店务助理岗位职责

店务助理岗位职责

秘书（店务助理）是公司和当店树立于客户面前的形象窗口，是一个枢纽起着承上启下的作用，是经理的左右手。一个优秀的秘书能为主管分担一半以上的事务及管理工作。店务秘书的主要工作职责有：店内事务管理；互动管理；与总部沟通管理；紧急事务应对管理。

一、店内事务管理

（一）：房源资料管理：负责将早会期间、工作时间经纪人推荐的优质房源，给所有的经纪人进行传达。

（二）：制度执行

秘书在执行制度过程中应以公司的有关规定和标准执行，发现某同事违反规定时，及时给予提醒，或汇报销售经理，由销售经理决定是否处罚，确定处罚后，秘书开罚单并执行罚款。验房严格按照公司规定执行减少同事间的误会。（三）：考勤管理：秘书应该熟练掌握《考勤管理办法》的详细内容，严格落实考勤管理制度，一旦出现迟到、早退等现象立即开出罚款通知单。

（四）：值班管理：秘书于当月的最后一天制定下月的值班表，告知传阅并张贴在店内显眼位置，以便于经纪人提前做安排。

（五）：卫生管理：当天卫生由值日人员打扫（三人一组），秘书应监督当店卫生及办公设备的整洁度。发现值日人员没做卫生或马虎对待的，给予警告，或做出相应的处罚措施。每月月初或者月末负责组织至少一次的卫生大扫除。（六）：表格表单管理

1：普通表单格：经纪人用和秘书用的表单格分类存放于固定位置，并标识清楚，一周整理一次，及时备存，确保各类表单格齐全供经纪人使用。

2：特殊表单格：租赁合同和收据要在租赁专员提出申请时发放，发出24小时内收回租赁佣金，收据本和一份存档合同（一式三份中的其中一份）。作废合同三份都收回并注明“作废”的字样。月底将当月的所有存档合同汇总，制作租赁档案上交财务部。

（七）：当店办公用品和基金的管理

1：办公用品的领用，制作成一份办公用品领用登记表，监督领用登记，月底统计，供数据分析用。对当店办公设备进行维护，如出现故障先寻找原因，在能力

范围内的尽量独立解决，在能力范围外的及时与厂家或其他服务机构联系。

2：当店基金的管理：根据当店具体情况于月初或月末与财务核实数据，将快乐基金和备用金区分开，月底多的部分上交财务，不足是行财务申请。

3：固定资产管理，定期对店内的固定资产进行盘点，需要维修与购买的上报财务。

4：钥匙管理：下班前务必将其他中介借走的钥匙收回。每月负责对店内的钥匙负责清理登记，区分开有效钥匙和无效钥匙。

（八）：数据汇总：

1：每周：负责督促经纪人填制经纪人周业绩考核表，并且在周日晚上督促销售经理收齐本组的数据，有销售经理传递给区域经理，最后由助理主管交给总经理。2：每月：月考勤汇总，客户和房源汇总，带看量签单明细统计，当店话费及办公用品费用统计。并将本月资料装档案袋封好。

（九）：接待：

1：客户接待：在经纪人外出带看或繁忙时接待上门客户，将客户信息分类登记于登记表中，尽量详细具体，并于当天交接给值班人员。秘书所接待的房源及客人统归当天值班人员所有。

2同事接待：来者是客，到当店来的他店经纪人或其他部门的同事都应热情接待，提供恰当的帮助并对其借走的物品进行登记。

3：注意事项：

a：秘书是公司的形象代表，是当店的窗口和枢纽，接待礼仪要规范细致到位。b：随时保持饱满的精神状态，不要将个人情绪带到工作中。

c：切勿不理睬借故推延，不守承诺。

二、互动

（一）：秘书应跟各分店保持密切联系，及时了解他店的新报钥匙和新增验房图片，促进各店房源沟通相互合作。

（二）：跟总部的各部门保持密切联系，了解各部门的最新动态，以最好的姿态作配合。

（三）：积极主动了解当店员工的情绪状态。

（四）：及时传达业绩信息。保证业绩的准确性和及时性。

三：与总部的交流

（一）：业务部：每周公司开常委会时，负责制作打印各组经纪人数据。（二）：财务部：每月月底提交给财务部的资料，当月买卖案子的统计表，月考勤表，租赁档案及当月作废的合同（三份）。

（四）：总务：办公用品的领用集中在每周一个固定的时间，其他时间一般不向总务领取。

（五）：人事部：及时向培训部了解当月本店的培训计划，并在接到通知后第一时间通知经纪人。

四、紧急事务应对

（一）：物业人员进店时，秘书应礼貌接待，安排到会议区等候，问清来意后再与总部相关人员联系。切记不得粗鲁无礼。

（二）：闹情绪的房东或客人来店取闹时，应礼貌热情接待，冷静耐心倾听，并为他们找寻相对应的负责人，或积极协助他们解决力所能及的问题。

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