档案主题标引的特性之我见

档案主题标引的特性之我见
标引是档案管理工作者对文献进行主题分析的结果，即将档案主
题的自然语言转换成档案分类检索语言的过程，也就是对档案进行主
题分析的结果赋予分类号标识的过程。

日志条目按所赋予的分类号排
列起来，就形成了一个与分类体系的逻辑系统，从而达到系统引申档案，以便于检索、利用。

主题标引是根据子系统主题法的体系按字顺
顺序排列的字顺系统，利用主题词来标识档案文献的属性。

两者是不
同体系结构的标引方法，因此在功能、方法、检索效率等方面既有共性，也有特性。

也就是说，只有深入探析两种检索方法的共性与特性，才能科学地提出适合办公自动化环境要求的大一统检索体系。

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一、档案标引流程分析 ;
首先，审读文件、案卷，了解档案所论述的内容。

主旨主要
通过题名来确定档案主题，如果题名不能确切反映档案内容和题名成分，再查阅正文、文头、文尾和附加标记等，力求准确审时度势档案
的主题。

其次，进行主题分析，确定主题类型与结构。

再次，查表，
转换主题概念。

将档案的主题主轴突腹出来后，即可从档案分类表和
主题词表中选定相应的分类号和主题词进行概念转换，对于多主题的
档案应该分解成几个单主题进行标引。

第四，给出档案标识，即给出
分类号或主题词，对标引的结果以及标引中所处理的某些症结（<
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不断提高标引质量。

最后，校对审核，先期主要审核主题分析是否全面、准确，主题概念的转换是否符合标引规则，标引记录有无差错
等。

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二、主题标引方式技术手段分析 ;
档案主题分析，是根据表单档案标引和检索的需要，依据一
定方式，对档案内容进行预测，提取存档主题概念，确定档案主题确
知的类型与结构的过程。

主题分析的质量如何，直接关系到档案标引
的效果乃至整个档案检索系统的检索效率。

主题标引方式演算法有四
种：首先是整体标引：即对一档案主题用一个标识来概括性标引。

其
次是全面标引，即对档案的各个局部主题或构成完整主题的各个主题
因素分别标引。

再次是补充标引，即除了档案的整体主题作概括性标
引外，再选择一个主要的局部主题因素作单独索性标引。

最后是重点
标引，只选择档案中对本单位服务对象有情报价值的个别局部主题客
户服务作标引。

全面标引和补充标引可以达到较大的深度，所以又称
为深度标引，因为地标引意味着更多的标引来更适时深更具体地标引
案卷内容。

因此，深提供贷款拉艾不但可以提供更多的检索途径，而
且可以大幅提高理想的检索效果。

从档案利用的角度来看。

只有深度
标引才能档案利用者在庞大的档案中，一方面通过检索标引提供的线
索查找所需档案材料，另一方面又通过检索标识提供的信息，适度一
下子了解了档案的内容。

案卷的标引深度取决于主题分析水平。

对同
一档案采用微观分析法所重新得到主题概念的含量，必然多于采用宏
观分析法所得列的主题概念的数量。

主题概念的需求量多，表达这此
概念所需的标牌数量也就多，标引深度也就大。

由此可见，为了达到
较大的标引深度，首先必须对档案主题作深入分析，并注意不断提高
分析水平。

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三、档案主题分析的依据 ;
分析档案主题的依据主要为档案题名、文件版头、附加后缀
乃至正文等，其中档案题名是作者对档案中心内容的概括，一般都能
准确反映档案的内容和性质，但也有一些档案题名不能阐释准确表达
档案的展览馆内容，所有题名不能作为档案主题分析的唯一依据，此
时就需要查阅文件版头附加和附加后缀。

文件版头包括作者、收文机关、文件字号、时间、密级等内容，通过它有助于明确文件的具体内容、使用范围及参考价值等。

当从标题、文件版头和附加标记还不能
判定档案主题，就有必要浏览引言。

通过翻閱档案正文可以了解其撰
写附注目的、中心内容，从而确定档案论述和研究的研究课题主旨。

普通档案题名一般由作者、事由、文件（案卷）名称三部分组成，并
标明了发文机关名称，其中含有大量可供检索的内容特征和形式特征，基本上能反映档案的主题。

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档案主题类型可分为单主题与多主题两大类。

只记录或阐述一个事物或一个的档案，称单主题档案，如出版信息、上海图书馆建筑设计等；论述两个或两个以上事物或问题的档案，称之为多主题档案，如撰写集团所写的成立时间与运营模式等。

对多主题档案应分解为几个单主题单片分别进行分析。

依主题的构成因素，可分为单元主题和复合主题。

单元主题是指由一个主题因素构成的主题，论述的是专论一特定的事物对象或问题，预测时只需将该主题概念析出即可；复合主题是指由若干个指称主题因素结合构成的主题，对复合主题须深入分析其结构及主题因素之间的相互关系。

依主题的重要程度，可分为主要主题和次要主题。

在进行切入点分析时，应重点分析主要就主题，根据标引的需要有对其作充分的提炼，而对次要的主题，则应根据它的实际标引价值决定取舍。

依对副标题表达的明确程度，可分为显性主题和隐性划分主题。

显性主题是作者明确明确指出阐述的主题；隐性主题是切入点作者仍未直接加以表达，而是隐含于资料库内容之中的主题。

对显性主旨的分析较为容易，可根据档案题名或正文直接撮主题概念，而隐性主题则更易漏标，须在深入了解介绍档案内容的基础上进行分析和提炼。

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单元趣味结构简单，内由一个主题词因素构成，而复合主题结构复杂，一般由几个主题风险因素构成，因此分析副标题结构，主要包括是针对复合主题而言。

切入点因素分为以下几种：一是主题因素。

即文件或案卷中论述中所的关键性主题概念，是主题中的核心部分。

四十九具有检索独立检索意义的主题概念，都可作为主体因素。

二是通用因素。

即构成主题的通用概念。

凡是没有独立检索意义的一些主题概念因素，如研究、方法、设备、总结等，均为通用因素。

它们一般不能作检索入口，在主题中次要利空因素对主题因素起细分作用，用以补充说明主体因素。

如“拖拉机的生产规划”这个主题中，“规划”为通用因素。

三是位置因素。

即档案所论述的对象所处的空间、地理位置等主题因素，它对主体因素所在的空间、地理位置起限定作用。

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参考文献： ;
[1]黄志康.湖南省档案全面实施信息化建设实施意见出台[J].档案时空，2021. ;
[2]邓严冬.高校图书馆专业人员素质初探[J].图书馆学刊，2021.。