Office 2016办公软件高级应用实例教程 第2版 教案 1

教案

一、实例引入

四方网络有限公司将于3月10日开展节能宣传周活动。公司秘书部负责本次宣传周活动的宣传工作，小李作为秘书部的一员，负责本次活动发文的制作，效果如图1-1所示。

图1-1“联合发文”效果图

二、实例制作

联合公文就是同级机关、部门或单位可以联合发文的形式。联合公文要注意的内容是：（1）行文的各机关部门必须是同级的（2）联合公文对于共同贯彻执行有关方针、政策或兴办某些事业，是非常有利的（3）几个平行机关或部门联合行文，应将相对应的各机关都列为主送机关（4）联合公文应当确有必要，且单位不宜过多。

公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。但不是每一份公文都全部包含这些内容。

1.2.1 Word文档的新建

建立新的Word文档，首先要启动Word2016，启动步骤如下：

1）执行“开始”→“所有程序”→“Word”命令，启动Word 2016。

2）单击“空白文档”按钮，如图1-2所示。新建一个空白Word文档。

图1-2 创建空白文档

1.2.2 页面设置

由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距等均有明确的规定，因此对公文的页面设置也有一定的要求。页面设置要求：纸张采用A4纸，纵向，上、下页边距为2.54厘米，左、右页边距为2.5厘米。具体操作步骤如下：

1）切换到“布局”选项卡，单击“页面设置”功能组右下角的对话框启动器按钮，打开“页面设置”对话框。

2）单击“纸张”选项卡，从“纸张大小”的下拉列表中选择“A4”。

3）单击“页边距”选项卡，将“纸张方向”设置为“纵向”，将“页边距”按要求设置，上、下页边距为2.54厘米，左、右页边距为2.5厘米。如图1-3所示。

4）单击“确定”按钮，页面设置完成。

图1-3 页面设置

1.2.3 文字录入

页面设置完成以后，就可以进行文字录入了，具体操作步骤如下：

1）将光标插入点位于文档的首行。

2）按〈Ctrl + Shift〉组合键启动中文输入法。

3）输入“××市四方网络科技有限公司××市联众商贸责任有限公司文件”字样，按〈Enter〉键将光标移到下一行。

4）用相同的方法输入公文正文内容，如图1-4所示。

图1-4 公文内容

5）将光标定位于正文尾部“××市联众商贸责任有限公司”后，按〈Enter〉键将光标移到下一行。切换到“插入”选项卡，在“文本”功能组中单击“日期和时间”按钮，打开“日期和时间”对话框。在“可用格式”列表中选择所需的日期格式，如图1-5所示。单击“确定”按钮，完成时间的插入。

图1-5 “日期和时间”对话框

6）继续录入，完成其他公文内容的输入。效果如图1-6所示。

图1-6 公文其他内容

1.2.4 设置文本格式

文本格式设置是指对文本中各种字符的字体、字号、字型、颜色等的设置。也叫做对文本字符的格式化。在Word 2016中，对文本进行操作，必须先选定要设置的文本。即“先选中，后操作”。操作步骤如下：

1）选定“××市四方网络科技有限公司××市联众商贸责任有限公司文件”字样。

2）切换到“开始”选项卡，在“字体”功能组中，设置“字体”为“华文中宋”，字号为“初号”，加粗，字体颜色为“红色”，如图1-7所示。

图1-7 标题字体设置

3）选择“关于开展2019年节能宣传周活动的通知”字样，在“字体”功能组中，将其字体设置为“华文中宋”，字号为“二号”，加粗。

4）选择从“公司人事部、宣传部：”到正文文档结尾“二〇一九年三月二日”内容。在“字体”功能组中，将其字体设置为“仿宋”，字号为“三号”。

5）用同样的方法将“主题词”设置为“华文中宋、小二、加粗”，将抄送机关、发文单位、发文日期设置为“宋体、四号”。

6）利用格式刷，将“××发〔2019〕5号”设置成和公文正文一样的格式。

实现方法：将光标插入点置于公文正文中，选择“开始”选项卡，单击“剪贴板”功能组中的“格式刷”按钮，之后用变成小刷子的鼠标去选中“××发〔2019〕5号”字样，松开鼠标，即可完成格式的复制。

1.2.5 设置段落格式

段落指的是以按〈Enter〉键作为结束的一段文本内容。在Word中以段落为排版的基本单位，每个段落都可以有自己的格式设置。

在文档录入过程中，如果按〈Enter〉键，那么表示换行并且开始一个新的段落，这时新段落的格式会自动设置为上一段落中的字符和段落格式。如果按〈Shift＋Enter〉快捷键，则表示文字将换行但不换段，如果按〈Ctrl＋Enter〉快捷键，则表示文字将换行、换段，并开始新的一页。

如果删除了段落标记，则标记后面的一段将与前一段合并，并采用该段的间距。

格式化段落主要使用“段落”功能组和“段落”对话框。在对段落进行格式化之前，必须先选定该段落。

根据图1-1效果图所示，具体操作如下：

1）选定“××市四方网络科技有限公司××市联众商贸责任有限公司文件”段落，切换到“开始”选项卡，单击“段落”功能组右下角的对话框启动器按钮，弹出“段落”对话框，在“常规”组中，设置“对齐方式”下拉列表框的值为“居中”，在“间距”组中，将“段后”微调框的值设置为“6磅”，如图1-8所示。

2）将光标置于发文号“××发〔2015〕3号”之前，按一次〈Enter〉键，之后选定此段落，打开“段落”对话框，在对话框中设置段落“对齐方式”为“居中”，“行距”为“单倍行距”。

3）将光标置于“关于开展2019年节能宣传周活动的通知”前，按一次〈Enter〉键，之后选定此段落，打开“段落”对话框，在对话框中设置段落“对齐方式”为“居中”，“段前”、“段后”间距均设置为“0.5行”，“行距”为“1.5倍行距”。