工程设计单位的图纸归档管理

工程设计单位的图纸归档管理

［摘要］工程设计单位的电子文件图纸利用动态数据库完成出图、归档，完整的体现了设计单位信息化水平，使用CAD绘图确实产生了大量的电子文件图纸。电子文件图纸的归档越来要求越高,如何在图纸输出把好最后一关，标准的电子文件图纸管理是一个档案管理的重要环节。

［关键词］CAD、电子文件图纸、设计人员、信息。

我单位随着计算机网络技术的发展，在设计生产过程中计算机技术的广泛应用，近年来使用CAD绘图确实产生了大量的电子文件图纸。电子文件图纸的归档越来要求越高,如何在图纸输出把好最后一关，标准的电子文件图纸管理是一个档案管理的重要环节。

众所周知,作为一个走过50多年设计院，如果按照传统的图纸归档管理，会产生大量的图纸，保存需要大量的空间，也不便于去查找。图纸是设计人员最终的劳动成果，同时不仅起到历史凭证和工作查考的作用，而且也是质量、环境、职业健康安全“三标”管理体系检查中不可缺少的依据。纸质档案具有原始性、真实性、完整性、安全性。电子档案是计算机信息技术发展的产物，如今电子文件相对于传统的纸质档案来说都发生了巨大的变化，对于提高设计工作效率起着极大的作用。保证电子文件图纸的完整、安全和有效利用势在必行。

一、现状分析

1、目前，我院采用是图纸出版的统一管理，利用图纸信息动态数据库管理，每个设计人员的出图都有院IT信息部的印制出版室完成。存在动态数据库中信息不完整，不能及时的进入生成出图的PLT文件，导致过程中设计人员不能按照自己的需要，造成出版差误。

2、设计人员没有按照要求输入动态数据库，自己到出版室出图，给图纸的归档造成不便。

3、部分电子文件图纸错漏：图纸更改但目录没有更改、计算书封面新旧版本不分、图纸版号错误、文字有效版本不详、电子签署不全等。

二、影响因素分析

根据以上主要问题,通过因果图进行分析,可以找出以下影响因素所在。

1、对实行统一的图纸出版管理重视不够，产生过程中监管不力。

2、动态数据库的维护不到位，给使用着带来不方便，不能继续使用。

3、为了小集体的成本利益，不积极使用动态数据库。

4、出版部门的服务意识不到位，没有及时出版或者没有及时通知出图人。

5、任务多、时间紧，人为直接出图，怕走流程耽误时间。

6、计算机的病毒造成系统数据信息丢失。

三、要因确认

从上述已展开的因果图中可以看出，4个原因是影响电子文件图纸归档的主要因素，但是有些原因并不是出版部门可以直接解决的。为解决电子文件图纸归档中存在的问题，从我院出版管理工作的实际出发,我们确定了以下要因。

1、对电子文件图纸的管理不够重视。

2、动态数据库的维护不好，不能保证正常使用。

3、按照质量管理要求，过程管理检查力度有待于加强。

4、出版部门有待于提高服务质量，做好本职工作。

四、对策制定

1、针对设计人员不重视电子文件图纸归档的观念,平时对设计人员进行宣传教育以提高设计人员的归档意识，加强考核。对新来的员工进行电子文件图纸系统及动态数据库的知识及归档事项培训。

2、IT信息部做好动态数据库的维护管理工作，对出现的问题及时解决，保证动态数据库能正常使用，不断地对系统升级，提高使用效率。

3、加强检查力度严格把好电子文件图纸归档关，坚持执行质量控制记录，在接收的同时，认真进行清点核对，对不符合归档要求的电子文件图纸签署不全、图号错误等问题归档，限期进行修改，不按时修改的按准确率不合格处理。

4、加强出版室职工的教育工作，提高服务质量，熟练掌握动态数据库的使用、维护工作，及时的对动态数据库的数据进行处理，实行跟踪的办法，出图、通知服务到位，保证设计人员能准时拿到图纸，提高工作效率。

五、实施效果检查

1、通过电子文件图纸的归档管理，今年在接收全院图纸出版的过程中未查出错漏，大大提高了电子文件图纸归档的质量。

2、动态数据库的入库率、准确率达100%，真正进入了信息管理的良性循环过程，提高了工作效率。

3、电子文件图纸的归档控制了浪费、降低了成本，取得了前所未有的效果。

并在此基础上，继续抓好电子文件图纸的归档工作，保证归档率、完整率、准确率都达到100%的要求。同时，提高工程档案的现代化管理水平，实现了信息化管理提高了电子文件图纸的利用率，不断地更新动态数据库软件，提高运行速度，完善系统资源，提高出图效率，达到降低成本的目的。