提高工程设计原始文件归档完整率

提高工程设计原始文件归档完整率
摘要：本文笔者首先针对河南院（河南省电力勘测设计院）原始文件归档完整率不高的原因进行了分析，然后结合实际情况提出了一系列的对策。

这些措施对提高河南院原始档案的管理的水平起到了实质性的作用。

关键词：原始文件归档完整率文控中心
2011年9月随着河南省电力勘测设计院（以下称“河南院”）加入中国电力建设集团，河南院工程项目也朝着国际化的方向发展，业主对工程设计的质量提出了多元化的要求。

且随着河南院设计任务的增多、设计工期的缩短、设计质量的高要求、设计人员对档案信息的需求也日益增加，这就要求档案服务也要更加及时、准确。

但是由于河南院原始文件归档完整率有待提高，致使设计人员利用档案的即时性受到影响。

1原始文件归档完整率不高的原因分析
1.1缺少对文件的前端控制
河南院传统的原始文件归档从设计人员收集到档案人员接收均需人为的整理，对文件的前端控制比较薄弱，如质量控制资料及互提资料等没有进行统一的集中管理，导致归档完整率不高，严重影响了档案的利用质量。

1.2系统不够完善
原来，河南院的设计成品实现了出版归档一体化管理的时候，原始文件还没有进行数字化，只停留在只有目录数据库，没有全文数据库的阶段，无法实现原始文件电子版归档的过程管理，所以归档的完整率也会受到很大的影响。

而即使实现了原始文件电子归档，还要完成与设计流程的无缝对接，只有这样才能实现原始文件归档的全过程管理。

1.3缺乏完善的催归制度
河南院原有的原始文件催归方式为营销计划部下达5%归档产值，然后由设计人员归档，同时档案室更新归档产值管理系统，并生成归档清单，最后档案室每季度以书面形式下发归档产值至各部门进行催归。

这种催归方式比较受限于归档产值单，且不能及时更新每季度新工程的归档统计。

于是在原始文件催归的时效性受到影响的同时，设计人员的归档的及时性也会延迟。

2提高原始文件归档完整率的对策
分析了影响原始文件归档完整率的因素后，河南院开始了提高原始文件归档完整率的对策实施。

2.1 建设第二代数字档案馆
为了使原始文件及设计成品能够实现自动归档，提高归档的完整率，河南院引进了先进的图档管理系统——慧智2000设计院综合信息管理系统对数字档案馆进行升级更新，建设第二代数字档案馆。

该系统作为文件管理平台，以数据库技术、网络技术为手段，集成了Office、AutoCAD、DGN（Micro Station）等管理和设计软件，可以与本院的信息管理系统、Project Wise工程项目管理系统实现数据库的无缝连接，从计划、生产、归档、出版构成一体化网络全过程控制管理。

第二代数字档案馆最大的特点是引入文控及关系管理，是集出版、文件收集、归档、利用、统计、研发为一体的综合管理平台。

通过引入文控，规范文件统一控制工作，进一步提升对各类文件的有效管控，建立一套有序、可控、可追溯的文件管理体系。

通过引入档案的关系管理，使设计人员在查找一份原始文件时，与之相关的资料都能呈现出来，进而能够了解它的来龙去脉。

通过第二代数字档案馆的建设，原始文件实现了自动归档。

这样，原始文件归档的完整率就大大提高了，原始档案的利用质量也随之得到了提升。

2.2 成立文控管理中心
成立文控管理中心是进行第二代数字档案馆建设的必然结果，即文件在形成之初就对其提出归档要求，在档案管理的前端加入文件控制，对需要归档的文件进行提前控制，变“事后归档”为“事前控制，事前归档”。

在工程项目一开始就下达归档计划，由文控中心来收集管控，形成以文控中心为中心的收集网络，对原始文件及设计成品进行收集归档，实现对文件的前端控制。

目前河南院已经先后为文控管理中心配备了4台图纸扫描仪，3台高速文本扫描仪，并规范了文控管理岗位的工作。

文档控制中心的工作人员在收到外部厂家设计基础资料后先进行扫描，然后将扫描文件挂在网上为设计人员提供利用，同时将扫描完毕的电子文件和纸质文件一并归档。

2.3 补充数字档案馆规程规范
为了严格归档产值的管理，使设计人员更好的归档，提高归档的完整率，以便于以后的查询利用，河南院档案室在现有的档案管理规范的基础上，完善了原始文件催归制度。

专人负责制。

由原始档案岗位专人负责工程项目归档统计及归档产值的发放。

按照规定对于每个工程项目各个专业到达归档时限时应该归档而还没有归档时，档案室会在下个季度末对未归档工程项目进行统计，然后生成报表在内网上公布，对各科室进行温馨提示，而且档案室会在每个季度末生成未归档专业统计发送各科室对其进行催归，并生成归档产值下发给各科室。

提供主动服务。

为了提高设计人员归档的积极性、准确性及完整性，档案室还主动为他们生成已归档报表、编写《原始档案归档中的误区》、《原始档案归档流程指南》在网上公布并发送至各科室。

对于需要归档却缺少资料的专业，档案室还编制了欠缺单，只要说明理由，再由专业主设人及主任工程师签字，档案室还会下发给相应的归档产值。

参考文献
[1] 高天昱.浅谈工程设计院工程档案电子文件收集、管理和开发利用[J].办公室业务.2014（11)
[2] 宋玉涛.数字档案馆结构研究[J].勘测设计.2010（1）
作者简介：邢华洁, 1983年12月生, 汉族，女，河南省长垣县人，硕士研究生，助理馆员，研究方向：档案信息化。