会议组织流程及注意事项

会议组织流程及注意事项
一、会议筹备
(一)会议资料准备
在必要时将参会人员得资料按每人次准备好,注意区分参会人员得角色(如分成会议主持、参会领导、参会普通人员),资料按照人员角色分别准备。

(二)会议通知拟定
会议通知分为书面通知与短信通知,其中在较为紧急情况下采用短信通知。

1、提前５天拟定会议通知,报部门主管审核,再由分管副总审批签字后以书面文件形式下发,下发时签收人须登记存档;
２、通知内容必须包含时间(2４小时制)、人物、地点、事件等要素,以“骨”得形式编写;
３、会议尽量避免安排在周一或其她会议集中得日期进行,会议时间得确定须与人力资源部主管协商并进行登记;
4、紧急通知采用短信形式下发,下发前负责人员须拟定短信通知内容及参会人员短号,交与行政部相关人员(现为何惠敏)进行短信通知、
(三)会议议程安排
１、会议议程须以正式文件形式拟定;
2、正式会议开始时一般需要说明会议整体流程,会议分为几项内容;
3、议程安排时应考虑到会议时间,尽量将会议时段安排在正常工作时段内,如9:0０-1２:０0或者14:0０-18:０0,如果就是有外部人员参加得会议需要考虑就是否安排餐宿问题。

(四)会场布置
１、提前3天,填写好会议室、横幅(与欢迎牌)申请表,交与行政部及广告部相关负责人;
2、领回横幅(与欢迎牌)并确认内容正确后交与行政部,并在会议前一天追踪横幅就是否挂好(欢迎牌就是否摆放正确);
3、会议开始前排好座席及水牌,并将瓶装水、茶水、水果、会议相关资料等正确摆放于会议桌上(注:销售部人员水牌可摆在靠边位置);
4、需用到视频放映时,提前调试好会场得投影仪、调音台、麦克风等器械,并负责为外部人员接入电脑等事宜。

(五)现场安排(人员入场时)
1、若有外部人员参与得会议,需要接送时必须在会议前一天填写好用车申请单交与调度室,并安排人员在会议当天接待外部人员;
2、会议开始前在会场入口处设立签到处,组织参会人员签到,并指引外部人员入座;
３、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员;
4、会议开始前３分钟,迅速将未到场人员得水牌及资料撤收,并安排靠后人员填补空位。

二、会议中
(一)会议记录及服务
１、安排好专职得会议记录员,对参会人员得发言及电子资料进行记录与拍照,允许时准备好U盘进行拷贝;
2、提前通知广告部做好现场摄影准备,会后留底;
3、安排1人(会议组织人员或行政部人员)负责茶水服务。

(二)其她注意事项
1、准时入场,并尽量靠前坐,手机关机或震动,认真做好会议记录;
２、会议时间较长时,可适当安排中途休息时间;
３、须车间现场参观得,提前与行政部沟通,安排好车辆及参观路线,并通知相关车间做好现场准备,并安排专职人员全程陪同外部人员参观、
三、会议结束后
(一)整理好会议中文字记录、图片与电子稿等资料,进行备案。

(二)对会议整个策划及组织过程进行总结。

四、会议组织流程图
有要求
五、人员安排及具体分工
人员安排及具体分工情况如下表１所示:
表1 人员安排及具体分工表
注:以上具体分工得人员可重复安排、。