WORD文档格式和序号模板及应用技巧

WORD文档格式
（封面文档名称格式样式：宜用小1号宋体加粗绝对居中）（所谓“绝对居中”是指首行缩进为无，制表位为空，再居中）
模板
（封面文档属性格式样式：宜用小初号黑体绝对居中）（封面编制单位格式样式：单位名称宜用3号黑体绝对居中）编制单位：广州XXXX有限公司
日期：2013年5月
（封面日期格式样式：日期宜用3号宋体绝对居中）
整体封面注意黄金比例
第一章前言 (3)
第二章一级标题 (4)
2.1二级标题 (4)
2.1.1 三级标题 (4)
四级标题 (4)
五级标题 (4)
2.2正文 (5)
2.3序号正确顺序 (5)
2.3.1 序号正确顺序说明 (5)
2.3.2 举例说明 (6)
2.4字号、磅值、像素值的对应关系 (6)
2.5表格样式 (7)
2.6图片样式 (8)
2.6.1 图片后跟图序图号格式 (8)
2.6.2 图片后不跟图序图号格式 (8)
2.7页眉页脚 (8)
2.8名词解释和注意事项 (9)
第三章Office应用技巧 (11)
3.1删除网上下载资料的换行符(“↓”) (11)
3.2从其他文档粘贴文字到WORD文档 (11)
3.3导出的EXCEL表数据无法统计解决方法 (11)
3.4在Excel单元格中如何换行 (11)
3.5在Excel单元格中不显示“0”值或其他符号 (11)
3.6在Excel中的如何把一列的内容转换成行的内容 (12)
3.7如何去掉word文档中的“标记” (12)
3.8EXCEL中小写数字转换为中文大写货币金额格式方法： (13)
第一章前言
我们在写文档时经常会用到一些格式和序号，用得好，能使我们的文档有条有理，眉目清晰；用得不好，让人看着别扭，甚至会影响文档的质量，特别是呈给政府的文档，第一印象不好，暗示公司不怎么正规，员工素质和水平不怎么样，这事交给他们会怎么样。

可见格式和序号也是文档的一个重要组成部分，它的规范与否同样很重要。

为此，我根据自己的使用习惯，并参考了一些别的资料，在此谈谈WORD 文档格式和序号的用法。

下面是我做的一个WORD文档范本，之所以是范本，就是可以参考其方式方法，根据具体情况作调整，但一定要保持整篇文档格式和序号的一致性。

第二章一级标题
一级标题格式样式：黑体22磅（二号）加粗居中，单倍行距，段前24磅，段后18磅，章序号与章名间空2个字符，与下段同页，段中不分页，段前分页，后续段落样式连正文，自动更新。

2.1 二级标题
二级标题格式样式：黑体18磅（小二）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。

2.1.1 三级标题
三级标题格式样式：黑体16磅（三号）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。

2.1.1.1 四级标题
四级标题格式样式：四级标题格式样式：黑体15磅（小三）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。

2.1.1.1.1 五级标题
五级标题格式样式：黑体14磅（四号）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。

二.1.1.1.1.1 六级标题
六级标题格式样式：黑体12磅（小四）居左，单倍行距，段前6磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。

如果要将最前级的“一、二…”改为“1、2…”，则要将标题1样式的编码“一、二…”改为“1、2…”。

2.2 正文
正文格式样式：宋体12磅（小四）首行缩进2字符，1.5倍行距，段前0磅，段后0磅，不自动更新（调整居左、居中、字号、是否加粗等时，不影响其他正文格式）。

2.3 序号正确顺序
2.3.1 序号正确顺序说明
一、阿拉伯数字后面用黑圆点；
二、汉字数字后面用顿号；
三、“第一”“第二”“第三”后面用逗号；
四、带括号的序号和带圆圈的序号，后面不再加顿号、逗号、黑圆点之类；
五、“第一编”“第一章”“第一节”或“壹”的后面不用标点，与后面的文字之间空一个汉字位置即可；
六、数字序号前后一般不再用其他项目符号；
七、数字序号的级别顺序为：
“一”“二”——“（一）”“（二）”——“1”“2”——“（1）”“（2）”——“1）”“2）”——“①”“②”——“A”“B”——“（A）”“（B）”——“a”“b”——“（a）”“（b）”等。

正确的用法如下：
常见不规范之序号有：
2.3.2 举例说明
一、样式同正文，但有编号“一、”。

(一)样式同正文，但有编号“(一)”。

1.样式同正文，但有编号“1.”。

(1)样式同正文，但有编号“(1)”。

①样式同正文，但有编号“①”。

2.4 字号、磅值、像素值的对应关系
英文字体的1磅，相当于1/72英寸，约等于1/2.8mm。

12PT的字打印出来约为4.2mm。

网页中12像素的字才相当于12像素。

虽然四号=(14/72)*96=18.6像素更接近19像素，但是因为18像素是点阵，所以系统还是优先显示点阵字号的。

换句话说：四号=18像素
中文字号VS英文字号(磅)VS像素值的对应关系：
八号＝5磅=6.67像素
七号＝5.5磅=7.3像素
小六＝6.5磅=8.67像素
六号＝7.5磅=10像素
小五＝9磅=12像素
五号＝10.5磅=14像素
小四＝12磅=16像素
四号＝14磅18.67像素
小三＝15磅=20像素
三号＝16磅21.3像素
小二＝18磅=24像素
二号＝22磅=29.3像素
小一＝24磅=32像素
一号＝26磅=34.67像素
小初＝36磅=48像素
初号＝42磅=56像素2.5 表格样式
表2.1 表序表名格式样式：五号字绝对居中，前段6磅，后段6磅，单倍行距，段中不分页，与下段同页（如果是第三章的表，则修改编号为“表3”）
表格样式：五号字绝对居中，前段6磅，后段6磅，单倍行距（选择表格
样式后，一般将项目栏、合计栏字体加粗，加底纹如上例；其他列可调整上下
居中居左，上下居中居右）。

注：1．最好不要用行距倍数，易造成文字上下不居中，影响美观。

2．表格不在同一页时，最好设置标题行重复。

2003版“表格--标题
行重复”，2007版“布局--重复标题行”。

2.6 图片样式
2.6.1 图片后跟图序图号格式
图2.1 图序图名格式样式：五号字绝对居中，前段6磅，后段6磅，单倍行距，段中不分页（如果是第三章的图，则修改编号为“图3”）
2.6.2 图片后不跟图序图号格式
2.7 页眉页脚
页眉页脚格式样式：宋体9磅（小五）绝对居中，0倍行距，段前0磅，段后0磅，自动更新。

去掉首页页眉页脚：文件→页面设置→版式→页眉和页脚→首页不同。

去掉页眉横线：格式→边框和底纹→边框：无→应用于：段落。

页码设置：光标停在页脚→插入→自动文图集→第X页共Y页，绝对居中。

不同章节显示不同页眉页脚：插入→分隔符→下一页，是否“链接到前一页”。

附件一：附件序名格式样式
附件序名格式样式：二字黑体18磅（小二）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，与下段同页，段中不分页，段前分页。

2.8 名词解释和注意事项
1.添加到模板：勾选时，此“样式和格式”保存到本文档和本台电脑的WORD 模板中，可下次调用。

2.自动更新：勾选时，本文档中所有此“样式和格式”名称的段落，都会按此次修改的“样式和格式”自动更新。

3.后续段落样式：本“样式和格式”段落结束回车后，后起段落的“样式和格式”。

4.字符间距：无特殊要求，一般“字符间距”设置如下图所示：
5.段前分页：本段落自动另起一页。

6.与下段同页：本段落与下一段落在同一页。

7.段中不分页：本段落显示在同一页。

8.孤行控制：本段落按正常版面排版，如多出一行不在同一页时，本段落自动排版在下一页。

9.制表位：为了好控制左对齐，格式→制表位设置：默认制表位0字符，左对齐，前导符“无”。

10.注意编号的字体字号最好与标题保持一致。

11.注意文中不要随意用简称，要在前文中先说明，并在整编中保持一致。

12.中文与本文djsfj、数字123的字符间距去勾后如下所示：
中文与本文djsfj、数字123的字符间距
13.税金计算方法：税金一般为最后项目，将前面项目相加*税率/（1-税率）。

如税金=SUM(C4:C13)*8%/(1-8%)。

第三章 Office应用技巧
3.1 删除网上下载资料的换行符(“↓”)
在查找框内输入半角^l(是英文状态下的小写L不是数字1)，在替换框内不输任何内容(可以用回车符^p)，单击全部替换，就把大量换行符删掉啦（但得检查替换后是否符合原文的格式、编码）。

备注：^符号在英文状态下“Shi ft+6记事本”去除格式。

如下段末的“↓”。

1、备份和清空年审表，启用2014年年审。

3.2 从其他文档粘贴文字到WORD文档
我们往往从网页、QQ对话中要粘贴文字到WORD文档中，但很容易造成格式混乱，调整麻烦。

解决方法：方法一种是先粘贴到记事本，再从记事本复制粘贴到WORD文档中；方法二是：编辑→选择性粘贴→无格式文本。

3.3 导出的EXCEL表数据无法统计解决方法
点空单元格→点右键复制→全选你需要用于统计的数字单元→在所选区域点右键→选择性粘贴→运算选择加→确定。

则原文本数字就全可用于统计了。

3.4 在Excel单元格中如何换行
一是按组合键Alt+Enter。

二是选中数据区域，执行“格式→单元格→对齐→文本控制→自动换行→确定”操作即可。

3.5 在Excel单元格中不显示“0”值或其他符号
不显示“0”：工具→选项→视图→窗口选项：零值去勾。

“值”显示“-”号：右键→设置单元格格式→数字：选择“会计专用”。

3.6 在Excel中的如何把一列的内容转换成行的内容
先在Excel中复制需要转换的区域，然后新建一个Sheet2，在Sheet2中选择“编辑”-“选择性粘贴”，在弹出的对话框中勾选“转置”，点击确定，就可以把列的数据转换成行的数据。

如果列内容太多，得一部分一部的做就可以了!
3.7 如何去掉word文档中的“标记”
有的时候同一个word文件不止一个人在修改，需要几个人不断的传阅并修改，这时，标记是常用的手段，但是在最终做完文件之后，再次打开，还是会显示每个人做的标记，看起来很不舒服，那怎么“批量删除标记“呢？
1.启动Word，然后打开您的带有标记的文档。

2.在“工具”菜单上，单击“选项”。

3.在“安全”选项卡上，单击以清除“打开或保存时标记可见”复选框。

4.单击“确定”关闭“选项”对话框。

5.在文档中略作改动，例如输入一个空格，接着删除此空格，然后保存文档。

（注意：如果你不进行第五步，那么下次打开文档时，还是会显示）。

按上面步骤改好后，这个文档再打开时就不会再出现旁边各种颜色的标记了。

另：
1.在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“审阅”（即打开审阅工具栏）。

2.在“审阅”工具栏上，单击“显示”，然后选中下列项目：
批注
墨迹注释
插入和删除
正在格式化
审阅者(指向“审阅者”，然后确保选中了“所有审阅者”。

3.接受所有的修订，单击“接受修订”旁边的小箭头，选中“接受对文档所做的所有修订
4.保存文档。

3.8 EXCEL中小写数字转换为中文大写货币金额格式方法：
复制红字体部分至需大写金额单元格
=TEXT(INT(E12),"[DBNum2]G/通用格式")&"元"&IF((INT(E12*10)-INT(E1 2)*10)=0,IF((INT(E12*100)-INT(E12)*100)>0,"零",""),TEXT(INT(E12*10)-INT(E12)*10,"[DBNum2]G/通用格式")&"角")&IF((INT(E12*100)-INT(E12*10) *10)=0,"整",TEXT(INT(E12*100)-INT(E12*10)*10,"[DBNum2]G/通用格式")&"分")。