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外贸邮件专家系统
--外贸企业应用方案
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一、解决方案阐述
外贸行业跟传统行业最大的不同在于由“以产品为中心”逐渐转变为“以客户为中心”，可以说把握住客户就等于把握住了企业发展的命脉，如何管理和服务好客户？开发一个客户的过程往往也是开发一个新产品或项目的过程，如何对过程进行管理？如何有效的开发新客户？如何最大程度保证客户不被流失和客户资源的安全，成为一个外贸企业是否能实现跨越
性发展，赢得未来的胜利的关键，外贸行业的主要特点是：贸易形式的多样化，业务流程的多样化，产品结构多样化，产品开发复杂，成本计算困难等等。

1、外贸企业管理电子邮件中存在的问题
(1)一般外贸企业业务员主要通过Email的方式与客户及潜在客户进行业务联系。

一般都是使用Outlook Express, Foxmail等单机版的客户端邮件系统，不可避免的碰到以下是使外贸企业头疼的问题：
业务邮件分散在各业务员的Email系统中，领导无法查询、监督及审批管理，更无法进行客户资源的统一管理。

(2)邮件作为公司最重要的资源，如何备份，如何归档成为企业的网络管理员的一项不可能完成的任务，邮件越来越多，容量从一个Ｇ到十几个Ｇ不断的增长，有一天突然打不开怎么办？系统或硬盘坏了怎么办？中了病毒，邮件被莫名其妙删除怎么办？业务员走了，邮件及客户资料也带走了，或者恶意删除，这些就好象是一颗不定时的炸弹，无法知道什么时候会发生，如何才能有效的避免。

大量交往记录无法有效整理，仅靠邮件系统无法做到按客户、联系人甚至按项目、报价、合同、服务请求分别归档，客户资源无法有效的整理和分析。

(3)通过参会，外贸推广获取的大量询盘和客户资料缺乏有效和持续的跟踪和挖掘，造成商业机会流失。

(4)在环球资源、阿里巴巴、GOOGLE、百度等网络花大量的资金做广告，每天都有很多意向客户来询盘、报价、打样，如何去管理它们，如何保证不同业务员不重复给同一个客户报价或跟踪，保证客户和业务员点对点的服务？如何最大效率的开发成功客户？负责开发客户的业务员每天在干什么？这些都是一个个难题。

(5)开发项目是一项复杂而困难的劳动，占据业务员大量的时间，主要有：
A、询/报价阶段：如何有效的管理和审批，报价的依据是什么？工厂提供的大量的价格数据如何分析？
B、打样/样品开发阶段：如何跟报价相结合，打样的版本如何控制，样品如何管理？
C、项目/产品开发档案管理：如何准备记录下所有产品开发的过程，并归档，供以后或大货作参考，产品的图纸、文档及原始资料如何保存并共享？
2、为什么要使用外贸邮件专家系统
(1)业务人员每天将大量的时间用于处理单据和重复性工作，历史数据不能方便的被业务人员检索和调用，日常操作停留在手工劳动，无法发挥业务人员的最大价值。

(2)垃圾邮件太多，如何能有效的防范。

(3)为什么老是电脑网络老是会中病毒，总是无休止的重装系统，其实90%的病毒是通过电子邮件进行传播的。

(4)历史沉淀下许多有用的销售数据及邮件却不能利用为决策参考信息，为下一年产品开发和经营方向参考。

(5)人员流失造成客户资源流失和新员工接手原工作的缓慢，有用的销售经验不能有效的内部传递。

作为企业的决策者总是感觉，为什么我很忙，但却不知道赚了多少钱，业务员每天都在干嘛？货物/打样为什么老是出错？
3、外贸邮件专家系统介绍
外贸邮件专家系统解决了外贸公司加强对电子邮件管理的迫切需求，将电子邮件统一处
理和存储，所有的邮件都通过系统收发，系统中的自动分发功能将以前外贸公司必须通过手工分发的问题彻底解决，大大提高工作效率，也提高了公司的管理能力。

可方便的实现老板或经理对邮件的监督和查询；将邮件与客户关系管理、业务系统等有机的结合，实现了对客户邮件以及其它资料的有机整合，客户可方便的查询到某个客户的所有来往邮件记录；同时系统彻底的解决了业务人员飞单的情况以及方便快速的实现新老业务人员的交接；系统还提供全面的权限管理功能，保障公司邮件资源的安全，也就保障了客户的安全。

可以说，使用了外贸邮件专家系统之后，您就可完全放心的将精力放在发展业务上了，而不用担心电子邮件的事务了。

二、外贸邮件专家系统特色及功能阐述
1、网络版系统，邮件集中存放在服务中，统一分发和处理，保障数据安全
（1）所有Email等资料都会存入到服务器端，业务员跟据权限处理邮件。

（2）多种备份方式：自动备份、打包备份、手动备份等，保证资料万无一失。

（3）根据系统管理员设定的转发规则，自动将邮件分发给相关人员处理。

2、系统提供严格的各级权限管理，杜绝业务员飞单
（1）业务人员只能查看和修改其权限内的数据，高层及经理可设定查看其他人员的客户信息。

（2）管理人员还可控制邮件删除的权限，并且已删除邮件可以恢复和跟踪。

3、方便高效的领导查询和监督功能
高层和主管可以根据各种条件的组合灵活检索所有的往来Email，查看和监督日程业务的运作和进展情况，包括建立的文件夹，发出的邮件和处理邮件的情况以及客户开发的进度等等。

4、系统提供强大的收发审批功能
企业可以基于业务员或特定的客户建立Email审批流程，对于新业务员、重点或敏感客户，主管可以设置审批程序,审批通过的邮件方可由业务员发出。

审批未通过的，需根据主管建议作相应修改，直至通过审批。

5、智能化自动分发功能，解放老板或经理，再也不需花时间在分发邮件上
对于公共邮箱，可设定邮件转发规则，实现邮件分发自动化、智能化。

6、与客户管理系统完美结合，实现邮件与客户的有机联结
（1）对于Email地址在系统中不存在的邮件，用户可依此创建新的销售线索，进而可以转换为联系人/客户和销售机会，或将该Email地址与系统中现有的相应联系人相关联。

（2）对于所有的往来Email，标注相关的属性，如：报价单、订单、发票等，从而将进行归类管理，方便查询，节省业务处理的时间，并建立统一的客户往来信息数据库。

（3）可进行客户区域管理、联系人管理、状态管理等。

7、使用方便、界面友好，并能大大提高业务人员工作效率，深得业务人员喜爱，避免了业务人员对系统的抵触
（1）使用传统与现代相结合的界面，所有功能一目了然，使用方便。

（2）充分内置了许多操作便捷功能，如快速拖曳、直接通过点击批量填加客户、数据快速导入等功能，大大提高工作效率。

8、群发功能协助您轻松推广业务及联络感情，推动公司业务发展
（1）群发功能可以从文件中导入地址，也可从客户中批量添加地址，而且每封信都能对
应所设定的称谓，充分尊重客户。

（2）将样品信息快速发给相关客户，也能在如节日时给客户发去问候。

（3）使用灵活方便，并可自动记录所有群发结果，进行统计分析。

9、强大的垃圾邮件防范功能
有效防范垃圾邮件，可以设定多种过滤方式，也可以分公共邮箱和个人邮箱过滤。

10、简单快速的远程访问，方便分支机构或远程移动办公
（1）提供简单快速的远程访问服务，老总、经理或业务员出差或在家中都可以处理自已的邮件，处理方式跟在公司一模一样。

（2）支持ADSL等动态IP接入方式，无需增加任何额外的费用。

数据通信可以自定义加密方式，保证数据安全。

11、能将业务发展过程有效串联
如公司通过群发邮件、国内外展会、广告或推广发布信息——客户询盘——自动分配给相关业务人员联系——回复客户(将意向客户添加至客户档案)——领导审核——客户确认(订单)——安排下单等一系列联系的过程通过系统快速、便捷的实现。

12、系统还具有很多其他功能
（1）公司统一邮件模板管理，提升公司形象，规范公司发出的邮件。

（2）海(国)外邮箱转发，确保邮件准确到达目的地。

（3）灵活设定邮件读取范围，可将邮件自动分页，有效解决邮件量大的问题。

（4）邮件标签管理，进行标签的方式管理。

13、邮件及客户资料移交
当业务员离职或需交换客户时，快速将业务员的业务资料(邮件，传真，客户等等)交接到另一业务员，实现业务无缝交接管理。

14、分布式服务器集群管理
当用户数量大(200用户以上)，邮件量多(30G/月)，可通过配置分布式服务器，将负荷均衡到各台服务器中。

三、外贸邮件专家系统两种典型应用模式
根据企业网络环境和Internet应用方式的不同，主要有两类不同的应用模式：
（１）局域网＋ ADSL等方式接入Internet ＋企业邮局应用；
（２）局域网＋ ADSL等方式接入Internet ＋一个POP3信箱共享应用。

下面，就这两种不同的应用模式特点及具体实现详细介绍如下：
局域网＋ADSL等方式接入Internet ＋企业邮局应用
对于已经设立企业邮局的用户，外贸邮件专家系统也可以很好地配合应用，使企业的邮件应用更加方便，更加可靠规范．企业注册有域名（如：panyname）并设立企业邮局，拥有n个域名级的POP3信箱（如：），外贸邮件专家系统可以集中＂管理＂这n个POP3信箱，外贸邮件专家系统可以统一收取这n个POP3信箱的Email并投递至LAN邮件服务器中相应的POP3信箱中去。

具体应用模式请参见图所示：
局域网＋ADSL等方式接入Internet ＋一个POP3信箱共享应用
对于尚未注册域名的用户，外贸邮件专家系统可以通过一个POP3信箱的“共享＂应用来实现企业对Internet邮件的整个公司的规范使用．这是一个非常规的应用模式，企业只拥有一个Email信箱，譬如：，在企业局域网LAN中设立一个外贸邮件专家系统邮件服务器，此时，外贸邮件专家系统只是一个局域网邮件服务器，同时，外贸邮件专家系统是一个特殊的邮件网关，可以解释标准Email地址的＂发件人姓名＂信息，譬如：name<>，IMail 20XX系统可以识别<>前的＂name＂信息，依据不同的”name”信息将邮件分发至局域网LAN中邮件服务器相应的POP3信箱中。

具体应用模式请参见图所示：
四、外贸邮件专家系统在外贸公司实施之后的收效：
1、企业员工在公司局域网中都拥有一个的Email信箱，员工之间的交流十分方便，不通过因特网流转，保密性好；
2、对于外发的邮件，都可以按照预先的设置，分别将邮件发送者自动替换成公司规定的对外Email地址：等，达到公司统一对外邮件地址的目的；
3、对于所有进出的邮件都有完整的归档备份，有专门的智能检索工具，可以按照发件人、收件人、邮件主题、发（收）件日期时间等信息来检索；
4、对于接收到的邮件，安装可维护的分检规则呈送给收件人，可以按照信箱地址分检，也可以按照邮件主题分检，可以自动抄送副本给他人，甚至可以按照客户（发件人）的Email 地址分检呈送；
5、对于外发邮件，可以设置审核规则，由主管签审之后发送。

五、外贸邮件专家系统功能介绍
第1章用户登陆
1.1 系统登录
在系统登陆窗口中用户需要输入用户名称和密码，按【确定】登录；按【取消】取消登录。

图系统登录界面
【注】：用户名称即用户帐号（管理员预先分配好）
如果用户安装本系统后第一次登陆，管理员可以用超级用户身份登陆（用户名称：Admin 密码为空）为自己创建一个新的帐户。

使用习惯模式选择：
1.OUTLOOK样式
如果您以前一直使用OUTLOOK EXPRESS 6,并对该软件的使用习惯和模式比较熟悉，可以现在此模式，进入软件后，软件菜单布局和窗口布局和OUTLOOK是完全一样。

2.FOXMAIL样式
如果您以前一直使用FOXMAIL,并对该软件的使用习惯和模式比较熟悉，可以现在此模式，进入软件后，软件菜单布局和窗口布局和FOXMAIL是完全一样。

您可以根据自己的使用习惯和模式选择。

只显示部分邮件设置：
当软件使用较长时间（比如2年），很多邮件不需要用到，可以在此处设置只需要显示出来邮件的时间。

第2章模块功能介绍-系统设置
为了方便用户使用的需要，本系统还提供了常用基础编码维护集中管理：可以执行新建、修改、删除（公司，部门，职务，客户类型，客户状态，客户来源，国家地区，邮件类型，产品类型，群发邮件时间间隔）等最常用基础数据。

操作路径：点击“管理员专区”菜单中的“设置基础分类”，如下图中红框标示的文字：
在如下的界面中，选中您需要维护的项目，如“邮件类型”，此时就可以在右边的列表中进行相应的操作了，如新增一个客户类型，或是修改、删除当前已有的邮件类型。

2.2 部门设置
部门信息是职员的基本信息之一，在进行了公司的基本信息设置后，下面我们将进行部门信息的设置。

操作路径：在【设置基础分类】窗口中，点击“公司信息”中的“部门”。

进入部门管理的界面中，我们可以实现部门的新建、修改、删除、查找等；已添加的部门将显示在列表中，可以单击表头，按“部门简称”、“部门名称”、“部门负责人”、“部门说明”等进行排序
（1）新建部门信息
点击部门管理窗口中工具条上的“新建”，或者在部门列表窗口点击鼠标右键，选择“新建”按钮，进入新增部门窗口：
用户可以在此录入部门的基本信息，其中“部门简称”和“部门名称”为必填项。

（2）删除部门信息
选定列表中的对应部门条目，单击部门管理窗口中工具条上的“删除”按钮，弹出对话框确
认是否删除对应条目。

注意：部门信息也是企业的重要信息，用户端也只有在管理员分配了相应的管理权限下
才能进行“部门设置”的新建、修改、删除等操作。

2.3 职务设置
职务信息是职员的基本信息之一，在进行了部门的基本信息设置后，下面我们将进行职务信息的设置。

操作路径：在【设置基础分类】窗口中，点击“公司信息”中的“职务”。

进入职务管理的界面中，我们可以实现职务的新建、修改、删除、查找等；已添加的职
务将显示在列表中，可以单击表头，按“职务名称”进行排序
（1）新建职务信息
点击职务管理窗口中工具条上的“新建”，或者在职务列表窗口点击鼠标右键，选择“新建”
按钮，进入新增职务窗口：
用户可以在此录入职务的基本信息，其中“职务简称”和“职务名称”为必填项。

（2）删除职务信息
选定列表中的对应职务条目，单击职务管理窗口中工具条上的“删除”按钮，弹出对话框确认是否删除对应条目。

2.4 客户类型设置
客户类型信息是客户的基本信息之一，在进行了职务部门的基本信息设置后，下面我们将进行客户类型信息的设置。

操作路径：在【设置基础分类】窗口中，点击“客户”中的“客户类型”。

进入客户类型管理的界面中，我们可以实现客户类型的新建、修改、删除、查找等；已添加的客户类型将显示在列表中，可以单击表头，按“客户类型名称”进行排序
（1）新建客户类型信息
点击客户类型管理窗口中工具条上的“新建”，或者在客户类型列表窗口点击鼠标右键，选择“新建”按钮，进入新增客户类型窗口：
用户可以在此录入客户类型的基本信息，其中“客户类型简称”和“客户类型名称”为必填
项。

（2）删除客户类型信息
选定列表中的对应客户类型条目，单击客户类型管理窗口中工具条上的“删除”按钮，弹出对话框确认是否删除对应条目。

2.5 客户状态设置
客户状态信息是客户的基本信息之一，在进行了职务部门的基本信息设置后，下面我们将进行客户状态信息的设置。

操作路径：在【设置基础分类】窗口中，点击“客户”中的“客户状态”。

进入客户状态管理的界面中，我们可以实现客户状态的新建、修改、删除、查找等；已添加的客户状态将显示在列表中，可以单击表头，按“客户状态名称”进行排序
（1）新建客户状态信息
点击客户状态管理窗口中工具条上的“新建”，或者在客户状态列表窗口点击鼠标右键，选择“新建”按钮，进入新增客户状态窗口：
用户可以在此录入客户状态的基本信息，其中“客户状态简称”和“客户状态名称”为必填项。

（2）删除客户状态信息
选定列表中的对应客户状态条目，单击客户状态管理窗口中工具条上的“删除”按钮，弹出对话框确认是否删除对应条目。

2.6 客户来源设置
客户来源信息是客户的基本信息之一，在进行了职务部门的基本信息设置后，下面我们将进行客户来源信息的设置。

操作路径：在【设置基础分类】窗口中，点击“客户”中的“客户来源”。

进入客户来源管理的界面中，我们可以实现客户来源的新建、修改、删除、查找等；已添加的客户来源将显示在列表中，可以单击表头，按“客户来源名称”进行排序
（1）新建客户来源信息
点击客户来源管理窗口中工具条上的“新建”，或者在客户来源列表窗口点击鼠标右键，选择“新建”按钮，进入新增客户来源窗口：
用户可以在此录入客户来源的基本信息，其中“客户来源简称”和“客户来源名称”为必填项。

（2）删除客户来源信息
选定列表中的对应客户来源条目，单击客户来源管理窗口中工具条上的“删除”按钮，弹出对话框确认是否删除对应条目。

2.7 国家地区设置
国家地区信息是客户的基本信息之一，下面我们将进行国家地区信息的设置。

操作路径：在【设置基础分类】窗口中，点击“客户”中的“国家地区”。

进入国家地区管理的界面中，我们可以实现国家地区的新建、修改、删除、查找等；已添加的国家地区将显示在列表中，可以单击表头，按“国家地区名称”进行排序
（1）新建国家地区信息
点击国家地区管理窗口中工具条上的“新建”，或者在国家地区列表窗口点击鼠标右键，选择“新建”按钮，进入新增国家地区窗口：
用户可以在此录入国家地区的基本信息。

（2）删除国家地区信息
选定列表中的对应国家地区条目，单击国家地区管理窗口中工具条上的“删除”按钮，弹出对话框确认是否删除对应条目。

2.8 邮件类型设置
邮件类型信息是邮件分类的基本信息之一，下面我们将进行邮件类型信息的设置。

操作路径：在【设置基础分类】窗口中，点击“邮件”中的“邮件类型”。

进入邮件类型管理的界面中，我们可以实现邮件类型的新建、修改、删除、查找等；已添加的邮件类型将显示在列表中，可以单击表头，按“邮件类型名称”进行排序
（1）新建邮件类型信息
点击邮件类型管理窗口中工具条上的“新建”，或者在邮件类型列表窗口点击鼠标右键选
择“新建”按钮，进入新增邮件类型窗口：
用户可以在此录入邮件类型的基本信息，其中“邮件类型简称”和“邮件类型名称”为必填项。

（2）删除邮件类型信息
选定列表中的对应邮件类型条目，单击邮件类型管理窗口中工具条上的“删除”按钮，弹出对话框确认是否删除对应条目。

2.9 产品类型设置
产品类型信息是产品分类的基本信息之一，下面我们将进行产品类型信息的设置。

操作路径：在【设置基础分类】窗口中，点击“产品”中的“产品类型”。

进入产品类型管理的界面中，我们可以实现产品类型的新建、修改、删除、查找等；已添加的产品类型将显示在列表中，可以单击表头，按“产品类型名称”进行排序
（1）新建产品类型信息
点击产品类型管理窗口中工具条上的“新建”，或者在产品类型列表窗口点击鼠标右键，选择“新建”按钮，进入新增产品类型窗口：
用户可以在此录入产品类型的基本信息，其中“产品类型简称”和“产品类型名称”为必填项。

（2）删除产品类型信息
选定列表中的对应产品类型条目，单击产品类型管理窗口中工具条上的“删除”按钮，弹出对话框确认是否删除对应条目。

第3章模块功能介绍-职员设置
职员管理是系统中很关键的管理专区之一，所有需要用到本系统的职员都必须在本功能管理中对应设置一个用户名称（用户帐号），以可以使用自己的用户帐号登录系统。

注意：系统内预置有“admin”职员，这是系统初始的管理员，请勿删除该职员。

另外，预置时“admin”并未设置登录密码，为了您系统的安全，您应该在第一时间为其设置登录密码，并妥善保管该密码，避免泄露或遗忘。

操作路径：点击“管理员专区”菜单中的“第一步建立职员及设置权限”，如下图中红框标示的文字：
在本功能中，我们可以新增、修改和删除职员的信息等内容。

点击工具栏中的“新建”或者在职员列表中点击鼠标右键，选择新建，将弹出“新增职员”窗口：
3.1 基本信息
首先设置职员的基本信息。

输入职员的编号，选择部门和职位，系统中预先设置了“总经理”、“部门主管”、“操作员”、“业务员”四种职位，用户可以自行选择，也可以点击新增按钮，进行职位的新增。

此外在职员窗口中，我们也可以输入职员的单位电话、家庭电话、电子产品地址、邮政编码等相关信息。

3.2 功能使用权限设置
功能使用权限设置是对职员使用本系统各功能模块权限的管理，包括对“系统管理”、“邮箱”、“客户”、“产品”等操作权限的分配和管理。

如下图所示，选中要设置权限的职员，然后在红框标示的部分勾选需要赋予的权限，最后点击“确定”即可。

第4章模块功能介绍-邮件帐户设置
4.1 邮件帐户设置
本节将涉及公司邮箱的信息建立，修改以及对应的分发规则等。

注意：邮件帐户的设置只有具有“系统管理员”身份的职员才能进行管理。

操作路径：点击“管理员专区”菜单中的“第二步设置业务员邮箱”，如下图中红框标示的文字：
在本功能中，我们可以新增、修改和删除邮箱等内容。

点击工具栏中的“新建”或者在邮箱列表中点击鼠标右键，选择新建，将弹出“新增邮箱”窗口：
（1）新增邮件帐户
点击新建按钮，或者点击鼠标右键，选择新建，将弹出邮箱帐户的新建向导：。