职场英语：邮件的写作规范及详解

职场英语：邮件写作规范详解
一、基本要素
英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。

1.主题（Subject）：电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。

所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。

英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。

比如：SomequestionsaboutC++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。

例如：
YES：Suppliertraining
NO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太长）
主题框的内容切忌含糊不清。

NO：像Newsaboutthemeeting这样的表达，
YES：应改为Tomorrow'smeetingcanceled。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。

另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。

YES：NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation
NO：detailedcalculation
视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：URGENT：Submityourreporttoday!
2.称谓（称呼Salutation）：如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，注意首字母均大写，这样会让人感觉比较正式。

如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。

比如：“Hello/HiLillian”。

在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“DearPresident”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。

英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。

注意：（1）在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。

YES：Tommy，或者Mr.Smith。

（2）称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。

如：
Jimmy,
IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.
Best,
（3）（4）多过一个男性,用Messrs（[mesz]各位先生的意思）,就是Misters的意思,其后不要跟名字，只跟姓就可以。

如：Messrs.Smith,Wyatt,andFury。

反正，如果多过一位女性，用Mesdames/Mmes./Mses.同样不要跟名字.例子:Mses.Farb,Lionel,andGray。

假如男女一起呢？弄清楚称呼就行，//。

（5）有人有自己头衔就要跟紧，例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时不知道对方头衔，就用Ms.比如：Ms.SarahGray。

（6）职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:
KenGreen,President／KenGreen／VicePresidentofInternationalOperations
NO：KenGreen／VicePresidentofUnicomChina
YES：KenGreen／VicePresident,UnicomChina
（7）老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确：
YES：MichaelJ.Smith,Jr.／MichaelJ.SmithSr.
（8）用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：
DearCommitteeMember:
DearMeetingPlanner:
DearColleagues:ToAllSalesReps:
ToWhomItMayConcern:
DearSirorMadam:
DearMadamorSir:
DearPurchasingAgent:
如果是全公司：
YES：GentlemenorLadies:/LadiesorGentlemen:
（9）有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:
YES：DearMr.Jones:(非常正规)/DearJoan:
DearJim,/Jim,(非正规)
2.正文（Body）：在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。

为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。

如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。

邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。

所谓以小见大。

写信给别人时一般常用Howareyoubeenrecently
回复别人邮件时一般常用Iamhappytoreceiveyoure-mail.
3.结尾语：在正文之后添加结束语。

注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。

比如：
一般电子邮件：Sincerely/Sincerelyyours......
私人电子邮件：Regards/Bestwishes/Bestregards/Withbestwishes/Wishbestregards/Yours/Cheers 书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:
（1）VeryFormal非常正规的(例如给政府官员的)
Respectfullyyours,Yoursrespectfully,
（2）Formal正规的(例如客户公司之间啦)
Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,
（3）LessFormal不太正规的(例如客户)
Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,
（4）Informal非正规的(例如朋友,同事之类)
Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly ,Thanks,Seeyounextweek!
另外，有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事--
如果是公司代表联络生意之类,可以
用:Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.
如果单纯说你自己,可以用Ifoundthebrochureveryinformative.
有时可以一起用
啦...:Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorni ngmeeting.
那么I和you呢一般来说，收信人的利益比较重要，名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了。

多用you有时会有隔阂的感觉，比如：Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptrespons ewillbeappreciated.(好像欠你一样) Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Iho peyou’llagreetoserve.(这就友善多了)
Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你来判断我呀~~) Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceapprai sals.(客气一点)
总之，语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。

B、信尾客套话（Complimentaryclose）通常也很简明。

常常只须一个词，如：Thanks，
'BestCheers，不需要用一般信函中的Sincerelyyours'或Bestregards。

4.署名：在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。

需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。

对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONGLillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。

不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签，签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者BillGates。

5.ever/Withlove/Affectionately......
二、其它注意事项：
三、A、文法
四、1、切忌主客不分或模糊
五、例子：
Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequ ipment.
六、应改为：
Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornew equipment.(We我们是主语,不是report。

)
七、
八、2、句子不要零碎
九、例子：
Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcomplia nce.应该连在一起。

十、
十一、3、结构对称，令人容易理解。

十二、例
子:Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeen alteredwithinkmarkings.
十三、应改为：
Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.
十四、
十五、4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。

十六、例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.
十七、
十八、5、动词主词要呼应。

想想这两个分别：
十九、1）Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.
二十、2）Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.
二十一、
二十二、6、时态和语气不要转变太多，不要浪费人家的精力啊。

二十三、7、选词正确
二十四、像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

二十五、8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One，
三、英语电子邮件写作应遵循的五C原则
商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原则。

1、准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。

具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。

2、简洁原则
简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。

一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。

在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。

其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。

另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard。

例
1ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.Thisproductmusthavethequalitycertific ateissuedinFrance.
例2Price：FOBShanghaiUSD96“PC.
例3Hopeyoucanacceptit.
例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。

例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。

3、完整原则
商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息
的邮件，才能达到良好的沟通效果。

邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。

4、清楚原则
商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。

具体表现在：
例1Wewilldeliveryourgoodssoon.
例2中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。

例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。

5、礼貌原则
商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。

鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。

在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。

例1Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.
例2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65，000pieces.
例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。

四、经典范例
（一）
DearMr./Ms,（齐头式）
尊敬的先生/小姐
我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点拜访您。

请告知这个时间对您是否方便。

如不方便，请建议具体时间。

您诚挚的
BacktoTop（缩进式）
<回信>
DearMr./Ms,
ThankyouforyourletterinformingusofMr.Green'svisitduringJune2-7.Unfortunately,Mr. Edwards,ourmanager,isnowinCairoandwillnotbebackuntilthesecondhalfofJune.Hewou ld,however,bepleasedtoseeMr.Greenanytimeafterhisreturn.
Welookforwardtohearingfromyou.
Yoursfaithfully,
尊敬的先生/小姐
谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。

不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。

但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。

希望收到您的来信。

您诚挚的
<BacktoTop>
DearMr/Ms,
IrepresenttheW/PElectronicsCompanyinDallas,andwillbeinKunmingfromnextMonday toFriday,(October5-9).Ishouldliketocallonyoutodiscussournewmonitor.Would0930ho ursonTuesday,October6beconvenient
IshallbeinBeijing,attheGreatWallHotel,fromTuesday,September29,untilSunday,Octob er4,whereamessagewillreachme.Ifthedayisnotconvenient,willyoupleasesuggestanother .
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐
我是达拉斯W/P电子公司的代表，将于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。

我乐于请您商讨我们新的显示器。

星期二即10月6日上午09：30是否方便？
从周二，即9月29日，我将住在北京的长城宾馆，直到周六，即10月4日，在那会有通知给我。

如商讨日期不方便，请另外建议。

<BacktoTop><BacktoTop><BacktoTop>
DearMr./Ms,
Mr.JackBaron,ourpersonneldirector,hasaskedmetoacknowledgeyourapplicationforthep ostofaccountantandtoaskyoutocometoseehimonFridayafternoon,5thJuly,athalfpasttwo.
Iwillappreciateyourlettingmeknowwhetheryouwillbeabletocome.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐
杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两点半来见他。

是否能来，请告知，多谢。

您诚挚的
<BacktoTop>
<回信>
DearMr./Ms, ThankyouforyourletterofyesterdayinvitingmetocomeforaninterviewonFridayafternoon ,5thJuly,at2:30.Ishallbehappytobethereasrequestedandwillbringmydiplomaandotherpa perswithme.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐
谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。

你诚挚的
<二>信息查询RequestforInformation
1.
主题：信息查询回复样本
尊敬的CharlesAznavour先生：
您7月16日的查询现已收到。

得知贵公司对我们的产
品有兴趣，.........深.......感荣幸。

我们已通过DHL给您邮寄了我公司最新的产品目录以及一些常用原料的样品..。

很抱歉未能寄上全套样品，但保证我公司的产品质量确实如您所期.。

我公司业务部经理AngelaWang女士将于下月到法国出差，希望到时能与您面谈并奉上全套产品样品。

相信看了这些样品之后，您也会同意我们的产品用料考究、质量上乘、工艺精良，能吸引最挑剔的买家.。

除了您查询的产品以外，本公司还生产品种繁多的小机具。

贵公司若感兴趣，可浏览我公司网页..：
期待您的订单.。

顺祝商祺.，
陈国玉，总经理
达尼米克出口上海电子有限公司SamplereplytoanRFI
DearMr.CharlesAznavour, Thankyouforyourinquirydated16July.Weare pleasedtohearthatyouareinterestedinourproducts. Wehavesentyouacopyofourlatestcatalogby
DHL,togetherwithsamplesofsomeofthematerials weregularlyuseinmanufacturingofourproducts. Iregrettosaythatwecannotsendyouthefullrangeof samples.Youcanbeassured,however,thatourproducts areofthequalityyouexpect.
Mrs.AngelaWang,ourSalesManager,willbein Francenextmonthandwouldbepleasedtovisityou. Shewillhavewithherawiderangeofourproducts. Whenyouseethem,wethinkthatyouwillagreethat onlythebestqualitymaterialsareused,andthatthe highstandardofworkmanshipwillappealtothemost discriminatingbuyer. Wealsomanufactureawiderangeofwidgetsinwhichyou maybeinterested.Youcanfindafullillustrationofthemin Welookforwardtoreceivinganorderfromyou. Yourssincerely,
ChenGuoYu,GeneralManager DynamicExportsShanghaiElectronicCo.,Ltd. SamplereplytoanRFI
DearMr.ErrolGarner, Thankyouforyourenquirydated2October.Inresponse, wewouldliketomakethefollowingoffer,subjecttoour finalconfirmation:
Product:Steelscrews
Specifications:Aspertheattachedlist
Packing:Looseinboxesof5kgnet
Quantity:100boxes
Price:Aspertheattachedlist
Shipment:January/February
Payment:Confirmed,irrevocableletterofcredit payablebydraftonsighttobeopened
30daysbeforethetimeofshipment
Underseparatecover,wehavesentyousamplesofvarious
sizes,ourcatalogandpricelist.
Ifyoufindourofferacceptable,pleasee-mailorfaxusfor confirmation.
Yourssincerely,
ChenGuoYu,GeneralManager DynamicExportsShanghaiElectronicCo.,Ltd.
2.
尊敬的ErrolGarner先生：
贵公司10月2日查询函已收悉。

以下报价需在本公司
确认后，方为有效.：
产品名称：钢质螺丝钉
规格：详见附件
包装：............散装，每盒净重5千克.
数量：100盒
价格：详见附件
交货期：1月..份/2月..份.
付款方式：.......................不可撤销保兑信用证，应于装运日期前30天开具，见票即付
我们已分别寄出各种型号的产品样品、产品目录和价
目表.。

如贵公司接受上述报价，请尽早通过邮件或传真落实
订单为盼.。

顺祝商祺.，
陈国玉，总经理
达尼米克出口上海电子有限公司
3.
Inabilitytosupplyrequestedproduct
DearMr.RoyHamilton,
Regardingyoure-maildated12Augustandoursoftoday concerningthesupplyofblacksilk..
Asyouperhapsknow,demandfortheabovehasbeen heavysincelastyear.Weareconsequentlyfullycommitted atthemomentandareunabletomeetyourdemandas
requested..
Weassureyou,however,thatweshallcontactyouassoon
asfreshsuppliesbecomeavailable.Shouldyourcustomers requireothersilks,pleaseletusknow..
Yourssincerely,
ChenGuoYu,GeneralManager DynamicExportsShanghaiElectronicCo.,Ltd.
主题：无法供货
尊敬的RoyHamilton先生：
贵公司8月12日的邮件已收到，现就有关黑色丝绸供货问题予以答复.。

您或许已经知道，自去年以来，上述货品的需求量极大。

本公司该产品订单已满，所以暂时无法满足贵公司的要求.。

但是，一旦有新货源补充，本公司定当即时与贵公司联络。

若贵公司客户需要其它丝绸产品，亦请告知.。

顺祝商祺，
陈国玉，总经理
达尼米克出口上海电子有限公司
4.
Offeringasubstituteproduct
DearMrs.JoyceGoga,
Thankyouforyoure-mailinquirydated23September forthedouble-sidePCBDSG31. Weappreciateyoureffortsinmarketingourproductsand consequentlyregretverymuchthatweareunabletosupply thedesiredgoodsduetoexcessivedemand.
Wewould,however,liketotakethisopportunitytooffer, withoutdelay,thefollowingmaterialasaclosesubstitute; Double-sidePCBDSG18,US$_____permeter,FOB Shanghai,includingyourcommissionof2%. coformoreinformationonthisitem.Ifyoufindthe productacceptable,pleasee-mailusassoonaspossible. Yourssincerely,
ChenGuoYu,GeneralManager DynamicExportsShanghaiElectronicCo.,Ltd.
建议提供.....替代.品
尊敬的JoyceGoga女士：
贵公司9月23日有关DSG31型双面印刷电路板的邮件查询已经收到，多谢来信.。

我们感谢贵公司积极推广我们的产品，但因目前该产品需求极大，我公司现无法满足贵公司的要求，对此我们深感遗憾..。

但是，我公司希望借此机会，向您提供以下替代产品：DSG18型双面印刷电路板，可立即发货，每米
______美元，上海离岸价，其中已包括贵公司2%的
佣金.。

详情。

若可接受，请尽快通过电子邮件联系我公司.。

顺祝商祺，
陈国玉，总经理
达尼米克出口上海电子有限公司。