电子文件之风险管理
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它是 由拟 稿 者 直 接 写 在磁 盘 上 ， 在磁 盘上 进 行 修 并
（ ） 一 电子 文件 与 电子 档案
改 ， 经形 成 后 ， 一 马上 存 储 到 办公 信 息 数 据 中 ， 由档
电子文 件 （ ｌｃｏｉ Ｒ ｃｒｓ 是 在 数 字 设 备 及 案人 员 、 术 人 员所 共 享 。这 就 使 得 文 件 与 档 案 之 Ｅｅｔ ｎｃ ｅｏｄ ） ｒ 技 环 境 中生成 ， 数 码 形 式 存 储 于 磁 带 、 盘 、 盘 等 间不 再有 明显 的界 限 。纸 质档 案 的 管理 工 作 经 过长 以 磁 光 载体 ， 依赖 计 算 机 等 数 字 设 备 阅读 、 理 ， 可 在 通 期 实践 ， 处 并 已总结 出一 套 工 作 流 程 及 方 法 、 则 ， 文 原 如 信 网络上 传送 的文件 。
本 人 的工作 经验 来 阐述 电子 文 件 真实 与 完 整 的风 险
管理。
一
（ ） 二 电子 文件 对档 案 管理 的影 响
传统 的档 案 工 作 以纸 质 文 件 材 料 为 工 作 对 象 ，
电子 文件 的理 论 内涵
而应 用计 算机 后 ， 电子 文件 取 代 了 以往 的 文字 材 料 ，
用 电子档 案 的概念 。其 原 因大致 有 两 个 ： 一 ， 电 理 ， 其 在 一般 一 年归 档一 次 。而 电子 文件 随时 产 生 ， 时 随 子文 件形 成 初 期 ， 尚不 能确 定 这 种 新 型 载 体 的文 件 更改 ， 存储在计算机磁盘或光盘 中。因此 ， 它对计算
能否作为档案永久保存 ， 即便将其接收进馆 ， 仍称之 机有很强的依赖性。如果归档 ， 必须 以磁 盘或光盘 为文 件 而非档 案 ， 至今 日 ， 时 虽然 电子 文件 作 为 档 案 的形式移交 ， 归档范围也不 能只是办理完毕具有保
口 吴 珊
（ 南财 政经济学院继续教育部 ，湖南 长沙 湖 ４００ ） １２ ５
［ 摘
要 ］计算机及 网络 应用的普及 ， 使得 各种信 息的 传递 与使 用 方式发 生 了翻 天覆地 的 变化 ， 型的 新
数 字化信息载体对档案传统 载体 材料 造成 了前所 未有的冲 击， 些新型 的档 案载体在 形成 、 这 传递 、 存储 、 用 使 过 程 中对技 术环境 的依赖 ， 特别是在档 案原 始性 的认 定及 档案信 息 的安全 管理方 面给档 案工作 带来严 峻的
随着信息技术 的快速发展 ， 电子文件与 电子档 已不 明显 ， 件 生 命 阶段 的 各 项 管理 活 动要 重 新 整 文 案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件 合 ， 些 档 案 管 理 活 动 需 要 提 前 至 文 件 形 成 阶 段 。 某
有着 很大 的 区别 ， 电 子文 件 归 档后 产 生 的 电子 档 采 用 大 文 件 观 ， 电子 文 件 和 电 子 档案 统 一 称 为 电 对 将 案 的 管理 产 生 了很 大 的影 响 ， 因此 有 必 要 对 电子 文 子文件 ， 助 于 实 现 科 学 管 理 ， 有 因此 ， 种 名 称 上 的 这 件（ 电子 档案 ） 实与 完整 性进 行分 析 。 以下 将结 合 变化 有其 深刻 的管 理背 景 。 真
２１ ０ １年 １ ２月第 ６期 第２ （ ４卷 总第 １ １ ） ２期
湖南税务高 等专科 学校学报
Ｊｕ ａ ｆＨｕ ａ ａ ｏｌｇ ｏ ｒ ｌ ｎ ｎ Ｔ ｘＣ ｌ ｅ ｎ ｏ ｅ
Ｖｏ ． ４ Ｎｏ ６ １２ ． Ｄｅ ． ２ ｃ ０１１
电子 文 件 之 风 险 管理
电子 文件 管理 中最 致 命 的 问题 、 最根 本 的风 险 大 的障碍 ， 也会 严重 影 响 电子 文件 的应 有价 值 。 就是 真 实性 、 整性受 到破 坏 ， 是需 要 管 理 者 动用 完 这 电子 文件完 整 性 的风 险 主要 表 现在 应 该 归 档保
一
切 办 法加 以 防 范 的 ， 下是 真 实性 与完 整 性 这 两 存 的电子 文件数 量 残缺不 全 或 是文 件 的构 成 要 素不 如 完整 。例 如 ２０ ０ ８年 ９月 １ 日， 国 皇 家 空 军在 英 ７ 英
４４
二
性风 险
电子 文件 产 生 的 主 要 风 险 ： 实 性 和 完 整 真
文件 价值 的保 障 ， 于 真 实性 、 对 可读 性 、 用 性 的保 可 证 也有 着重 要意 义 。残缺 不 全 的文 件 留 给后 人 的是 支离 破 碎 的 社会 记 忆 ， 对 电子 文 件 的利 用 带来 很 会
挑 战 ， 对 电子 文件 真 实性 与 完 整 性 的风 险 、 生 风 险的 因素 及 防 范措 施 进 行 分 析 研 究 。 针 产
［ 关键词 ］ 电子 文件 ； 实性 ； 真 完整性 ； 险 风 ［ 中图分类号 ］Ｇ ７ ． ［ ２ ５７ 文献标识码 ］Ａ ［ 文章编号 ］１０ ０ ８—４ １ ６ ４一（０ １ ０ ０ ４ ０ ２ １ ）６— ０４— ４
件 的立 卷归 档制度 。文件 的归 档 立 卷工 作 是 档 案工 电子 档案 是具 有保 存 价值 的 电子 文 件 。从 全球 作 流程 的起 点 ， 是 文书工 作 和档 案 工 作 的结 合 点 ， 也
范围来看 部 门收 集 立 卷 ， 档 案 部 门管 交
保存 的 可 能性 已经 得 到论 证 ， 称 谓 并 没 有 随 之 改 存价值 的文件 ， 但 还应包括该 文件 的读取软件甚至操
变； 其二 ， 电子环境 中， 现行文件与档案之 间的界 限 作 系统 。 ］ ［
［ 收稿 日期 ］２ １ —１ ０ ０ １ １— ３ ［ 作者简介 ］吴珊（ ９ ７ ） 女 ， １７ 一 ， 湖南 长沙人 ， 湖南财政经济学 院继续教育部档案馆员 ， 硕士 。
（ ） 一 电子 文件 与 电子 档案
改 ， 经形 成 后 ， 一 马上 存 储 到 办公 信 息 数 据 中 ， 由档
电子文 件 （ ｌｃｏｉ Ｒ ｃｒｓ 是 在 数 字 设 备 及 案人 员 、 术 人 员所 共 享 。这 就 使 得 文 件 与 档 案 之 Ｅｅｔ ｎｃ ｅｏｄ ） ｒ 技 环 境 中生成 ， 数 码 形 式 存 储 于 磁 带 、 盘 、 盘 等 间不 再有 明显 的界 限 。纸 质档 案 的 管理 工 作 经 过长 以 磁 光 载体 ， 依赖 计 算 机 等 数 字 设 备 阅读 、 理 ， 可 在 通 期 实践 ， 处 并 已总结 出一 套 工 作 流 程 及 方 法 、 则 ， 文 原 如 信 网络上 传送 的文件 。
本 人 的工作 经验 来 阐述 电子 文 件 真实 与 完 整 的风 险
管理。
一
（ ） 二 电子 文件 对档 案 管理 的影 响
传统 的档 案 工 作 以纸 质 文 件 材 料 为 工 作 对 象 ，
电子 文件 的理 论 内涵
而应 用计 算机 后 ， 电子 文件 取 代 了 以往 的 文字 材 料 ，
用 电子档 案 的概念 。其 原 因大致 有 两 个 ： 一 ， 电 理 ， 其 在 一般 一 年归 档一 次 。而 电子 文件 随时 产 生 ， 时 随 子文 件形 成 初 期 ， 尚不 能确 定 这 种 新 型 载 体 的文 件 更改 ， 存储在计算机磁盘或光盘 中。因此 ， 它对计算
能否作为档案永久保存 ， 即便将其接收进馆 ， 仍称之 机有很强的依赖性。如果归档 ， 必须 以磁 盘或光盘 为文 件 而非档 案 ， 至今 日 ， 时 虽然 电子 文件 作 为 档 案 的形式移交 ， 归档范围也不 能只是办理完毕具有保
口 吴 珊
（ 南财 政经济学院继续教育部 ，湖南 长沙 湖 ４００ ） １２ ５
［ 摘
要 ］计算机及 网络 应用的普及 ， 使得 各种信 息的 传递 与使 用 方式发 生 了翻 天覆地 的 变化 ， 型的 新
数 字化信息载体对档案传统 载体 材料 造成 了前所 未有的冲 击， 些新型 的档 案载体在 形成 、 这 传递 、 存储 、 用 使 过 程 中对技 术环境 的依赖 ， 特别是在档 案原 始性 的认 定及 档案信 息 的安全 管理方 面给档 案工作 带来严 峻的
随着信息技术 的快速发展 ， 电子文件与 电子档 已不 明显 ， 件 生 命 阶段 的 各 项 管理 活 动要 重 新 整 文 案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件 合 ， 些 档 案 管 理 活 动 需 要 提 前 至 文 件 形 成 阶 段 。 某
有着 很大 的 区别 ， 电 子文 件 归 档后 产 生 的 电子 档 采 用 大 文 件 观 ， 电子 文 件 和 电 子 档案 统 一 称 为 电 对 将 案 的 管理 产 生 了很 大 的影 响 ， 因此 有 必 要 对 电子 文 子文件 ， 助 于 实 现 科 学 管 理 ， 有 因此 ， 种 名 称 上 的 这 件（ 电子 档案 ） 实与 完整 性进 行分 析 。 以下 将结 合 变化 有其 深刻 的管 理背 景 。 真
２１ ０ １年 １ ２月第 ６期 第２ （ ４卷 总第 １ １ ） ２期
湖南税务高 等专科 学校学报
Ｊｕ ａ ｆＨｕ ａ ａ ｏｌｇ ｏ ｒ ｌ ｎ ｎ Ｔ ｘＣ ｌ ｅ ｎ ｏ ｅ
Ｖｏ ． ４ Ｎｏ ６ １２ ． Ｄｅ ． ２ ｃ ０１１
电子 文 件 之 风 险 管理
电子 文件 管理 中最 致 命 的 问题 、 最根 本 的风 险 大 的障碍 ， 也会 严重 影 响 电子 文件 的应 有价 值 。 就是 真 实性 、 整性受 到破 坏 ， 是需 要 管 理 者 动用 完 这 电子 文件完 整 性 的风 险 主要 表 现在 应 该 归 档保
一
切 办 法加 以 防 范 的 ， 下是 真 实性 与完 整 性 这 两 存 的电子 文件数 量 残缺不 全 或 是文 件 的构 成 要 素不 如 完整 。例 如 ２０ ０ ８年 ９月 １ 日， 国 皇 家 空 军在 英 ７ 英
４４
二
性风 险
电子 文件 产 生 的 主 要 风 险 ： 实 性 和 完 整 真
文件 价值 的保 障 ， 于 真 实性 、 对 可读 性 、 用 性 的保 可 证 也有 着重 要意 义 。残缺 不 全 的文 件 留 给后 人 的是 支离 破 碎 的 社会 记 忆 ， 对 电子 文 件 的利 用 带来 很 会
挑 战 ， 对 电子 文件 真 实性 与 完 整 性 的风 险 、 生 风 险的 因素 及 防 范措 施 进 行 分 析 研 究 。 针 产
［ 关键词 ］ 电子 文件 ； 实性 ； 真 完整性 ； 险 风 ［ 中图分类号 ］Ｇ ７ ． ［ ２ ５７ 文献标识码 ］Ａ ［ 文章编号 ］１０ ０ ８—４ １ ６ ４一（０ １ ０ ０ ４ ０ ２ １ ）６— ０４— ４
件 的立 卷归 档制度 。文件 的归 档 立 卷工 作 是 档 案工 电子 档案 是具 有保 存 价值 的 电子 文 件 。从 全球 作 流程 的起 点 ， 是 文书工 作 和档 案 工 作 的结 合 点 ， 也
范围来看 部 门收 集 立 卷 ， 档 案 部 门管 交
保存 的 可 能性 已经 得 到论 证 ， 称 谓 并 没 有 随 之 改 存价值 的文件 ， 但 还应包括该 文件 的读取软件甚至操
变； 其二 ， 电子环境 中， 现行文件与档案之 间的界 限 作 系统 。 ］ ［
［ 收稿 日期 ］２ １ —１ ０ ０ １ １— ３ ［ 作者简介 ］吴珊（ ９ ７ ） 女 ， １７ 一 ， 湖南 长沙人 ， 湖南财政经济学 院继续教育部档案馆员 ， 硕士 。