调 节好办公室的温度、湿度。之后将窗台，办公桌， 电脑……凡目光可及的地方都细细地擦过，饮水机 里的水不多了，应该和送水公司联系一下，储备的 办公日用品也应该再补充，应该再去买点书法绘画 之类的物品装饰一下墙面……她想好好美化这里的 办公环境，不仅给许总，也要给来访的公司内外的 客人一个良好的印象。 清洁整理工作基本告一段落，现在正好是8：30
维护办公环境
整洁 明快 方便 实用 环保 维护空气环境 维护光线环境 维护颜色环境 维护声音环境 维护设备环境
维护空气环境
四度 温度 湿度 清洁度 冬季：20—22；夏季：23—25。 理想湿度：40%-60%。 新鲜程度：正常的通风标准是2000 立方米/人/小时。 洁净程度：植物净化空气 流动速度 22°c左右，空气流速0.25米/秒。
美国一家家具公司，利用先进的灯光技术制 造了虚拟加州海滩氛围的工作环境，工作人 员可以穿着海滩短裤、T恤上班，享受100% 的新鲜空气和自然光。有趣的是，根据美国 《商业周刊》报道，这家公司的生产率因此 增加了15%，其中，有8位被挖墙脚跳槽的员 工，在离职两星期后自动回来报到，原因是 “他们无法忍受其他单位晦暗的工作环境”。
办公桌椅 电脑 电话 复印机 打印机 传真机 文件柜 书报架 办公文具 报刊资料 饮水机等 必需品 设计精美 坚固耐用 规格、颜色、款式 等风格一致
办公桌椅
大小适中、美 观实用 根据工作性质 配置 多平面转角电 脑办公桌 桌椅摆放注意事项： 1. 员工办公桌应按照工作程 序的顺序，以直线对称的 原则，朝同一方向摆放； 2. 各座位间通道大小要适宜； 3. 应使光线来自左上方； 4. 办公桌应放置在靠柜、墙 前方； 5. 应时刻保持办公桌面的整 洁有序
办公环境管理的意义
办公室环境的营造，与单位的管理思想息 息相关。 它反映着单位的理念、形象、功能分隔、 关系建立等信息。 它反映着在这个环境中工作的人的精神 风貌、审美情趣以及工作作风等。 它对工作效率和工作效果产生影响。
管理办公环境
1．空间环境
2．视觉环境 3．听觉环境 4．空气环境 5．安全环境
思考： 丁辉的秘书小向在办公室环境 管理方面存在哪些问题？
办公环境
广义：一定组织机构的所有成员所处的大 环境。 狭义：一定的组织机构的秘书部门工作所 处的环境。
办公环境
硬环境（自然环境/物理环境） 办公室所在地 建筑设计 室内空气、光线、颜色 办公设备 办公室的布局、布置 软环境（人文环境） 个人素质：宽容开朗 人际关系：和谐宽松，彼此尊重，以礼相待，心情舒畅 工作作风：文明健康、积极向上、团结合作 软环境比硬环境更为重要 营造良好的办公室氛围，需要每一个人的共同努力
秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌， 常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以 及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将 办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品 乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和 维护公用区域，也常将公用资源如电话号码 本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌， 常常使别人找不到，影响了工作。 秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满 灰尘，办公桌上堆的满满当当，电脑键盘污 迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日 常用的“访客接待本”也总是找不到。自己 的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。
0.4
0.86 1.09 0.38
2.48 1.33 2.37 2.49 1.29 4.11 2.91 3.53 1.57
维护光线环境
光源 自然光 日光灯 白炽灯 方法 窗户采用百叶窗 室内布置日光灯 采用平滑或不透明玻璃的 屏风 办公桌上安放加灯罩台灯 避免因物品反光刺激人的 眼睛
有意思的办公室
采用植物净化空气
1. 2. 3.
原则 根据室内空气污染有针对性地选择植物。 根据室内空气污染程度选择植物。 根据办公室空间面积的大小选择和摆放植物。
2 部分植物空气净化值（mg/m ）
植物名称 常春藤 绿萝 元宝树 发财树 黑美人 非洲茉莉 黄金葛 孔雀竹芋 一帆风顺 散尾葵 甲醛 1.48 0.59 0.48 0.93 苯 0.91 氨
维护声音环境
理想声强： 1. 尽可能让办公室远离噪音源。 20-30分贝 2. 采用隔音玻璃、隔音板等控 制噪音，采用地毯、窗帘等 来吸收声音，种植绿化带。 3. 按照工作流程布置座位，以 减少往返走动之声。 4. 如有条件，可在工作休息时 段播放一些轻快抒情的音乐 来调剂身心。
维护设备环境
上班后： 用吸尘器清洗地毯，打扫房间； 擦好办公桌、椅子、档案柜、电话机等， 电话机拨盘和电话听筒的两端还需经常消 毒 为办公室内的花卉浇水、整理枝叶等； 清除纸篓内的纸屑； 看墙壁饰物，如挂画、工艺品、镜框等是 否有歪斜；
有空调器的房间调节好室内温度，有百叶窗 的调整好方向，使之保持一致角度； 日历翻至正确日期，检查时钟是否正确； 盖章用的橡皮印改为当天日期； 报纸、杂志等排列整齐，墨水、便条纸、圆 珠笔、铅笔等补充就绪； 将日程表和必要的文件资料置于上司和自己 的桌上； 备好当天的报纸让上司能马上阅读； 准备好茶水。
下班前： 将所有散置的纸张放进抽屉中去。如果这些 纸张必须保留在办公桌上，则将它们装进文 件夹中。 查看所有办公室现代化工具是否已经关闭， 电源是否切断，抽屉、橱窗等是否均锁好等 等。
你是合格的秘书吗？
秘书初萌每天一上班和下班前都将自己的工 作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同 时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打 印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当 她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台， 废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工 作，以维护办公环境的整洁。
维护颜色环境
墙壁 地板 天花板 办公器具 柔和协调，平静舒适 基本色：绿色、黄色、白色 内墙：白色、乳白色 地板：棕色 天花板：白色 会议室：浅色、中性色 会客室：欢愉的、中性色 走廊：明亮色 休息室：蓝色或淡红色 地下室与贮藏室：具有高度 反射光线的颜色
秘书王琳今天来得比往日都早，她准备利用 公司许总出差之际为许总归来后创造一个舒 适温馨的工作环境。 许总的办公室在最里间，王琳的办公室就在 许总办公室的外面，两屋有一扇门相通。任 何人要进入许总办公室都得从王琳的办公室 通过。王琳的办公室就相当于枢纽和窗口。 其他的部门呈半环形分布在王琳和许总办公 室的对面。
公共办公环境优化措施
经常清洁整理台面、地面、家具及门窗等处， 桌面、地面无抛弃物、无水迹。 及时清洁来访客人用过的茶具、烟灰缸等， 重新摆好待用；饮水机定期清理消毒。 不乱堆放杂物和私人物品，保持整洁美观。 正确使用和维护复印机、传真机等办公设备， 注意设备周围清洁。
办公环境的保持
第二章 办公室环境管理
授课人：饶军丽
作业反馈
交流一下大家搜集整理的有关办公室工作经 验
把每一件简单的事做好就是不简单； 把每一件平凡的事做好就是不平凡。 ——海尔集团 总裁 张瑞敏
案例导入
凌力是一家咨询公司的经理，一天他来 到老朋友丁辉的公司，看到朋友的公司非常 凌乱，显然没有清扫打理过。于是他问朋友， 为什么会这样，是不是公司遇到什么难题了？ 朋友说那倒没有，只不过今天保洁公司的员 工有事未能及时前来打扫而已。听了朋友的 这番话，凌力觉得很诧异，问道：“那秘书 呢？她也没在吗？”丁辉说：“在 啊。”“那她为什么不打扫呢？”凌力觉得 无法理解。没想到，丁辉一脸苦笑地说： “她说她是秘书，不是清洁工。”
正说着呢，电话响了，透过玻璃，凌力看见秘书 向文站起来走到位于窗户附近的公用话机前去接电 话，电话是找经理助理的。这会儿助理没在，对方 要留言，只见小向走回到办公桌旁的抽屉里翻找用 来做记录的纸张。记录完毕，小向把这张纸压在了 经理助理的水杯下面。刚在电脑前坐下，公关经理 进来要一份资料，小向又赶忙起身走到文件柜前找 资料。拿着资料走向公关经理的时候，小向的高跟 鞋带住了有点脱落的电脑电源线，只见电脑屏幕闪 了几下，小向也差点儿跌倒，亏得公关经理手快扶 了她一把。不长的时间里，小向已经在屋里转了好 几个圈，真是够忙乱的。看到这里，凌力意味深长 地说道：“秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁、 舒适、方便、安全的办公环境却是一个秘书应尽的 职责，你应该好好让她学学。”
个人办公环境优化措施
1、办公桌上必备物品的放置 电话（放在左手方便拿到的位置） 电脑（放在靠左面的位置） 常用参考书、文件夹（靠边放置整齐） 常用文具用品(桌面井然有序）、办公桌抽屉（零散 类文具、物品等有序放在抽屉里） 2、整理办公环境的方法 将不常用的东西转移到其他的地方（文件柜）； 该扔则扔，不要移师暗处，清理过期的文件和旧的 阅读材料（销毁或卖掉）； 办公桌椅、抽屉，不要放置与办公无关的东西。 将物品放在固定地方。常用公共物品用后放置原位。 下班最后一件事 --- 收拾办公桌
（2）领导办公区域 （3）公共办公区域 2．维Hale Waihona Puke 目的 （1）清洁卫生 （2）整齐有序
维护办公环境
1、明确责任区域 2、经常清洁整理责任区 3、设备、物品放置适当，取用有序
秘书办公环境维护的范围
1、个人办公环境 包括办公室和相应办公区域、常用办公用品和 设备 2、领导办公环境 指领导的办公室、会客室、经常使用的办公设 备和用品。 3、公共办公环境 接待室、会客室，公用文件柜、档案柜、物品 柜、茶水桌、饮水机等。
办公室环境管理
维护办公环境 检查办公环境 布局办公环境
[本章学习要求]
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会进行办公环境的日常维护 会进行办公环境的安全管理
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懂得办公室布局常识 会科学地布置办公室
维护办公环境
办公室空间概念新主张
蜂巢型 密室型 鸡窝型 俱乐部型
1．办公区域 （1）个人办公区域
办公室的空间环境，指的是房屋建筑与分配， 办公空间的大小，家具、办公设备的布置； 办公室的视觉环境，包括色彩、光线等； 办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或 无益的声音； 办公室的空气环境，指由生理、空气因素 （湿度，温度，空气流通与净化）造成的办 公室的整个气氛； 办公室的安全环境，指的是办公室的健康与 安全。
领导办公环境优化措施
经常清洁整理领导办公桌的桌面、地面、门窗等， 做到窗明几净。 领导会见客人后，要及时整理会客室，使茶具、烟 灰缸等恢复到备用状态。 定期整理文件、资料，按有关规定归档、清退或销 毁。 精心养护领导办公室、会客室内的各种花卉或绿色 植物，保持其良好的外观形态。 下班要离开时要检查领导办公室的计算机等设备和 电源开关，确保安全，关好门窗。