第3章 文字处理软件的使用(2)

(2) 打开文档
打开文档是指将已经存盘的文档调入内存，供 查看或编辑。 在WORD编辑状态下打开 工具方式： 或 快捷方式：^O （注意文档所 在的文件夹的选择） 菜单方式: 文件/打开 在WINDOWS平台上打开 在WINDOWS下找到文档所在文件夹，双击 欲打开的文档。
(2) 打开文档
说明： ● WORD可编辑的文件类型有多种，其中默 认的WORD文档扩展名为.DOC（模板的扩展 名为.DOT）； ● 用菜单方式打开文档时，文件菜单下方将 显示最近打开过的4个文档名（文档的个数可 在菜单工具/选项/常规中另行设置），要打开 其中之一可直接单击之。 ● 可同时打开多个文档，但不能同时编辑多 个文档。正在编辑的文档称为当前（活动） 文档
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3. Word 2003 工具栏的使用
执行命令：单击工具栏中的工具按钮 功能提示：将鼠标停留在工具按钮上 WORD内置的工具栏有多种，首次安装WORD时， 系统提供了默认的工具栏，在实际使用中，可以根 据需要打开或隐藏工具栏。 工具栏显示/隐藏的切换(打√的表示显示，如图5-13 所示) 法一: 右击工具栏或菜单栏的任意区域（此法简 单——首选） 法二: 选择菜单视图/工具栏 法三: 选择菜单工具/自定义 法四: 选择工具栏右侧的其他按钮/添加或删除按钮/ 自定义
3.3.1 Word的启动和退出
1. Word 2003 的运行环境 当前使用Word2000版本时计算机的一般配置(建议）: CPU: PENTIUMⅡ—PENTIUMⅣ 操作系统: 中文Windows98或Windows2000 RAM（内存）：64MB以上 软驱：1.44MB 硬盘：10GB以上 显示器：15“—21”彩显 鼠标器：机械式或光电式鼠标 汉字输入法：由安装的中文Windows平台决定(可自选增加 或删除)
保存选项对话框
3.4.6 常用符号与特殊符号的输入
• (4) 某个菜单选项呈灰色，表明该选项暂时不 能选用； (5) 命令名后的括弧内的字母称热键，表示此 命令可输入该字母（代替单击鼠标）执行； (6) 命令名后带有组合键，表示此命令的执行 不用打开菜单，可直接输入快捷键完成。 注：如下拉菜单中带有折迭符，则表示可将 菜单进一步展开，以显示更多的选项
2．编辑文挡
(4) 中文标点与西文标点 在汉字输入状态下，默认的标点符号是中文 方式，但有时需要进行转换（如设置参数时 要输入小数点）。 。。。。 中文标点与西文标点的切换 单击输入法状态框的中文标点 或西文标点 切 换按钮
3．保存或关闭文档
(1) 保存文档 文档保存有三种不同形式： ①同名同处保存当前文档 快捷方式：Ctrl+S 工具方式： 菜单方式：文件/保存 ②换名或异处保存当前文档 菜单方式：文件/另存为 ③保存全部打开的文档（只能同名同处保存） 按住Shift键不放，单击菜单文件/全部保存
• 插入点：在文本区中闪动的竖直短线条称为 光标，表示文字等的插入位置。 文末符：普通视图中文本末尾的短横线为文 末符，表示整个文档有效内容的结束位置。 分页符：普通视图中的虚点长横线为分页符 （页面视图中直接间隔分页）。 滚动条：用于改变文档的显示位置,有垂直滚 动条和水平滚动条两种。 状态栏：用于标明光标所在的页、节、行、 列位置及文档的其他有关数据。
4．Word 2003 的操作方式
(1) 菜单方式(功能最全但操作不便） 单击主菜单栏某个菜单选项，在出现下一级 菜单选项中单击所需命令选项。 快显菜单：右击鼠标（或按Shift+F10键）， 将会出现最频繁使用命令的快捷菜单，在此 执行命令选项比较方便。 (2) 键盘方式（主要掌握快捷方式） (3) 工具方式（操作简便—首选） 直接单击工具栏中的图形工具按钮执行命令。
3.3文字处理软件Word 2003 的基本知识
Word是基于Windows平台的中西文文字处理软 件，是Microsoft Office（办公室套装软件：Word、 Access、PowerPoint、Excel、FrontPage、Outlook) 大家族的成员之一。 Word编辑软件的主要特点如下: 功能强大：可编辑文本、表格等，可在文档中插入 图形、声音等多媒体信息及数据库内容，并有较强 的图文混排功能。 所见即所得：可直观地从屏幕看到将要打印的页面、 字体、字型及其他排版效果。 操作简便灵活：提供菜单、工具、快捷键等多种操 作方式。 入门容易：提供模板、向导、帮助功能。
2. Word 2003菜单命令的使用
• Word菜单采用多级下拉式结构，如图5.45.12所示。Word菜单中各种命令选项的含义 如下： (1) 命令名后带有省略号，表示选中该选项将 会弹出一个对话框，供进一步选择； (2) 命令名后不带省略号，表示选中该选项就 可直接执行有关操作； (3) 命令名后带有箭头，表示该命令有下一级 菜单选项；
3.4.2 光标移动
1．用光标控制键移动光标 用光标控制键移动光标的方法如下（P119表5.1）
3.4.2 光标移动
2.用鼠标定位光标 用鼠标定位光标分两种情况： (1) 在文本窗口内定位 鼠标指针处于编辑窗口中文本输入区，箭头符号自 动变成I形。在有文本的区域单击鼠标或在空白区域 双击鼠标（即点即输）即可将光标定位于当前位置。 (2) 在文本窗口外定位 如欲定位的文本内容不在当前页中，可用鼠标拖动 窗口右边缘的垂直滚动条或按上、下翻页键PgUp、 PgDn，当出现欲定位的文本内容时，再单击鼠标。
(2)关闭文档
①关闭当前文档 单击文档窗口的关闭按钮 （首选） 快捷方式：Ctrl+W 或 Alt+F4 菜单方式：文件/关闭 ②关闭所有文档 按住Shift键不放，单击菜单文件/全部关闭。 注意： ● 选择菜单文件/关闭或单击文档窗口按钮 仅关闭 当前文档； ● 选择菜单文件/退出将关闭所有文档并退出 WORD； ● 关闭文档时如果文档内容没存盘,系统会出现是否 存盘的对话框,供用户选择。
5．Word 2003 的帮助功能
(1) 快捷方式：F1 (2) 菜单方式：帮助（或者按Alt+H热键） (3) 工具方式： (4) 对话框中的帮助按钮
3.4文本编辑的基本方法
3.4.1 文本编辑的基本步骤 1．新建或打开文档 (1) 新建文档 工具方式： 或 快捷方式：^N 快速创建一个默认的通用模板格式的空文档。 菜单方式: 文件/新建 用菜单方式可新建一个基于预设模板格式的 文档或模板。
3.4.4 文本的插入
输入文档时，WORD默认的工作状态是插入状态（状 态栏中的 按钮呈灰色）。 插入/ 改写状态的切换：双击状态栏中的 按钮或 按Insert键 1. 个别字符的插入 在插入状态（默认）下将光标定位到插入点后直 接键入新的内容。 2. 文本块的插入 选定欲插入的文本块→复制→选定欲插入的位置 →粘贴 3. （补充）文件的插入 选定欲插入文件的位置→插入（菜单栏） →文件 →查找并选定欲插入的文件→插入（插入文件对 话框）
(1) 新建文档
说明： ● 模板是指文档编排的某种模式，它是为方 便用户套用而提供的文本格式编排的框架。 ● 通用模板是所有文档都可以使用的空文档 模板(默认模板)，可在空文档中输入或编辑文 档的内容。 ● WORD新建文档时，系统自动给新文档一 个临时名字，当保存或退出编辑状态时，再 由用户给定一个正式名字。
3.4.5 文本的改写
1. 直接输入改写 法一：选择字符后键入新内容（尤其适合文 本块的改写）； 法二：在改写状态下键入新内容就可替换其 后的旧内容； 法三：删除字符后键入新内容。 2. 利用替换功能改写 将在5.3.1 字符串的查找与替换中介绍
显示状态栏的操作 步骤： 1.单击菜单栏“工 具”→“选项”
3. Word的退出 （四种方法）
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3.3.2 Word 2003 的编辑的基本概念
1．Word 2003 的编辑环境 Word的编辑环境中各元素名称如图5-3所示。 标题栏：显示正在编辑的文档的名称及进行窗口的 控制。 菜单栏：以菜单方式集中了Word的所有操作命令。 工具栏：以图形按钮的形式简化常用操作命令。 标尺：可直观地调整并显示文档页面的左、右边界 及宽度。 文本区：屏幕窗口的空白工作区域，用于显示、编 辑文档。
2．编辑文挡
(1) 文档编辑的常识 对文档的内容进行增加、删除、修改、复制、 移动及页面设置等操作称为文档的编辑。 ● 在Word文档输入时，非段落处不用回车， 满行时系统会自动换行； ● Word文档的标题和段首都先顶格输入，居 中或缩进不用加空格； ● 文档的所有格式可事先设置或事后编排， 在输入过程中，没有必要时时注意格式。
3.4.3 文本的删除
1．删除单个字符 按← (退格)键删除光标前面的字符 按Del(清除)键删除光标后面的字符
利用删除操作连接两个文本段： 将光标置于行首按退格键或置于行尾按清除 键使两段合并(实际上是删除了回车符)。 若将光标置于段落的某处按回车键则可将该 段分成两段(实际上是插入了回车符)。 2．删除文本块 选择文本块后删除
2.单击“视图”， 弹出视图选项对话 框→勾选“状态栏” （默认设置是未勾 选），单击“确 定”。 “选项”含有许多 功能，如单击 “保存”，在弹 出的保存选项对 话框中，可对保 存的文档设置密 码。
视图选项对话框
显示状态栏的操作 步骤： 1.单击菜单栏“工 具”→“选项”
2.单击“视图”， 弹出视图选项对话 框→勾选“状态栏” （默认设置是未勾 选），单击“确 定”。 “选项”含有许多 功能，如单击 “保存”，在弹 出的保存选项对 话框中，可对保 存的文档设置密 码。
两种安装方式：缺省方式（典型安装）----常用方式，较省空间 满足大多数用户的需要。自定义方式（定制安装）－－根据个 人需要安装，如公式编辑器需要用此方式安装。
Байду номын сангаас
3.3.1 Word的启动和退出
2. Word 2003 的启动 启动的三种方法: 开始/程序/Word（Windows桌面的开始菜单） 双击Word图标（Windows桌面上的图标，如 果没有Word图标，可从程序中发送到桌面。） 双击Word文档（用于启动Word并打开该文 档 — 先找到文档的所在处。）
(1) 保存文档
注意: ● 保存新建文档或换名保存文档时，Word会弹出 文件保存对话框，要求输入存盘的文件名（注意路 径的选择）； ● 保存的文件如果与同一文件夹的其他文件同名， 则新存文件将替换原有的同名文件； ● 当前文档另行换名保存后，WORD将自动关闭原 来的活动文档，而打开换名后的文档； ● 如果用户不发出存盘命令，WORD会按默认或设 定的时间间隔自动将当前编辑的文档存盘。但为文 档内容安全起见，应在编辑过程中时时手工存盘。
2．编辑文挡
(2) 汉字输入法 输入法的切换 法一：从WINDOWS的输入法指示器 列表中 选择一种输入法 法二：按Ctrl+Shift组合键依次切换输入法 中、英文快速切换 法一：单击输入法状态框最左边的切换按钮 法二：按Ctrl+空格组合键（使用频率高、应 熟练掌握）
2．编辑文挡
(3) 全角与半角 全角字符是占2个显示位的汉字图形符号；半 角字符是占1个显示位的ASCII符号。 全角与半角的切换 法一：单击输入法状态框的全角 或半角 切换 按钮 法二：按Shift+空格组合键
键盘方式进行菜单操作的三种方法
法一 ● 激活菜单：按Alt键激活主菜单，移动光标 控制键←/→选择菜单选项； ● 发出命令：用光标控制键↑/↓选择下拉子菜 单中的选项后按回车确认。 法二 ● 激活菜单：按Alt+热键字母选择主菜单选 项； ● 发出命令：按命令后括弧内的热键字母直 接确认。
• 法三 （快捷方式） 对于使用频繁的命令有组合快捷键，使用快 捷键执行命令的速度最快。对于下表中的常 用快捷键应加强记忆。 • 全选 Ctrl^A • 复制 Ctrl^C • 剪切 Ctrl^X • 粘贴 Ctrl^V • 撤消 Ctrl^Z • 重复 Ctrl^Y • 存盘 Ctrl^S