试论信息化背景下农机监理档案的规范化管理

随着农业部42、43号令以及《拖拉机驾驶证业务工作规范》和《拖拉机登记工作规范》发布实施,严格规范了农机监理业务办理。

作为一名基层农机监理人员,通过多年的农机监理工作,充分认识到规范农机监理业务档案的对开展农机监理工作的重要性。

农机监理档案管理工作,是农机监理业务工作中最基础、最根本的工作,更是一项技术性、原则性很强的工作。

规范农机监理档案管理,对开展农机监理业务,促进农机安全生产有着举足轻重的作用。

因
此,如何在信息化背景下做好农机监理业务档案的科学化、规范化管理,对农机监理人员,特别是档案管理人员,提出了更高的要求。

一、农机监理档案定义
所谓农机监理档案是指各级农机安全监理机关在日常工作中形成的并作为原始记录保存备查的文字、图像、声音及其它各种形式的原始记录。

它是农机安全监理机关社会活动的产物,是农机安全监理机关代表国家对农业机械及其驾驶操作人员进行管理、核发牌证、处理事故的依据和凭证,具有法律效力。

原始记录性是它的本质特征。

随着人类社会的发展、进步与更替,当今信息时代悄然而至。

我们的工作、生活越来越依赖于信息,我们诸多的行为过程就是对信息的接收、处理、参考和决策的过程,迫使档案管理工作必须适应信息时代的要求。

二、农机监理档案管理的作用
1.农机监理档案是农机监理工作的重要参考资料
通过建立农机监理档案工作,能如实地把每项农机监督管理工作记录下来,可以真实记载农机监理工作的历史,为农机监理系统广大干部职工熟悉工作、制定计划、规范管理和进行日常执法活动提供重要参考资料。

如,建立农业机械档案,可以掌握该车的来历、生产厂家、型号、出厂的日期等技术资
料,这样可以掌握机车的技术状态,为更新机具提供可靠的依据。

再如,根据档案记载的驾驶操作人员数量与车量的实际人数相比较,可以提供对非驾驶人员的培训计划和培训重点。

科学合理地使用农机监理档案,可以大大提高监理工作效率和质量,将有利于促进农机监理规范化、标准化、科学化和现代化建设。

2.农机监理档案是依法行政的依据
农机监理机关是依法行政的机关。

为了规范行政执法,国家先后出台了《行政诉讼法》、《行政处罚法》、《行政复议法》等法律。

农机手若不服农机监理机关的具体行政行为,可以依法申请行政复议、行政赔偿和提起行政诉讼。

在审理农机监理行政案件时,农机监理机关将负举证责任。

而牌证管理、违章处罚等项工作的证据,主要是来自农机监理档案。

3.农机监理档案是农机安全宣传的生动教材档案中记载的机手违章、肇事和事故处理案例,是进行安全宣传教育的重要素材,经过整理和汇编,将是十分生动真实的农机安全宣传教育的教材。

4.农机监理档案是检查考察农机监理工作的依据之一
通过查阅档案资料,就能看到农机监理情况,可以了解农机监理发展的历史和变化,掌握系统中各个时期各项工作的开展情况。

可以查证一个农机监理机构贯彻落实上级文件精神和各项执法业务是否规范,工作措施是否得力,规章制度是否健全,以及机构人员状况、管理能力与实力等情况。

三、农机监理档案规范化管理的措施
1.提高认识,高度重视,加强档案信息化管理农机安全监理机关领导及信息档案工作者必须进一步认清形势的变化,进一步解放思想,转变观念,开拓创新,勇于实践,要着眼于信息化的飞速发展,积极采用现代化的信息手段,实现由手工开发、
试论信息化背景下
农机监理档案的规范化管理
江宁区农业局农机推广站陈任妹
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手工操作向电子信息化转变,全面推进档案信息化
管理和档案利用管理信息化事业发展,为农机安全
生产服务,保障人民群众生命财产安全,促进农机化
事业又好又快发展。

2.完善制度,依法办事,切实执行规范化操作
在农机档案管理工作中,必须制定档案管理制
度。

依据《中华人民共和国档案实施办法》和农业部
有关农机安全监理工作业务规范要求制定适合本地
区的农机档案管理工作规程和制度。

档案管理制度
应当包括下列基本几项:①明确拖拉机、联合收割机
等农业机械档案立卷归档的主要材料与内容;②明
确农机驾驶操作人员的档案立卷归档的主要材料和
内容;③农机事故档案立卷归档主要材料内容;④违
章证据材料,现场监督、整改、检查笔录、影像等其它
必要材料。

农机监理是一项法律性,原则性很强的工作。

在
工作中,严格按照法律法规及工作规范流程办理,
达到资料齐全、有效。

举例来说,在办理拖拉机等农
用车辆入户时,就要做到“四合一”。

车辆来历证明
(购车发票)、整车合格证、交强险保单与实际车辆的
车型、发动机号、车架号必须一致,车主姓名与身份
证登记的姓名要一致。

检验员认真核对,完整无误方
可填表并签名,做到谁检车谁签名,谁签名谁负责,
层层把关,各负其责。

保证档案材料数据填写的真实
性。

也避免了在出现错误时,各岗位的相互推诿。

各
项表格材料的准确、有效、齐全、合法。

3.增加投入,改善设备,加大行政推动力度
对农机安全监理档案实行信息化管理在开始建
设阶段,投入大、回报周期长,这些都会对档案信息
化管理产生阻力,必须紧紧依靠各级党委、政府和各
级农机主管部门的重视和支持,多渠道筹措资金,加
大投入力度,加强领导,以行政手段加以推进。

特别
是在市、区县从事农机档案管理的工作者,更要大力
宣传电子信息网络的特点和好处,让更多的人了解,
争取更多的支持,应想方设法创造条件,加大资金投
入、增配软硬件设施。

开发适合本部门、本行业使用
的专门的档案利用软件,使农机档案信息化管理加
快发展。

4.以人为本,加强培训,培养现代化档案管理
人才
档案人才是知识管理人才,档案工作的专业性
决定了档案管理者的劳动是技术含量较高的脑力
劳动。

但从目前基层农机档案工作人员结构上看,
档案管理专业的人员稀缺,特别是既懂农机安全
监理业务,又熟悉档案信息管理的复合型人才非
常少,这对农机档案管理信息化工作的开展十分
不利。

因此,要把以人为本作为我们思考和行动的
出发点和落脚点,强化培训工作,着力提高档案人
员业务素质和工作技能。

农机安全监理档案工作人员
不仅要熟悉农机专业知识,还要积极参加档案专业
培训、专题研讨等深入学习档案法律法规和理论知
识、实务技术,掌握档案基础知识。

并能熟练运用计
算机网络系统下电子文件的收集、整理、鉴定、保管、
统计和利用等相关知识,结合农机安全监理工作的
特点,探索一条符合农机安全监理系统的现代档案
信息化管理方法。

5.整合资源,加强交流,建立档案共享的信息
平台
目前,各基层农机安全监理机关办公与农机用
户、市场及厂家联系不够紧密,不能及时了解基层农
机安全监理动向,信息交流方式落伍、速度较慢,从
而造成档案信息流失。

在这种情况下,建立一个完善
的档案共同利用信息平台,是当前农机安全监理档
案信息网络建设的当务之急。

因此,应完善信息上报
制度,加强农机管理部门和农机用户、生产者的联
系,及时了解基层群众的信息反馈,应充分利用网络
通信、多媒体、虚拟技术等信息技术手段,科学规划、
合理配置信息资源。

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