中国水电顾问集团贵阳勘测设计研究院文档一体化系统建设概述

中国水电顾问集团贵阳勘测设计研究院
文档一体化系统建设概述
王凡
（中国水电顾问集团贵阳勘测设计研究院，贵阳，550081）
【摘要】文档一体化工作的理论基础是文件生命周期理论。

中国水电顾问集团贵阳勘测设计研究院结合本单位档案工作实际，成功开发了工程档案一体化和文书档案一体化系统，较好地解决了文档一体化问题，提高了公文处理、档案管理水平和管理效率。

【关键词】文档一体化，档案管理，贵阳院，文件生命周期理论
所谓文档一体化就是将档案形成、归档、利用等各个相对分散独立的环节作为一个有机整体进行全过程管理。

中国水电顾问集团贵阳勘测设计研究院（以下简称贵阳院）在实施企业信息化整体解决方案----“综合信息管理系统”建设过程中，结合本单位工程档案和文书档案管理实际，成功开发了工程档案一体化和文书档案一体化系统，并在院生产、管理中得到了成功应用，较好地解决了文档一体化问题。

文书档案在企业内部网上实现了公文登记、流转、监控、公文鉴定、预立卷、归档清单打印、归档、统计、查询、电子文档全过程电子流管理；工程档案在企业内部网上实现了产品计划分解、设计、校核、审查、核定、批准、工程文件材料预立卷、归档清单打印、归档、统计、查询、电子文档浏览下载全过程电子流管理，有效地提高了档案管理水平和管理效率。

1文档一体化概述
1.1文档一体化的理论基础
文档一体化工作的理论基础是文件生命周期理论。

该理论是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的。

1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。

文件生命周期理论，是指文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案部门永久保存的整个运动过程。

是指导文件、档案全过程管理的基本理论，是现代档案学理论的重要理论成果之一。

它是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件、档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。

文件生命周期理论的形成意味着现代档案学的成熟。

文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管
理奠定了理论基础；准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础；准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论基础。

电子文件之所以也需要前端控制，一是确保电子文件真实可靠性的需要，二是确保电子文件完整归档的需要，三是确保电子文件安全利用的需要。

文件生命周期理论的全过程管理思想和前端控制思想对电子文件同样是适用的，并且这两种思想在电子文件管理上实现了和谐的统一。

1.2文档一体化的概念
文档一体化就是在文件和档案管理中运用文件生命周期理论把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用有机的联系在一起，按照统一的规范和标准，实施全面控制和有效管理，从而达到消除或减少重复劳动，提高工作效率和工作质量的目的。

将文件管理与档案管理纳入一个统一的管理系统内,实行一体化管理的实质就是对文件运动过程的全面控制或管理，它体现了文件生命运动周期的内在规律性和要求, 打破了档案管理体制的藩篱。

文档一体化要求电子文件形成、办理到归档、保管、利用等管理过程是连续的、不间断的，对电子文件的管理过程及其控制是全程的、预知的、可控的。

保证从文件材料形成部门到档案部门的数据流畅通、完整，实现文件材料形成、归档、立卷、整编、利用一条龙管理。

文档一体化的作用突出地表现在可以加速档案工作的步伐，促进企业信息的发展，有利于信息资源的优化和合理使用。

2建设文档一体化系统的必要性
2.1提高档案管理工作的需要
文档分离带来大量的弊端，造成大量失控的、具有重要价值的账外文件和档案管理部门。

由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用，导致档案部门信息服务功能降低，也导致了档案部门地位的降低。

档案管理部门超前控制文档，可使档案收集更加完整、系统、便捷、准确。

2.2档案信息化、数字化建设的需要
随着信息技术的发展，文件档案的信息化、数字化和网络化管理提上了议事日程。

文件档案的网络化管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同，将文件和档案作为统一的系统工程，加强文件管理的超前控制保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的
作用。

档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想在业界受到一致欢迎，这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。

2.3提高办公水平的需要
办公自动化是文档一体化管理得以实现的物质基础和手段，文档一体化系统的建设也有利于推动办公室自动化水平的提高，二者相辅相成。

通过文档一体化系统建设，有利于梳理和规范办公业务流程，也有利于文书管理人员可以更好地对收发文进行管理，也有利于其他人员对收发文进行日常查阅和利用。

3贵阳院文档一体化系统概述
贵阳院于2004年启动了综合集成信息系统建设工作，该集成系统包括管理信息系统（MIS，含办公自动化系统）、生产管理子系统、档案管理子系统三大部分，其中工程档案文档一体化系统是衔接生产管理子系统和档案管理子系统的桥梁，而文书档案文档一体化系统是衔接管理信息系统（主要是办公自动化系统部分）和档案管理子系统的桥梁。

3.1工程档案文档一体化系统
生产管理子系统是贵阳院开发的一套用于项目全过程管理的系统，在实现了对项目全过程管理的同时，也实现了过程中各个环节产生的各种工程文件材料的动态控制和网上归档，达到了工程档案文档一体化的目的。

对于工程档案，其来源为整个工程管理的全过程，包括设计策划、设计输入输出、设校审流程等产生的最终成果和所有过程记录文件，这样保证了档案的一致性，准确性。

生产管理子系统中的产品在设计、校核、审查流程完成以后，自动在临时库中建立产品的条目档案信息，如图1。

项目经理、专业负责人、项目综合管理员可以进入到档案管理临时库的项目信息中查看，仅项目综合管理员可对其进行维护。

综合管理员进入临时库预立卷后归档。

图1 工程档案网上归档流程
对于没有走“设计、校核、审查”流程的科技文件材料，则由项目综合管理员手工录入临时库。

项目综合管理员把纸质文件归档完毕，由档案接收人员把实物档案和电子档案对照验收无误后，档案整编人员在系统中把临时库中的文件归入正式库，如图2。

档案条目信息由档案管理人员从临时归档库中转取过来，这样就大大减轻了重复录入和档案搜集的工作量，便于管理人员维护。

图2 工程文件临时库
3.2文书档案文档一体化系统
文书的档案文档一体化子系统包括收文登记、发文管理、发文监控、文书临时库、文书归档流程、文书待销毁目录、文书销毁流程等功能。

（1）收文登记
登记国务院、省人民政府、集团公司及外单位等来文，记录每个收文流程完成后流程中的相关数据。

（2）发文管理
记录院内各个部门每个发文流程完成后的相关数据。

（3）文书临时库
收文登记和发文管理中的条目数据都自动进入文书临时库，文书管理员建立案卷，然后从临时库中选取条目归入相应的案卷，如图3所示。

图3 文书临时库
（4）文书归档流程
组卷工作完成后，即可发起文书归档流程。

该流程内容如图4，首先由文书管理员选择要归档的内容，然后由本部门领导审批，部门领导审批的时候可打开案卷查看卷中的条目内容，如果同意，再由档案接收部门领导审批，最后由档案接收岗处理，把档案实物和流程携带过来的案卷和条目对照验收无误后，归入文书档案正式库。

图4 文书归档流程
（5）文书销毁流程
在收文登记中标记为不需归档的条目将自动进入“文书待销毁目录”中，文书管理员在适当的时候发起文书销毁流程，经部门领导审批通过后对实物进行销毁，但电子目录信息归档保存。

图5 文书销毁流程
3.3应用效果
贵阳院工程档案文档一体化系统2006年9月正式上线运行，对之前没有电子文件的历史档案数据采取人工录入Excel表格，再从后台导入档案管理系统的方法解决；系统上线以后有电子文件的项目则通过文档一体化系统采取实时从网上归档。

至今档案管理系统中已建有222个水利水电工程项目、195个其他工程项目、17250个案卷、4万余条目数据。

全院科技人员可直接通过网络进行查询和借阅。

文书档案文档一体化系统于2007年11月上线运行，对1986年至2007年的数据采取从后台导入文书档案系统，从2008年开始通过文档一体化系统走网上归档流程进行实时归档。

目前文书档案系统中已有1986年至2008年的文书档案数据约2.4万条，全院人员可通过网络登录系统进行查询，对无密级的文书档案可直接下载浏览，对标有密级的文件则可直接在网上走借阅审批流程，经院保密委审批通过后直接在网上借阅电子档案，大大提高了文书档案的利用率。

4总结
总之，贵阳院从2004年开始开展集成综合信息系统建设以来，文档一体化系统作为该集成系统的一部分，已成功投入运用，经过这几年的运行证明系统设计科学、合理，运行稳定、可靠，已为贵阳院文档一体化管理作出了贡献，减轻了项目综合管理员、文书管理员、档案管理人员的工作量，大大提高了工程档案和文书档案的归档率和档案信息资源的利用率。

以后的努力方向是结合数据仓库和数据挖掘技术，对档案库中的数据进行深入挖掘，分析数据之间的相互关联，为企业知识管理和科技创新服务。