通讯工具使用管理制度

XX有限公司
文件编号： ___________________ 版本版次： ___________________ 制定部门：___________________ 制定日期： ___________________ 总页次：_____________________
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1. 目的
为加强对公司各种通讯工具使用的管理，确保企业通讯资源得到合理运用，节约企业经营管理费用，特制订本制度。

2. 范围
本管理办法仅适用于XX 集团总部、中山总部的各分公司，其他下属公司或外驻机构，可根据本管理制度和公司的实际情况制订相应的通讯管理制度，并报集团人力资源部备案。

3. 定义本管理办法中的通讯工具包括：电话总机、直线电话、电话分机、传真机及电子传真系统。

4. 管理要求
4.1. 电话的开通管理
4.1.1.公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，将为审批通过的员工提供一部电话分机或者多人共
用一个分机。

4.1.2.员工因工作需要使用公司通讯工具，必须在CPC 系统提交IT 系统用户权限申请流程，经过相应审
批后，由信息管理部确认后给予开通。

4.1.3.通讯工具开通审批管理流程
分机内线申请：启动—部门经理审核—部门总监审批—IT 通讯系统管理员维护
市话/国内长途申请：
启动—部门经理审核—部门总监审批—IT 通讯系统管理员维护国际长途申请：启动—部门经理审核—部门总监审批—总经理批准—IT 通讯系统
管理员维护
直线电话申请：启动—部门经理审核—部门总监审批—到IT 管理部拿电信公司的
电话安装申请表填写—总经理批准—盖公司公章—IT 通讯系统管
理员受理统一到电信运营商处办理
4.1.4.电话功能开通原则
4.1.
5.因工作需要临时开通电话外线功能，必须在CPC系统走IT系统用户权限申请流程，注明临时开通
外线功能的使用时间段，经部门经理审核、部门总监审批后，由信息管理部确认后，在规定时间段给与开通和关闭电话外线拨打功能。

4.1.6.离职人员按公司离职流程办理交接手续时，信息管理部的通讯系统管理员将关闭该离职
人员所有通讯工具的外线联系功能，并做好备案。

4.1.7.因工作岗位调整原则上电话号码不随人员调整，特殊情况除外；部门不增加人员的情况
下改变岗位，原则上用旧岗位号码，不允许新增号码。

4.2.电话的使用管理
4.2.1.公司的各种通讯工具主要用作开展业务，与外界进行工作上的沟通，公司禁止员工利用
公司的通讯工具进行私人用途。

4.2.2.禁止利用公司电话聊天，员工在使用公司通讯工具的时候，应长话短说，以免造成电话
线路的繁忙。

4.2.3.严禁员工利用公司电话进行拨号上网、拨打声讯台或利用信息台查询与工作无关的信息。

4.2.4.对已开通外线功能的分机和直线电话，由责任人负责其外线功能的使用管理，在非工作时间内，应
及时通过密码设定，限制其外线拨打功能的使用。

4.2.
5.具有外线功能的电话责任人，不得随意借予他人拨打非正常业务需求的外线电话，一经
发现有非正常业务需求产生的额外话费，除由责任人支付外，还可视情节严重，停止其
电话外线功能并按公司奖惩条例给予相应的处分。

4.3.传真机及电子传真系统的使用管理
4.3.1.信息管理部负责对公司的电子传真系统进行维护，并有权对相应的文档进行备份管理。