发文管理制度.doc

发文管理制度
发文管理制度【变更记录】版本变更类型修订日期部门修订人简要说明执行日期创建新建制度修订完善制度【审批人员】姓名部门职务审批意见审批日期【分发情况】、本制度以邮件形式分发至全体员工。

第章目的第条为了进一步规范公司管理制度、严肃发文工作保证发文质量统一规范文件的发放流程特制定本制度。

第章适用范围第条本规定适用于本公司内所有公文。

第章管理职责与分工第条行政部作为公文归口管理部门负责公司发文流程、内容的优化、监督工作。

行政部负责公文的登记编号、存档、管理、传达、废除及文件规范性检查等日常管理工作。

第条人力资源部作为培训主管部门负责以公司名义下发的文件进行培训、宣导。

第条各部门职责根据各部门需求负责本部门范围内相关公文的起草、审核、解释工作。

负责向相关部门进行发文前的征求意见并根据意见反馈进行修改。

负责发文的具体执行与监督工作。

第章公文分类内容第条制度类：规定、制度、办法、决定及方案等。

第条报告类文件：报告、申请、工作总结及工作计划等。

第条报表类文件：业绩统计报表、销售额统计报表及财务报表等相关统计报表。

第章各类发文流程（详情见附件）第条制度类拟稿：由各部门根据需要起草相关制度。

审核：由拟稿部门最高负责人审核。

征求意见：部门审核后由拟稿部门以邮件形式向相关部门征求意见并根据反馈意见及切实需要进行修改定稿。

修订制度需要填写《制度修订表》（详情见附件）。

签发：由拟稿部门组织相关部门会签再由CEO确认。

用印：由行政部根据批准情况予以加盖相关印章。

执行：（）制度类文件均有试运行阶段试运行阶段三个月由拟稿部门负责总结、收集在试运行过程中遇到的问题、提出的建议等结合实际情况决定是否修改制度。

（）以公司名义发布的制度类文件由行政部以邮件的形式发送全体员工以部门名义下发的制度类文件由拟稿部门负责发送所有签发原件由行政部归档。

第条报告类报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档。

第条报表类文件拟稿：报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。

审核：报表类文件编制完成后由拟稿人提交部门负责人审核。

签发：部门负责人将审核后的报表类文件提交行政部由行政部将
相关文件按类型分类整理后转交CEO签字确认。

用印：由行政部根据批准情况及业务需要予以加盖相关印章。

执行：行政部将CEO签字后的报表类文件发回拟稿人拟稿人根据情况需要发送相关部门部门负责人根据报表反映情况分析原因进行相应跟进措施。

第章发文格式要求第条排版：为确保文件格式统一在编写文件时一律按以下顺序进行填写：第条变更记录：将编号、版本号、修订日期、执行日期等全部填好。

首次变更记录为“创建”。

第条格式如下：第条目的第条适用范围第条管理职责与分工第条规定内容（具体依据文件内容确定）第条附则第条发文编码规则根据档案的性质、对文档和档案夹进行分类编号具体编号规则ABCD如：行政部年第号管理制度ZDX业务部年第号通知TZY具体释义详情见表表发文编码表序编号释义示例备注A年度B发文类别管理制度ZD、会议纪要JY、通知TZ、办法BFC部门拼音首字母大写总裁办Z人力资源部R财务部金融部C行政部X业务部Y技术部JD发文流水号、、…以开始版本号的编写规则：（）创建时版本号为再次修改时如变动不大则版本号升级的间隔为如修改时发生重大变化或修改三次以上则版本号由小数点符号前的数字直接加升级小数点后的数字归零。

编号的管理（）编号的申请：文件的编制部门（人员）在编制文件时向行政部申请一个编号。

（）编号编制原则：行政部在编制文件记录编号时应根据文件编号办法及现有的文件记录的编排顺序进行编号避免出现重号、漏号现象。

（）编号的更改、废止：若文件的更改或废止等行为引起其文件号也发生变化则需到行政部对此文件号进行重新编号或换号行政部要定期对文件记录编号进行审查发现错号、漏号现象要及时更正。

第章附则本制度由行政部负责解释。

附件（）附件发文审批流程图（）附件制度修订表附件发文审批流程图附件制度修订表制度修订表申请部门申请人申请日期制度名称上次修订日期修订原因修订内容申请人确认部门领导意见。