哈尔滨市城市建设电子档案归档标准

哈尔滨市城市建设档案馆
建设工程电子档案归档要求
一、基本要求
1、建设档案电子文件归档应遵循如下规范：
（1）《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001
（2）《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T ll7-2007
（3）《电子公文归档管理暂行办法》GB/T 18894-2002
（4）《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求：第一部分：电子文件归档与档案管理要求》GB/T17678.l-1999
（5）《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求：第二部分：光盘信息组织结构》GB T 17678.2-1999及其它相关标准。

2、建设档案电子文件应与纸质文件一并向市城建档案移交归档。

电子文件不完整，不准确和不一致的，市城建档案馆（连同纸质文件）不予接收。

3、电子档案与纸质档案一致性。

具有保存价值的电子文件，
必须有相应的纸质文件材料一并归档保存，要求内容一致、文件名一致、目录（编排）一致。

4、真实性：电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致。

能真实准确，与工程实际相符合。

5、完整性：电子文件的内容、背景信息和元数据等无缺损。

必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。

6、有效性：长期完整显示，可读可用。

电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性、易检索性等。

7、安全性：电子文件应集中存储到质量可靠的、可脱机保存的记录载体上。

记录载体要求为只读光盘CD-R或DVD-R。

二、文件格式
1、文本文件：DOC、XML、RTF、TXT
2、表格文件：XLS
3、图像文件：JPEG、TIF、PDF，当一份资料扫描件在两张及以上时，应当转换成一个PDF 格式文件。

4、图形文件：DWG
5、影像文件：MPEG-2、AVI
6、音频文件：WAV、MP3
7、软件产生的特殊格式电子文件应转换成以上通用格式电子文件，如不能转换，应将专用软件或相关程序（如补丁程序、格式转换程序等）收集并刻入光盘。

三、扫描要求
1、前期文件和竣工验收报告在扫描时必须为彩色模式，其他文件可以为黑白模式；
2、竣工图纸的扫描要求消蓝；
3、扫描分辨率不低于300dpi。

四、审查规范
1、归档前应由电子档案形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验。

2、对归档电子文件的基本物理技术条件进行检查检测，内容包括：
（l）记录载体有无划痕，是否整洁，每片光盘均有方形透明薄塑料盒保护。

（2）数据库可用性核查。

（3）核实归档电子文件的真实性、完整性。

（4）与纸质文件一致性。

（5）文件无加密、无压缩，有无病毒、木马感染。

（6）电子文件格式。

对特殊格式电子文件，应核实其相关的阅读软件、版本、操作手册或说明等是否完整或齐全。

（7）光盘背面及包装信息。

应包括建设项目名称、光盘编号、光盘内容、制作（施工）单位、制作日期。

（8）光盘内容、数量。

3、光盘内容：
（1）文件编排。

光盘根目录下存放说明文件、档案移交目录、以及以工程名称为名的文件夹。

”
说明文件为.DOC或.TXT格式，内容注明建设工程名称，建设单位名称，建设单位联系人及联系电话。

档案移交目录为纸质的报送目录的电子版。

文件名标明项目名称。

一个建设工程由多个单位工程组成时，文件夹应按单位工程名称命名。

文件夹内按移交目录建立文件夹并存放相应专业的电子文件。

（2）刻盘要求
选择质量优良的国际名牌光盘。

在容量许可的情况下，一个单体工程的资料不要分刻在两张光盘上。

五、归档时间
建设档案电子文件应与纸质文件同时归档。

哈尔滨市城市建设档案馆。