12371采购与供应中的谈判与合同1505

12371采购与供应中供应谈判与合同
第1章制订商业协议
1.2 报价和投标文件
⏹报价邀请
报价邀请是向一个或多个供应商发送询价单、信息请求、报价邀请单或提案邀请与供应商发起交易的一种方法。

标准询价单或报价邀请单一般载明需求的细节：
1)买方的详细联系方式。

2)在回复中使用的参考号以及日期（在该日期前回复）。

3)所需货物或服务的数量和名称。

4)所需交货地点和日期。

5)买方的标准（和任何特殊）采购条款和条件。

6)付款方式。

评估报价的方式：
1)在比较性或竞争性招标的基础上进行评估：如最佳价值的投标或报价赢得合同。

2)以与首选供应商谈判为基础进行评估（如要求首选供应商或经过批准的供应商提供报价
作为谈判的基础以改善合同条款）。

3)作为试探市场的一种方式进行评估：为了续签合同而对当前市场价格进行检查。

⏹投标邀请
投标邀请是向通过预审的供应商签发投标邀请或合同投标邀请，买方从中拟选择提供最佳方案或最低价格的供应商的过程。

是更正式化的竞争性招标或投标过程。

招标简单地说是供应商应邀为合同推销自己或出价的过程。

1)公开招标：将招标邀请广泛公布并对任何潜在投标人开放。

2)选择性招标：对潜在供应商的资格进行预审（如根据他们的技术能力和财务状况），并最
终确定3-10个供应商参加投标邀请。

3)限制性公开招标：邀请有潜力的供应商合同竞价，但对这些供应商已根据招标人公布的
限制条件（如恰当的技术性期刊上刊登）进行部分资格预审。

⏹投标准备步骤、内容
1)编制详细规格和起草合同文件，详细载明要求：向潜在投标人提供投标信息，以便能对
标书进行准确的成本核算和直接的比较。

2)公布需求、投标程序，并给出表示参与的意愿（在选择性投标中）或提交标书（在公开
投标中）的时间表。

3)发出资格预审调查问卷（在选择性投标中），以响应投标人的参与意愿，并给出这些问卷
返回的期限。

4)向那些在时间内响应公告或投标邀请的人发出投标邀请和投标文件。

投标文件包括：投
标邀请和投标人须知；价格文件和/或投标格式；规格说明；合同授予标准；合同条件或
采购条件；提交截止期限以及预先标明地址的投标回执标签。

5)应按同样的方式在相同日期向每个潜在供应商发放投标文件。

6)标书或要约将在提交截止日后由投标评估小组收取（采用密封标书的形式）开封。

将对
所收到的所有标书的详细情况进行记录，并将每个标书的主要细节列在分析单或电子表
格上以便于比较。

然后按规定的合同授予标准来分析每个投标，以选择最佳报价。

7)在需要时进行投标后澄清、供应商信息验证和/或谈判。

8)授予合同，通知投标合同授予情况。

一个招标最佳实践还包括听取情况汇报：在被请求
时向未成功的投标人给出反馈，以便使他们能够改进未来的投标竞争力、发展市场，并
帮助采购职能部门改进未来的招标过程。

1.3 规格
⏹服务规格中的问题
1)服务是无形的，并且缺乏可检查性：规定服务水平并随后检查它们是否实现或实现的程
度如何，都充满着困难。

2)服务是可变的：每个单独的服务供应都具有唯一性，因为人员和环境不同，难以对要求
标准化。

3)服务是实时提供的：如运输、住宿和餐馆服务仅在需要它们时才具有相关性。

因此，规
格需要包括提供的时间，以便供应商相应地为服务的提供制定时间计划。

4)许多服务仅在一些特定的地方可以实施。

5)规格可能需要包括对服务提供处所、所需的通行要求和相关问题的明示理解。

6)可以在一个较长的合同期内购买服务，其间原始规格的要求可能发生变化，从而需要复
核、灵活性和变更控制。

1.5 合同条款
⏹明示条款
明示条款是双方在合同中明确规定和认可的条款。

明示条款最常见的例子是各方详细地规定价格、发货时间、运输和保险费用如何分担等。

明示条款另一个例子是除外与免责条款，这类条款规定一方对于某种特定的违约将不承担责任（或承担有限责任）；或不可抗力条款，其中规定特殊情况下一方对其未能履行合同义务不承担责任。

⏹默示条款
默示条款是依据不成文法（已被接受的法律规则，如货物出门概不退换或买方当心等）和成文法（立法）存在的条款，并因此形成了合同的组成部分，不管是否在合同里明确表述出来。

⏹标准合同的优缺点
标准合同的优点：
1)减少制定合同的时间及成本（包括法律服务成本）。

2)避免重复（不过在必要的时候可以根据具体情况稍加更改）
3)行业模板合同被广泛接收，从而减少了谈判时间及成本。

4)从设计上对双方都是公平的。

标准合同的缺点：
1)和协定的合同相比，对于势力较大的采购方来说，标准合同条款可能不是那么有利。

2)可能没有包含符合采购方利益要求的特别条款或要求。

3)如果有大的修改变动，仍需要法律顾问。

4)需要花成本培训采购人员使用模板合同。

第2章协议中的法律问题
⏹有效要约P39
1)要约必须是对合同中受约束意愿的确定的、不含糊的或无歧义的陈述。

2)它必须是要约人愿意受其约束的要约。

一个要约是一个签订合同的要约，而不是进行进
一步讨论或谈判的要约。

一个有效的要约是受要约人根据要约人规定的条款、为完成具
有法律约束力的合同、只得接受的一个要约。

如果提议条款因讨论或谈判而要发生改变，
每一套新的条款都是一个单独的要约。

3)它必须向受要约人加以成功传达，以至于他意识到它的存在。

4)在受要约人承诺要约时，它必须是开放的（仍然有效的）。

一旦一个要约被关闭（如在一
个预定的结束日前）或撤销（受要约人取消），它不能再被承诺。

合同的标准条款P45
1)协议：双方在合同上的姓名和签字（通常包括一份已经阅读并理解所有条款的申明）。

2)定义：名称和词汇的定义，以避免在合同正文中重复使用长句子。

3)一般性条款：
a)一般性协议条款；
b)关于改变、代替或者变化的条款（如，除非另外签署局面协议，否则不可以对合同
做任何变动）；
c)关于通知的条款（如何或用什么方式将与合同相关的通知发送出去）
4)商业条款：供应商及购买的权利和义务。

采购的标准条款，可能包括：
a)所有权或者权益的转移：在哪个点上商品会成为购买者的财产（如：在检查及正式
的接收后）。

b)履行时间：如一条阐明“时间是至关重要的”条款，说明延迟交付就会造成合同违
约。

c)检查/测试：给进来的商品留出合理的检查时间。

d)交付/包装：规定交付和包装必须按照采购订单中的要求来做。

e)指定委派：如，没有购买者的书面同意，订单的任何部分都不可以分包给第三人。

f)搬运过程中造成破坏或损失的责任（及相关保险费等）。

g)拒绝：如一条说明购买者有权因各种原因拒绝商品的条款（如不能令人满意的质量，
延迟交付）。

h)支付条款。

5)次要的商业条款
a)保密性及知识产权保护。

b)赔偿金：如产品有瑕疵，供应商担保会赔偿购买者的损失，如果是在合理的时间内
收到相关通知的话。

c)终止：如什么时候及如何终止合同。

d)仲裁：如解决合同争议应先考虑申请仲裁，而不是到法院起诉。

6)标准条款
a)弃权：如没有在既定的时间内行驶权力不代表在今后不可以继续行驶该权力。

b)不可抗力：如因双方无法控制的“不可抗力”事件阻碍或延误合同的履行，则可以
免除责任（如自然灾害、战争、洪灾等）。

c)法律及司法管辖权：依据哪个国家或地区的法律来执行这份合同。

第3章供应合同协议
3.2 总括合同、按需分批供货合同和系统合同
⏹总括订单P58
处理重复采购的最简单和最常见的方式之一是总括订单。

这是一个协议，根据该协议供应商负责在一致同意的时间段内以一致同意的价格提供估计数量的物品。

1)有时不以货币金额规定价格，但协议含有一个确定价格的公式。

如，协议可以规定按“市
场价格”并包括一个确定任一时间市场价格的方法。

2)通常不事先约定物品供应数量，但协议规定供应商应在某个一致同意的时间段内按买方
对特殊物品的所有要求供货。

在这种情况下，买方将事先向供应商提供需求估计，但在
协议结束前不会最终知晓实际数量。

3.3 框架协议
⏹框架协议P60
框架协议提供了有效安排若干类似合同的备选方式，特别适合作为公共部门组织的一个签约机制。

框架协议是一个一般性术语，是指与供应商签订的协议，它规定了各种条款和条件，据此可以在整个协议期内进行特定采购（分订单）。

协议一般确立所涉及的物品的类型、范围、质量、交货时段或每小时费率等条款。

在大多数情况下，框架本身不是一个合同。

框架确立了适用于后续分订单的基本条款和条件，这样就可以避免将完整竞争性招标流程重复用于个别采购合同。

在有工程、货物或服务需求时，买方有三个基本选项：
a)按框架一致同意的条款，根据与选定供应商达成的框架签发分订单（形成合同），不
需要再次完成欧盟指令规定的全部程序步骤。

b)在框架中包括的多个供应商之间开展进一步的微型竞争（竞争性投标），以便选择经
济最有利的并与该供应商签订合同。

c)如果框架不能为某个特殊需求提供具有资金价值的物品，转向其他地方（采用适当
的合同投标和授予流程）。

⏹Call-off 订单P62
一个分订单（Call-off）是在框架协议下授予一个单个供货合同。

分订单的明显优点是它们不需要采购部门再一次经过严格的竞争性招标过程，框架协议本身已经接受了合规性竞争和相关评定标准的检验。

如果将一个框架协议授予一个单独的供应商，可以根据协议中载明的条款单纯授予在协议下的分订单。

在必要时可以对条款进行细化或补充，但不能对在授予框架时一致同意的规格或条款和条件进行实质性更改。

如果将一个框架协议授予多个供应商，授予分订单存在两个可能的选择。

a)应用框架协议条款。

如果协议载明的条款足够精确地涵盖特定需求，部门可以在不
重新公开竞争的情况下授予分订单。

可以根据授予框架所采用的标准对供应商排列
名次，并按名次顺序找供应商供货。

b)在有能力的框架参与者之间举行微竞争。

如果在框架协议下载明的条款对于特殊分
订单来说不够精确或完整，应举行进一步的或微型的竞争。

应向在框架内所有能够
满足特定要求的供应商签发一个书面招标邀请。

3.5 租借和租赁
⏹租赁还是购买决策P75
租赁是一个更长期的、基于财务的协定，租赁公司与客户之间签订合同，租赁公司购买并拥有资产，承租方租用并为持有和使用该资产以预先约定的时间段分期支付租金。

付足租金后，采购方有权获得完全的所有权。

租赁还是购买的决策，需要实际对比各自的优缺点。

1.直接购买的优点：
1)比租赁的总成本低。

2)使用者对资产有完全的控制权。

3)该资产在最后还有残余价值可供再出售。

4)根据税收政策，可能会获得投资优惠，也可能会等到一些政府补助。

2.直接购买的缺点：
1)前期费用高，会占压资金，影响现金流和资金的机会成本（即如果这些资金放在其
他地方使用会获得哪些收益）。

2)使用都承担维护、动作和处理的所有费用及风险。

3)存在技术过时的风险（特别是当所处环境快速变化时）价值会逐渐下降，需要升级
换代费用。

4)如果设备只是某个特定项目中的短期需要，那么就会很浪费。

3.租赁的优点：
1)无需前期投资，不会占压资金。

2)可以有效防止技术过时的问题，很容易升级或替换。

3)事先就知道成本是多少，并取得协议。

4)没那么多复杂的税务和折旧计算问题。

5)不受通货通胀的影响，因为支付用的是“实际的”货币。

4.租赁的缺点：
1)需要长期支付租金，在经济萧条时可能会很困难。

2)使用者对资产没有完全的控制，缺乏所有权方面的灵活性及信誉。

3)总成本可能会高于直接购买的成本。

4)大型组织因为有更多的自有资金可以动用，往往能签下更为有利的条款（受益于其
庞大的资金额）。

5)合同条款可能更有利于出租人（如，可能对使用者有很多限制，会要求他们承担更
多的风险及成本）。

第6章势力和关系
6.1 谈判中的势力和影响
势力的影响P124
势力是个人或群体对其他人施加影响的能力。

一个谈判者可以被委托拥有代表他的组织进行谈判并行使采购团队领导者的权限。

然而买方对供应商或其他外部谈判方不具有正式的职务权
限，即该关系的性质不由买方组织内部权限所决定，而由其他背景因素所决定。

因此，一个与外部组织的代表进行谈判的买方为了获得协议并符合规格，必须运用其他类型的势力。

如果谈判一方比另一方的势力大，他便有机会发挥其杠杆作用，即向另一方施加压力使其同意或遵守更有势力方的希望或要求。

1.在谈判中明智地使用势力，可以达到以下目的：
a)保障己方的“赢”结果以及自己所负责的利益（如，向约定的谈判目标推进）。

b)使己方从“双赢”合作协议中获得尽可能大的价值收益份额。

c)通过各种方式，如“强迫”解决某个问题、将商谈推入新领域或对一个“关键”问
题施加解决方案以便商谈能继续进行，来推进谈判过程（如在面对僵局时）。

d)排除谈判障碍（如操纵、缺乏澄清、不愿意披露信息或抵制等）。

e)保障对各立场或解决方案的共识、承诺和支持，而不是仅仅服从。

2.在以下谈判形势下，势力的使用对于保证己方能“赢”特别重要：
a)对抗性的形势（各方有分歧或冲突利益）。

b)竞争性的形势（一方得到的是另一方的失去的，如在价格上）。

c)在有很少的时间、期望或耐心形成“双赢”结果时（可利用势力推动一个更快速的、
但不一定是公平的解决方案）。

d)在谈判陷入僵局时（在立场上发生僵持）。

3.在准备和计划谈判时，势力因素是很重要的，这体现在以下三个方面：
a)假如双方都在寻求在谈判中使用势力，那么为了预测谈判的最好、最坏和最有可能
出现的结果，评价他们的相对势力（或议价实力）就非常重要。

在你对另一方的势
力的影响力相对较低的形势下，坚持不切实际的要求是没有用的。

b)另一个重要问题是决定使用何种势力及如何使用。

如果一方的势力比另一方大得多
（一种“势力不平衡”形势），则存在“硬”议价作用的潜在可能——一种强迫或威
逼性的谈判或冲突处理方式。

虽然行使威逼手段可以实现“赢”，但它的作用也许适
得其反（导致长期关系的“损失”），因为它会使另一方疏远并为以后的交易和谈判
创造一种对抗性的倾向。

c)在与外部顾客或供应商的关系中，可能会存在持续的势力和依赖性问题，而重要的
是应考虑所期望的谈判结果（如供应商通过大幅度压价获得一个大的合同），在这种
背景下的合作是否是可持续和道德的。

⏹在买方-供应商关系中的势力P126
1)公开势力：是明显或透明的势力，是通过各种直接战术形成的。

如竞争性议价作用、
硬谈判、逻辑说服或提供激励等。

公开势力不一定是逼迫性、压倒性或对抗性的。

2)隐蔽势力：是微妙、隐藏或隐含的势力，是通过各种间接战术形成的。

如隐瞒信息
或在谈判或人际网络中将某人排除在外。

利益冲突没有明确说明，因此对观察者而
言可能不明显。

3)结构势力：是构建在形势、背景或关系中的势力，正如组织要承担的法律和合同义
务、买方需要依靠供应商（或反之）的情形一样。

在供应链中研究结构势力特别具
有相关性，因为它对买方和供应商的议价立场具有影响。

6.2 势力和议价能力的来源
⏹个人势力的来源P127
1)法定势力（或职位势力）：与在组织中的地位或角色相关的法定的/合理的、正式授予
的权限。

施加影响的能力是基于其他人对这种权限合法性的信任。

2)专家势力：被他人认可和珍视的专门技能或知识的势力。

（这些技能和知识是他们实
现自己的目标所必须的，因此他们愿意接受专家影响）。

3)奖励性势力（或“资源性势力”）：受到认可的、对他人珍视的资源和奖励的控制（因
此他们为获得奖励而愿意接受影响）。

4)参照势力（或“个人势力”）：来源于有吸引力的和鼓舞人心的个性、个人形象或魅
力；他或好的人际关系、沟通技能和影响力以及他人对其领导力水平的认识。

5)强制势力（或身体势力）：如果不遵守，威胁给予制裁、惩罚或在人身安全上恐吓他
人的势力。

⏹买方和供应商的相对势力P130
1.买方势力
1)买方组织数量大或订购规模大
2)买方的支出占供应商收的比例较高
3)存在许多的潜在供应商，且产品和服务没有差别，或存在可替代产品，使更换供应
商比较容易。

4)买方具有“自制”代替“购买”的选择权
5)需求不急或可以拖延
6)供应商渴望获得业务
7)买方对供应商而言是一个“有吸引力的”客户（如在即时付款、交易道德和供应商
开发方面名声好）
8)买方对供应商及其谈判立场做了全面的谈判前信息准备工作
2.供应商势力
1)供应商的数量有限或规模很大
2)很少有替代产品，供应商的产品和服务具有高度差异性
3)买方的采购数量或买方所在的待业对供应商不重要
4)供应商的产品在买方业务中是一个重要的组成部分
5)供应商具有稀缺的专业工艺、机器或专业知识
6)转换成本对买方来说太高
7)买方需求紧急，并且不拖延
8)供应商因在质量、可靠性、道德等方面信誉好而具有“吸引力”，具有通过联合来强
化买方品牌的潜力
9)供应商对买方及其谈判立场做了全面的谈判前信息准备工作
⏹提高议价能力的方式P132
1.增加专家势力和信息势力
✧收集市场情报，并与关键信息持有人保持联系。

✧集中收集和整理支持你立场、论据或所期望结果的有力数据（或挑战另一方的立场、
论据或所期望的结果）
✧诉诸相关专家意见，以支持你的立场和论据
✧在需要时谨慎分享相关的信息和专业知识（增加它对另一方的可信性和价值）
2.增加资源势力
✧确保拥有在谈判中提高支出水平的权限
✧通过整合性谈判“增大馅饼”（交易给双方带来的总资源）
✧设计对另一方价值高但对你来说提供成本相对低的谈判筹码（要约或可交易物品）。

这些可以是货币的，也可以采取其他有价货物的形式，如时间、认可、状态、帮助
和支持、灵活性等。

✧强调提供给另一方的要约价值和让步的价值。

✧管理或“调节”另一方对可能资源和奖励的预期。

（如贬低可用资源，使供应商预期
显得不切合实际，在最后时刻给一定的“好处”，或通过奖励来达成交易。

）
✧通过（明的或暗的）威胁，如威胁制裁、惩罚、延误或未能履行的危险或负面后果
等，来施加“压力”。

3.增加合法势力
✧诉诸你自己的合法权限（身份、职位、利益相关者进行的选举等）或受到另一方尊
重的较高权力
✧诉诸已接受的决策规则，如你的职位或解决方案的“公正性”或“公平性”。

✧诉诸你职位或解决方案的“必要性”：需求、紧迫性、不可抗力等。

4.在买方-供应商势力中操纵结构因素
✧合并和聚集需求，或参与联合采购组织，以增加需求规模、价值以及对供应商的重
要性。

✧确保你方对另一方是一个有吸引力的客户或供应商（准备好解决那些可能会降低你
企业对另一方吸引力的问题）。

✧对于需求，要提前谈判（以便议价能力不被需求的紧急性所削弱，而且不会受选择
方案减少的影响）。

✧强调可采用替代性产品和其他供应商，并阐明你有一个有利的BATNA。

✧在谈判前收集有关另一方的相关信息，以便能够预测其目标、战略、战术、实力和
弱点。

5.采用有效的说服方法和影响技巧。

第7章成本和价格分析
7.1 供应商如何定价
⏹供应商定价策略P159
1.基于成本的定价使得供应商不仅可以收回成本，同时还能收取一部分额外费用来确保取
得合理的利润。

包括：
1)全成本定价法：供应商计算出产品的总成本，并在些基础上加上一笔收费作为利润，
最后得出的就是销售价格。

常用在非常规工作的定价上，因这类工作通常事先很难
知道成本，如提供综合服务。

2)成本加成定价法：供应商计算出产品的直接成本，再加上一部分收费，这部收费包
括间接成本（企业日常管理费用）及利润。

3)边际定价法：供应商所定的价格能确保其获得预定比例的利润率（报价的百分比）。

4)收益率定价法或目标回报率定价法：供应商根据自己希望从投资上获得多少回报作
为利润分析的基础，而不是预计的产品成本（可能不会包括研发、管理和市场方面
的成本）。

5)差益定价法：为了维持工厂或机构的运行，价格会低于产品的所有成本的总和，但
可以覆盖部分成本。

这样可以避免工厂关闭、设备停运和人员暂遣散的成本。

买方
可以利用这样的机会获得好处，但须格外小心。

这不是今后能够预期的“常规价格”，
供应商也可能通过在质量上偷工减料来争取自己的利润。

2.以市场为导向的定价法：
1)价量定价法：供应商使用本量利分析定价法（或盈亏平衡定价法）来决定应该生产
多大产量才是最经济的（将日常管理费用成本分摊到数量较大的产品上），才能给购
买者提供批量折扣，从而促进销售量的提高。

2)市场份额定价法（或渗透定价法）：供应商设定一个较低的推介价格，以便争取客户，
养活竞争（因为这个市场的利润率很低）。

其目的在于：1、刺激市场的发展，引导
更多人使用新产品；2、提高供应商的市场份额（即市场渗透战略）。

随着供应商市
场份额及销售量的不断提高，就可以以更低的单位成本生产更多的产品，从而获得
更高的利润。

也许，在今后还可以将价格再提高（利用顾客的忠诚度及很少的竞争
对手），并继续主导市场。

3)市场撇脂定价法：供应商设定一个较高的引入价格，以便吸引那些热切希望能尽早
得到新产品的客户（如果这个产品本身是很有创新性的具有市场竞争优势的产品），
以及那些有承受能力能支付得起的客户。

换句话说，供应商在产品早期尽可能扩大
自己短期利润。

之后，随着时间的推移，逐渐降低价格以吸引下面各层对价格比较
敏感的消费者。

这种定价法使得供应商能够回收部分新产品的研发和市场推广成本。

4)目前收入定价法（差益定价法）：供应商的目的在于收回运作成本，而不是获取利润。

他可能会以相当于或甚至低于成本的价格来承接订单，因为没有订单，需求或工作。