资料室、档案室管理守则4.doc

资料室、档案室管理制度4
档案室管理制度
一、档案室的设置及基本要求
为建立、健全项目部档案的管理工作，科学完整的保护、保存工程施工的资料，特制订本管理制度
1、项目部设立档案室，并设置管理员。

管理员负责与各部门对接,各部门档案的收集,整理以及分类存档由各部门指派专管员负责。

2、档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。

各部门档案由各部门整理并提交纸张及电子目录交由管理员保管。

3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。

4、管理员应做好文件资料的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。

经常保持室内清洁通风,注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。

防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。

二、档案保管制度
1、项目部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记,编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法,编
制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具,以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明,存放科学。

５、库存档案必须图物相符，帐物相符。

６、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

7、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

８、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

二、档案借阅制度
1、档案未经许可不得外借、外传。

外单位人员未经领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。

阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。

需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。

４、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。

过期由档案管理员催还。

需要长期借出的,须经分管副总经理批
准。

5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,
标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则,追究当事人责任。

７、借出档案材料,因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

资料室管理制度1
资料室管理规定
一、目的
为规范公司资料管理,有效地利用和保护资料，全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，维护公司的合法权益，并为今后决策科学化提供依据,特制定本规定,各部门必须按本规定认真做好资料管理工作。

二、资料归档范围：
本规定所指的资料是指过去和现在的公司各部门工作中所
直接形成的对公司有保存价值的各种文件、图纸、方案、软件、图片、音像、技术资料、电脑盘片、胶卷、荣誉实物、书籍、证件等不同形式的历史记录。

拟出各部门归档目录,提交资料管理员，按照资料性质予以收集、分类、归档。

二、资料归档制度：
1．为了保证资料的质量和有利于查阅和管理,实行统一领导，分级管理。

公司资料管理由总经理室负责管理，统一收集，分类归档。

公司各部门必须指定专人负责，因为他们熟悉文件材料的形成过程、内在联系和保存价值,他们担负起归档工作才能更有利。

2.归档的文件材料,要做到齐全、完整、准确。

文字材料必须字迹清晰,不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写,否则资料管理人员不予接收。

3.资料归档的时间：总经理室指派专人负责平时的资料保管和整理，每月对公司资料室进行归档操作。

各部门应该按照资料管理清单上的内容定期收集记录并存档，存档记录需要有卷内目录,否则资料员有权拒收记录存档。

存档需要办理(文件和资料移交清单）要求移交人和接收人核实记录并签字。

4．文件材料归档时,应由总经理室编制《资料归档清单》,记录文件资料是否完整。

若有缺失，及时向该项负责人追讨。

三、保存期限:
1.各部门文件根据（記錄控制規定）程序進行保存。

２．所有文件期满销毁后必须保留电子档文件。

四、借阅:
1．公司内部人员借用资料,都必须填写借用登记表，注明借用时间、文件名称、文号、份数、归还
时间,并经借用人签字确认。

2．外部人员借用:公司外部人员借用本公司资料均须经过总经理批准方可借用。

３．归还：借用者按时归还借用资料,若到期未还,资料管理员必须及时予以追讨，并于资料归还时仔细检查资料是否完整，若发生丢失、泄密或其他损坏行为由借用者承担责任，视情节轻重予以处理。

五、销毁：
任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司资料;保存期满的资料，经有总经理室审核后由各部门资料负责人进行销毁,必须由审核人及经办人签字确认以备后查。

六、责任:
公司资料属于公司财产,任何人不得据为己有和外泄。

有下列行为之一，据情节轻重,给予处理，构成犯罪的依法追究：
1.毁坏、丢失或擅自销毁公司资料；
２.擅自向外界提供、摘抄公司资料; 3．涂改、伪造资料；
4．未及时上报归档或资料管理不善者。