哈佛管理教程-商务写作PPT课件
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起草电子邮件
5
2.1 基础知识
明确
“以读者为中心”
确定
目的
的方法
交付
清楚 表达
6
信息 简明
Company Logo
2.2 界定项目的范围
LOGO
在考虑写作项目的范围时，您可以从或广或窄的角度阐述主题。 例如，在汇报公司在营销职能方面的不足时的两种选择：
营销对实现公司目标有什么作用 公司营销部门的发展历程
优点：地点 A 和地点 B
缺点：地点 A 和地点 B
2/20/2020
20
2.4.6 归纳法或演绎法
使用此方法时应注意下列事项： 确定您的读者对该主题已经了解了多少。 以读者熟悉的信息开始写文件。 对熟悉该主题的读者采用归纳法。 对不熟悉该主题的读者采用演绎法。 尽可能将关键信息置于开头。
2/20/2020
2.4.1 重要性排序法
对于许多内部文件，撰文者通常会采用“结论 先行”(BLOT) 法。通过将最紧要的信息放在 文件开头，您可以帮助忙碌的读者快速看到最 重要的信息。
2/20/2020
16
2.4.2 时序法
使用此方法时应注意下列事项：
抓住重大事实。
利用视觉设计突出重要信息，例如您的关键信息 ，因为使用这种发展时序法时可能会遗漏这些信 息。
22
2.5.1 从让您感觉最方便的地方开始 2.5.2 按“类别”写作 2.5.3 关于技术文件的特殊考虑
23
2.5 写作初稿
Company Logo
2.5.1 从感觉最方便的地方开始
没有任何规定要求您必须从头开始。将写作大纲或写作计划摆在面前 ，并参照它来确定从哪儿动笔会让您觉得最方便。大多数写作经验丰 富的人都会到最后才写引言部分，因为在知道了结论之后更容易写出 精彩的开篇之语。 例如，选择一个大标题，然后就这个标题写上一段。写完之后，再选 择下一项让您感觉方便的来写，依此类推。定时停止写作，将草稿与 您的计划进行对比。
21
2.4.7 分析法
使用此方法时应注意下列事项：
务必将假设的每个方面都包括进来，以避免说服力不强甚 至更糟的情况，即做出错误的业务决策。
从以下几个方面分析您的资料：相似之处、不同之处、逻 辑联系、内在含意以及建议采取的行动。
为非技术型读者简化技术方面的语言，特别是面向普通大 众的公司报告。
2/20/2020
营销方面的人力资源
出现特定绩效问题的领域 潜在的解决方案
全面铺开
绩效低下的两大领域：经销商支持与促销
建议的补救措施 简明扼要
7
2.3 使用布局谋篇策 略
1
2
3
提
传
头脑
统
风暴
问
式
式提
提
纲
纲
8
4
自 由 写 作
Company Logo
2.3.1 提问
吉莉安必须写一份备忘录，介绍合作推出某新 产品的员工召开的每周部门间会议。通过预计读者 关注的事项，她提出了下列问题：
1 大写罗马数字加英文句号
I.
2 大写字母加英文句号
A.
3 阿拉伯数字加英文句号
1.
4 小写字母加英文句号
a.
5 在圆括号中加阿拉伯数字
(1)
6 在圆括号中加小写字母
(a)
7 在圆括号中加小写罗马数字
(i)
2020/2/20
一旦拟好提纲，就应考虑以下问 题： *提纲中是否已经列出了我要写 的所有主题和副主题？ *他们的排列是否符合逻辑顺序？ *开头、中间和结尾是否清楚明 白？
2/20/2020
24
2.5.2 按“类别”写作
2.5.2.1 商务信件、备忘录以及电子邮件中经常出现的类别包括：
1 变革公告 2 背景资料
3 实施计划 4 最后期限 5 流程说明 6 结果
•我们为什么要召开这些新会议？ •议程将包括哪些内容？ •我应该怎样准备这些会议？
将这些问题转化为肯定性陈述之后，吉莉 安就能得出她在备忘录中将要提到的要点。 例如：“召开第一次会议时，请事先准备
好您所在部门的工作计划。”
2020/2/20
10
2.3.2 传统式提纲
这种方法最适合那些能在动笔之前构思出文件逻辑结构的人。 如果您缺乏写作经验，或者涉及的主题很复杂，这种方法就格外有用。
如果有五个以上的日期，应避免每个句子都以日
期开头。 2/20/2020
17
2.4.3 流程和程序法
无论使用哪一种方法，都应注意下列事项：
以表格形式陈述正式程序，并给每一步编号。
按照其发生的精确顺序陈述流程或程序中的阶 段或步骤。
2/20/2020
18
2.4.4 空间排列法
使用此方法时应注意下列事项：
2/20/2020
摘要（本主题包含有关如
何完成以下各项的相关信息）
根据读者的需要组织文 稿
利用各种写作策略开始 写作
利用编辑和设计准则， 提高文章内容的影响力
4
2.5
2.1
商务写作基础知识
2.6
2.2
界定项目的范围
2.7
2.3
使用谋篇布局策略
2.8
2.4
根据目的组织材料
2.9
2020/2/20
初稿写作 确定段落结构 内容修改 格式修改
12
2.3.3 头脑风暴式提纲
2020/2/20
14
2.3.4 自由写作
准备好纸笔，或将手搭在键盘上，然后让思维自由驰骋。 写下大脑中出现的任何想法，哪怕这些想法与您的写作 主题毫无关系。 至少应自由写上 10 分钟，这样才能思如泉涌。 当您思维受阻时，也要将这种情况记录下来。不要停止。 要对记下的东西进行编辑。如果您用的是计算机，降低 屏幕的亮度可能有助于防止您过早编辑。
设定具体、连贯而便于理解的顺序，例如从左至右、从 上到下或由内而外。
用细节描述充实每一个空间，为读者创立生动的影像。
有意识地使用富于变化的语句和新的措辞来替代陈词滥 调，以吸引读者的注意力。
2/20/2020
19
2.4.5 比较和对比法
例如，在研究了两种可能性之后，您建议在市区 的某个地点设立新办公室，为此，您可以按下列 顺序陈述研究结果：
Harvard Best Learn
哈佛管理教程
商务写作
2
目录
目录
1.商务写作：主题概述 2.商务写作：核心概念 3.商务写作：写作步骤 4.商务写作：写作技巧
5.商务写作：相关练习
3
Company Logo
在本主题中，您将学习如何疏 理自己的思路，如何拟订一份完 整的草稿，以及怎样才能使您的 日常电子邮件、备忘录和报告更 加实用，条理更加清晰，更加引 人关注 。
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2.1 基础知识
明确
“以读者为中心”
确定
目的
的方法
交付
清楚 表达
6
信息 简明
Company Logo
2.2 界定项目的范围
LOGO
在考虑写作项目的范围时，您可以从或广或窄的角度阐述主题。 例如，在汇报公司在营销职能方面的不足时的两种选择：
营销对实现公司目标有什么作用 公司营销部门的发展历程
优点：地点 A 和地点 B
缺点：地点 A 和地点 B
2/20/2020
20
2.4.6 归纳法或演绎法
使用此方法时应注意下列事项： 确定您的读者对该主题已经了解了多少。 以读者熟悉的信息开始写文件。 对熟悉该主题的读者采用归纳法。 对不熟悉该主题的读者采用演绎法。 尽可能将关键信息置于开头。
2/20/2020
2.4.1 重要性排序法
对于许多内部文件，撰文者通常会采用“结论 先行”(BLOT) 法。通过将最紧要的信息放在 文件开头，您可以帮助忙碌的读者快速看到最 重要的信息。
2/20/2020
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2.4.2 时序法
使用此方法时应注意下列事项：
抓住重大事实。
利用视觉设计突出重要信息，例如您的关键信息 ，因为使用这种发展时序法时可能会遗漏这些信 息。
22
2.5.1 从让您感觉最方便的地方开始 2.5.2 按“类别”写作 2.5.3 关于技术文件的特殊考虑
23
2.5 写作初稿
Company Logo
2.5.1 从感觉最方便的地方开始
没有任何规定要求您必须从头开始。将写作大纲或写作计划摆在面前 ，并参照它来确定从哪儿动笔会让您觉得最方便。大多数写作经验丰 富的人都会到最后才写引言部分，因为在知道了结论之后更容易写出 精彩的开篇之语。 例如，选择一个大标题，然后就这个标题写上一段。写完之后，再选 择下一项让您感觉方便的来写，依此类推。定时停止写作，将草稿与 您的计划进行对比。
21
2.4.7 分析法
使用此方法时应注意下列事项：
务必将假设的每个方面都包括进来，以避免说服力不强甚 至更糟的情况，即做出错误的业务决策。
从以下几个方面分析您的资料：相似之处、不同之处、逻 辑联系、内在含意以及建议采取的行动。
为非技术型读者简化技术方面的语言，特别是面向普通大 众的公司报告。
2/20/2020
营销方面的人力资源
出现特定绩效问题的领域 潜在的解决方案
全面铺开
绩效低下的两大领域：经销商支持与促销
建议的补救措施 简明扼要
7
2.3 使用布局谋篇策 略
1
2
3
提
传
头脑
统
风暴
问
式
式提
提
纲
纲
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自 由 写 作
Company Logo
2.3.1 提问
吉莉安必须写一份备忘录，介绍合作推出某新 产品的员工召开的每周部门间会议。通过预计读者 关注的事项，她提出了下列问题：
1 大写罗马数字加英文句号
I.
2 大写字母加英文句号
A.
3 阿拉伯数字加英文句号
1.
4 小写字母加英文句号
a.
5 在圆括号中加阿拉伯数字
(1)
6 在圆括号中加小写字母
(a)
7 在圆括号中加小写罗马数字
(i)
2020/2/20
一旦拟好提纲，就应考虑以下问 题： *提纲中是否已经列出了我要写 的所有主题和副主题？ *他们的排列是否符合逻辑顺序？ *开头、中间和结尾是否清楚明 白？
2/20/2020
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2.5.2 按“类别”写作
2.5.2.1 商务信件、备忘录以及电子邮件中经常出现的类别包括：
1 变革公告 2 背景资料
3 实施计划 4 最后期限 5 流程说明 6 结果
•我们为什么要召开这些新会议？ •议程将包括哪些内容？ •我应该怎样准备这些会议？
将这些问题转化为肯定性陈述之后，吉莉 安就能得出她在备忘录中将要提到的要点。 例如：“召开第一次会议时，请事先准备
好您所在部门的工作计划。”
2020/2/20
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2.3.2 传统式提纲
这种方法最适合那些能在动笔之前构思出文件逻辑结构的人。 如果您缺乏写作经验，或者涉及的主题很复杂，这种方法就格外有用。
如果有五个以上的日期，应避免每个句子都以日
期开头。 2/20/2020
17
2.4.3 流程和程序法
无论使用哪一种方法，都应注意下列事项：
以表格形式陈述正式程序，并给每一步编号。
按照其发生的精确顺序陈述流程或程序中的阶 段或步骤。
2/20/2020
18
2.4.4 空间排列法
使用此方法时应注意下列事项：
2/20/2020
摘要（本主题包含有关如
何完成以下各项的相关信息）
根据读者的需要组织文 稿
利用各种写作策略开始 写作
利用编辑和设计准则， 提高文章内容的影响力
4
2.5
2.1
商务写作基础知识
2.6
2.2
界定项目的范围
2.7
2.3
使用谋篇布局策略
2.8
2.4
根据目的组织材料
2.9
2020/2/20
初稿写作 确定段落结构 内容修改 格式修改
12
2.3.3 头脑风暴式提纲
2020/2/20
14
2.3.4 自由写作
准备好纸笔，或将手搭在键盘上，然后让思维自由驰骋。 写下大脑中出现的任何想法，哪怕这些想法与您的写作 主题毫无关系。 至少应自由写上 10 分钟，这样才能思如泉涌。 当您思维受阻时，也要将这种情况记录下来。不要停止。 要对记下的东西进行编辑。如果您用的是计算机，降低 屏幕的亮度可能有助于防止您过早编辑。
设定具体、连贯而便于理解的顺序，例如从左至右、从 上到下或由内而外。
用细节描述充实每一个空间，为读者创立生动的影像。
有意识地使用富于变化的语句和新的措辞来替代陈词滥 调，以吸引读者的注意力。
2/20/2020
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2.4.5 比较和对比法
例如，在研究了两种可能性之后，您建议在市区 的某个地点设立新办公室，为此，您可以按下列 顺序陈述研究结果：
Harvard Best Learn
哈佛管理教程
商务写作
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目录
目录
1.商务写作：主题概述 2.商务写作：核心概念 3.商务写作：写作步骤 4.商务写作：写作技巧
5.商务写作：相关练习
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在本主题中，您将学习如何疏 理自己的思路，如何拟订一份完 整的草稿，以及怎样才能使您的 日常电子邮件、备忘录和报告更 加实用，条理更加清晰，更加引 人关注 。