文档管理制度

一、总则
为规范文档管理工作，提高信息资源利用效率，保障信息安全，维护公司正常运转和发展需要，特制订本制度。

二、管理范围
本制度适用于公司内所有文档管理工作，包括纸质文档和电子文档的管理。

三、文档分类
1. 根据保管期限的不同，文档分为永久保管文档、长期保管文档和短期保管文档。

2. 根据内容和用途不同，文档分为经营管理文档、财务会计文档、法务合规文档、人事档案文档、技术研发文档等。

3. 根据形式不同，文档分为纸质文档和电子文档。

四、文档保管
1. 纸质文档的保管
（1）将所有纸质文档按照保管期限和分类要求进行整理归档，并标注文件编号和存放位置。

（2）对纸质文档进行定期检查，确保文件完整无损、存放位置正确。

（3）设专门的文档保管库房，对保密级别较高的文档增加访问控制和监控措施。

2. 电子文档的保管
（1）建立电子文档管理系统，对所有电子文档进行统一管理。

（2）设立权限管理机制，确保不同人员有不同的文档访问权限。

（3）定期对电子文档进行备份和存档，防止数据丢失。

五、文档利用
1. 依据文档使用需求，对各类文档进行合理分发和传递，确保信息的及时准确传达。

2. 严格遵守文档保密规定，不得随意传播敏感信息和机密文件。

3. 建立文档借阅和归还机制，便于管理人员查阅文档。

同时对离职员工的档案进行归档和保管。

1. 根据保管期限的规定，定期对纸质文档进行清理和销毁。

2. 对于涉密的文档，需经过相关部门审批后方可销毁。

3. 电子文档的销毁需确保完全删除，不得留下任何备份和痕迹。

七、文档管理责任
1. 公司领导应推动文档管理工作，确保各项规定得以执行。

2. 不同部门设立文档管理员，负责本部门文档的管理、保管和利用。

3. 对违反文档管理制度的人员进行严肃处理，追究相应责任。

八、附则
文档管理制度由公司总经理办公会议审议通过，自颁布之日起生效。

以上为本公司文档管理制度的基本内容，如有需要，将不断完善和修订。