SA8000文件编写10.27

SA8000文件编写及管理
中国社会责任网
社会责任管理体系应该是一个文件化的体系。

社会责任管理体系文件是公司为
了实施社会责任管理而编写的，系统化的和规范化的所有文件的总称。

建立管理体
系的过程就是公司结合自身性质和特点，将标准要求转化为具体的社会责任管理体
系文件的过程。

按照标准建立的体系文件是公司实施社会责任管理的规范。

参照ISO10013《社会责任管理手册编写指南》附录A的描述，社会责任管理
体系的文件结构也可分为三个层次，即：
（1）管理手册（A层次）
（2）程序文件（B层次）
（3）作业指导书
（4）记录（D层次）
它们的关系如下所示。

各层次的社会责任体系文件应与第一层次的社会责任
手册内容对应一致。

各公司可以根据自身的规模大小和实际情况划分体系文件的层次，不一定都需要三个层次。

管理手册（A层次）：根据SA8000标准和规定的SA8000管理方针目标来描述
SA8000体系；
程序文件（B层次）：描述实施体系要素所涉及的各个职能部门的活动；
作业文件（C层次）：详细的工作文件（作业文件，作业指导书、等）。

描述社会责任体系总体结构和要
求的纲领性文件
规定活动或过程的目的、要求、
方法的文件
规定某项具体工作的方法、要求
和标准的文件
证明体系有效运行和作为体系改
进分析依据的特殊文件
社会责任记录（D层文件）如：表格、报告、记录
SA8000标准并没有明确要求公司编写社会责任管理手册，公司可以根据自身特点和需要编写管理手册。

对于社会责任管理基础比较薄弱的公司，单独编写社会责任管理手册有利于突出重点，强化社会责任管理，等到公司社会责任管理走上正轨后，逐步同其它管理体系整合在一起，实现多种管理体系的一体化。

由于社会责任管理体系文件的多层次性，在编写体系文件时应注意以下几个问题：1.1 系统性
体系文件反映了公司社会责任管理的特征，对与社会责任相关活动的技术、管理和人员等因素的控制作出了规定。

体系文件的各层次间，文件与文件之间应做到层次清楚、接口明确、结构合理、协调有序。

在编写社会责任管理体系文件时，各层次文件应涉及社会责任管理体系一个逻辑上独立的部分，应从公司社会责任管理体系的整体出发，统一规划、协调进行。

1.2 权威性
体系文件是公司实施社会责任管理和保证社会责任因素得到控制的行为准则，体系文件应遵循SA8000标准要求、国家有关法律法规及其他的要求（主要是客人的COC）。

社会责任管理体系文件经公司最高管理者批准发布后，就成为公司必须执行的内部法规性文件，是指导公司一切活动的行为规范和实施审核的依据之一。

1.3 见证性
社会责任管理体系文件可以作为客观证据以向公司管理者、向利益相关者、向第三方认证机构证实公司社会责任管理体系的运行情况。

例如，对内部审核或外部审核来说，社会责任管理体系程序文件可作为下列方面的客观证据：
（1）社会责任因素已被识别、重要性已经评价；
（2）有关活动的程序已被确定并得到批准；
（3）有关活动处于全面监督之下；
（4）程序文件更改处于受控状态。

1.4 适用性
社会责任管理体系文件应充分反映出公司活动的特点、公司规模、社会责任因素的类别、技术水平以及人员素质等因素。

社会责任问题同时也是一个发
展的问题，随着科学技术的进步、法律法规要求的强化，社会责任管理体系也反映出动态特性。

为了达到持续改进的目的，确保体系的持续适宜性、充分性和有效性，必须充分考虑到社会责任管理体系需要不断跟踪法律法规要求及企业发展带来的新变化。

1.5符合性：
社会责任管理体系文件内容应符合标准的要求，充分体现出"标准要求的要写到、写到的要做到、做到的要有效"。

草拟的文件应经过充分的讨论和评审，以具备可操作性，并反映公司社会责任管理活动的客观需求。

体系文件编写的步骤与技巧
2.1 体系文件编写的步骤
每个公司由于管理水平和人员素质各不相同，编写体系文件的步骤可能各不相同，一般可以按以下步骤进行。

（1）根据公司需要，开展初始评审，识别社会责任因素及重大社会责任因素，制订重大社会责任因素清单，编写社会责任初始评审报告。

（2）根据社会责任政策、重大社会责任因素及技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。

（3）根据SA8000标准要求编写程序，其中标有*的为标准要求的程序。

a) 法律法规及其他要求获取和更新程序；
b) 管理评审程序；
c) 员工培训程序；
d) *对内对外沟通程序；
e) 文件记录管理程序；
f) 应急反应与准备程序；
g) 运行监督程序；
h) 不符合项、补救及纠正行动管理程序；
i) 内部审核程序；
j) *童工救济行动程序；
k) *童工和未成年工教育程序；
l) *安全卫生管理体系；
m) 危害识别、风险评价与风险控制程序；
n) *供应商控制程序。

（4）策划运行控制程序和作业指导书。

应注意，为了确保重大社会责任因素，特别是重大安全卫生因素受到控制，避免发生重大劳动纠纷，减少工伤事故和职业病，应对每一个重大社会责任因素建立适当的管理方案和运行控制程序。

（5）将上述各程序规定的部门职责，经补充完善后，提炼到管理手册相应的条款中。

（6）将上述各程序规定的主要内容，提纲挚领地提炼到管理手册对应的要素中。

（7）最后编写没有程序支持的管理手册中的要素，此部分应写得详细一些。

2.2 体系文件编写的技巧
编写社会责任管理体系文件可以按以下六条主线分头编写，一条线一个小组，每一条线中的手册、程序和作业指导书乃至记录格式都包含在内，这样可以避免前后重复和矛盾。

（１）第一条线：童工和未成年工
（２）第二条线：强迫劳动、歧视和惩罚性措施
（３）第三条线：工作时间和工资报酬
（４）第四条线：安全卫生
（５）第五条线：结社自由和集体谈判权
（６）第六条线：管理体系及供应商控制
编写社会责任管理体系文件也可采取如下的编写方式：
（1）自上而下依序展开方式。

即按政策、管理手册、程序文件、作业文件和记录的顺序编写，这样有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且可能需要反复修改。

（2）自下而上的编写方式。

即按基础性作业文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这种方法适用于管理基础较好的公司，若如无总体规划容易出现混乱。

（3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式。

即先编写程序文件，再编写管理手册和基础性作业文件。

从分析活动、确定活动程序开始，将SA8000标准要求与公司实际紧密结合，可缩短文件编写时间。

2．3 管理手册的编写
组织应编制和保持社会责任管理手册，社会责任管理手册应包括；
a) 社会责任管理体系的范围；
b) 为社会责任管理体系编制的形成文件的程序或对其引用；
c) 社会责任管理体系过程之间的相互作用的表述。

d)公司的主要客户，作业流程，组织结构，社会责任相关的职责描述
社会责任管理体系文件管理的要求
1 文件控制的管理
社会责任管理体系所要求的文件应予以控制。

记录是一种特殊类型的文件，应依据记录的要求进行控制。

应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：
a) 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；
b) 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；
c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别；
d) 确保在使用处可获得适用文件的有关版本；
e) 确保文件保持清晰、易于识别；
f) 确保外来文件得到识别，并控制其分发；
g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。

条文理解
文件控制里面，我们先来说说什么是有效版本，必须具备这么三个条件，第一，必须经过批准（这里说的是文件的适用性）经过批准的文件才可以发布；第二，必须有识别有效版本的标识（编号或受控状态）；第三，必须从正常渠道获得，（应有发放、回收记录）。

为什么要对文件进行控制？就是为了保证适用文件的状态。

试想如果一个组织内部不同的岗位在按照不同的文件内容执行，怎么会不出差错？
文件控制里面另外一个要说的是外来文件的控制，先来解释一下什么是外来文件，一般来讲，外来文件包括顾客提供的图样，有关的技术文件，还有就是引用的标准，包括国家标准、行业标准等的有效版本。

对于这些外来文件需要采取措施进行控制，应该进行登记，或者进行编目管理。

外来文件是受控文件的一种，所以要规定控制的方法。

对于文件的控制应该形成文件。

记录是一种特殊类型的文件，这里大家要明确一下，在记录中要分清楚记录和表格。

表格就是记录的格式，我们在记录一些信息的时候会设计一些表格以方便填写，在没有填写内容之前，可以叫做表格，在填写内容之后就成为记录了，表格的内容和文件一样，需要进行控制，必要的时候可以采取与文件一样的控制方法来控制表格的备案、修改和作废。

作为记录来讲，和文件最大的不同就是纪录不需要审批，每天都要产生大量的记录，为什么要做记录？是因为记录是一种手段，一种提供可追溯的手段，所以，记录要保存，如何保存，谁来保存，保存多久，这就应该在记录控制的文件里面进行描述，也就是要形成文件。

3记录的管理
应建立并保持记录，以提供符合要求和社会责任管理体系有效运行的证据。

记录应保持清晰、易于识别和检索。

应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。

条文理解
这一节讲的是文件的要求，在标准里面，对于文件的要求是比较宽松的，那就是根据组织自身的特点和具体情况来决定文件的多少，但是，还是有一些文件是必须形成的。