关于资料填写上报及归档注意事项
上报材料归档指引
上报材料归档指引
一、归档目的
为规范和统一上报材料的归档管理,提高工作效率,确保档案资料的完整性、准确性和可追溯性,特制定本指引。
二、材料范围
本指引所指的上报材料包括但不限于:报告、计划、总结、会议纪要、重要决策文件等与单位工作有关的各类书面材料。
三、归档要求
1.材料格式要求
上报材料应采用标准格式,内容准确、完整,字迹工整、清晰。
2.材料整理要求
(1)按照项目或时间顺序整理装订;
(2)首页应注明标题、时间、编号等基本信息;
(3)多页材料应编制目录,页码连续;
(4)涉及机密内容的材料应按要求做好保密工作。
3.归档流程
(1)材料形成或收集后,由业务部门负责人审核、签字确认;
(2)将审核通过的材料及时交由档案管理人员进行归档;
(3)档案管理人员按规定建立档案目录,并采取必要措施保证档案安全完整。
四、管理要求
1.加强材料的形成、积累和归档管理;
2.建立材料交接、借阅等制度,确保材料安全;
3.定期开展自查,及时发现和解决存在的问题。
五、其他要求
其他未尽事宜,按国家和上级有关规定执行。
工程资料归档要求
工程资料归档要求一、概述工程资料归档是指将工程项目的各类资料按照一定规范进行整理、分类、编号、存储和管理的过程。
它是工程项目管理中不可或缺的一个环节，对于保障工程质量、促进工程项目管理和服务后期运维具有重要作用。
本文将从文件归档目的、文件归档内容、文件归档流程及注意事项等方面进行详细介绍。
二、文件归档目的1.保障工程质量：通过对各类工程资料进行全面收集和整理，可以为后期的工程运维提供必要依据，保障工程质量。
2.促进项目管理：通过对各类工程资料进行规范化存储和管理，可以提高项目管理效率，避免因为信息不对称而带来的风险。
3.服务后期运维：通过建立完善的资料档案体系，可以为后期的运维提供必要依据，减少因为信息不全而带来的损失。
三、文件归档内容1.设计阶段设计阶段是整个工程项目中最为重要的一个阶段。
在这个阶段中，需要对各种设计方案进行评估和比较，并最终确定最优方案。
设计阶段的文件归档内容主要包括以下方面：（1）设计文件：包括各类设计图纸、技术规范、技术标准等。
（2）工作记录：包括各类会议记录、工作日志等。
（3）验收报告：包括各类验收报告、验收意见等。
2.施工阶段施工阶段是整个工程项目中最为复杂和耗时的一个阶段。
在这个阶段中，需要对各种施工方案进行评估和比较，并最终确定最优方案。
施工阶段的文件归档内容主要包括以下方面：（1）施工计划：包括各类施工计划、进度表等。
（2）现场记录：包括各类现场记录、检查记录等。
（3）质量管理：包括各类检测报告、质量评估报告等。
3.竣工阶段竣工阶段是整个工程项目中最为关键和重要的一个阶段。
在这个阶段中，需要对整个项目进行全面验收，并将项目移交给后期运维团队。
竣工阶段的文件归档内容主要包括以下方面：（1）竣工资料：包括各类竣工报告、验收报告等。
（2）移交资料：包括各类移交资料、移交记录等。
（3）后期维护：包括各类维护记录、维护计划等。
四、文件归档流程1.文件收集在工程项目的不同阶段中，需要对各种文件进行全面收集。
资料归档注意事项
川南分公司竣工资料归档装订注意事项
1、组卷顺序按照“建设项目档案管理指南”该指南近期发到群里
2、打页码的时候注意页码顺序，不能有错码、乱码、跳码，特别
是双面资料注意不要忘记打页码
3、装订的时候页面布局注意横向和纵向，扫描件与纸制件的不
同，严禁倒装，注意不要有空白页
4、目录的时间要与资料时间一致，责任者要与资料上显示的一
致，不能一概是川南分公司
5、资料上显示的有文件编号的要在目录上显示出来，不能忽略不
填
6、资料内有照片与图纸的要在备考表上要注明页数与张数
A、一本纸质文件对应一个PDF，大小在200M以内。
注意：如果一个PDF超过了200M ，拆分成2个PDF，并写好序号，同时上传。
B、纸质文件的序号、名称要与PDF的序号、名称顺序一
致。
C、硬皮封面也需扫描并合并到同一PDF文件里。
D、若电子扫描件里的文字和表格是横向或倒立的要倒正，
空白页要删除。
E、目录必须和档案内容对应，目录页应完善日期、页号、
备注。
F、纸质文件需要打页码，页码从正文开始（封面目录及备
考表不打页码）。
G、注意：新更改项。
之前要求所有文档统一归档期限30年，
后根据集团公司档案管理要求，应将有竣工报告、竣工验收报告的存为永久。
具体要求参照总公司的要求来做，总公司的要求及模板已发到群文件。
资料归档要求
资料归档要求
一、归档后文件类型：共分3类：备案资料（即立项资料）、过程性文件、原始资料
二、归档所需准备物资：背宽7.5cm∕10cm蓝色文件盒、塑料分页纸、2.5cm厚度拉夹、十一孔袋、双孔装订条（如需）等
三、归档资料要求：
（一）资料顺序
1 .过程性文件按照《结题资料目录》顺序放置，知情同意书、研究病历、病例报告表空白模板如果立项资料里有，归档时不用另外准备，也不用放置。
2 .原始资料（包括知情同意书、CRF、研究病历、门诊病历等），按照筛选号顺序，筛选成功与失败分开。
（二）资料装档要求
1 .备案资料（即立项资料）保留原有样式，用大拉杆夹装订，试验过程中更新的CRA、CRC资质文件需及时存放入此文件夹。
2 .试验相关的所有过程性文件之间用分页纸隔开，用大号拉杆夹装订，拉杆夹侧边用签字笔写上（一）（二）等编号；如果过程文件非常多，也可以装十一孔袋，在袋子右上角贴好编号，并用双孔装订条装订；装入蓝色文件盒
3 .原始资料（包括知情同意书、CRF、研究病历、门诊病历等），每个受试者的资料装在一起，可直接订书机钉，也可放11孔袋（不接受牛皮纸袋、透明文件袋），装入蓝色文件盒。
4 .CT片、胸片，要放入美术专用的文件夹，为方便放入文件柜，需将封皮上、下各裁掉约IO厘米（如需）。
5 .档案盒内部资料最上层放入该文件盒的目录，目录格式参照附件4。
6 .档案盒侧面贴上《档案盒标签》。
（三）归档其他要求
归档后，研究者文件夹已不存在，要求所有归档文件均为原件，不接受复印件，重复的文件保留一份即可。
关于资料上报过程中填写注意事项
关于资料上报过程中填写注意事项在资料上报过程中，填写正确完整的信息至关重要。
下面是关于资料上报过程中的填写注意事项：1.准备工作：在填写资料之前，先仔细阅读相关的要求和指导文件。
确保对所需信息的了解和理解，并搜集准备好必要的资料和文件。
这样可以大大减少填写过程中出现的错误和遗漏。
2.填写顺序：按照文件或系统要求的顺序填写资料。
有些文件或系统，会按照逻辑结构，设置了顺序要求，这样做可以确保填写的条目有条不紊，逻辑清晰。
3.字迹清晰：填写时，要使用工整的书写，字迹要清晰可辨。
避免出现错别字、写错字、笔迹模糊等问题，以免给后续处理产生困扰。
4.正确填写个人信息：5.注意格式要求：填写时要遵守文件或系统的格式要求，包括各项信息的位置、字体和字号、使用大写或小写字母等。
不按要求填写可能导致资料被退回或无法通过审核。
6.细心核对：填写完一项后，要仔细核对填写的内容。
检查表格中的每一个条目，确保填写的是正确的信息。
可以使用红笔或者高亮标记已完成的项目，以免遗漏或重复填写。
7.避免空白项：尽量避免留下空白项，除非特别要求不填写。
如果有多余或无关的项，可以在填写时注明“无”或“不适用”。
这样可以确保填写的信息完整，减少后续的补充工作。
8.遵守规定、不造假：在填写资料时，要严格遵守相关规定，不填写虚假信息或进行作假。
填写的资料是对自己负责，也是对相关部门和人员的尊重，造假或故意掩盖将可能引发法律责任和信用问题。
9.保存备份：在提交资料前，要妥善保存好资料的原件和复印件，以备案和日后查询使用。
同时，也要保存好填写的表格、文件或截图等电子版本，作为备份和日后核对参考。
10.及时上报：按照规定的时间要求，及时上报填写的资料。
如果有延期的情况，要提前与相关部门或人员进行沟通、请假等。
及时上报可以保证资料得到及时处理，并避免后续工作的推迟和困扰。
总之，资料上报过程中的填写注意事项是非常重要的，一定要认真对待。
只有填写正确、完整、符合规定的资料，才能顺利通过审核，并得到准确的处理结果。
报告的报送与归档要求
报告的报送与归档要求报告是一种传递信息的重要方式，它在各个领域都有着广泛的应用。
无论是在企业组织中还是学术研究领域，报告的报送与归档都是关键的环节。
本文将聚焦于报告的报送与归档要求，为读者详细介绍这一过程中的重要事项。
报告的报送是指将撰写完成的报告送交给特定的接收方。
在进行报送前，我们需要考虑几个关键点。
首先，我们应该了解接收方对报告的具体要求，包括格式、字数、内容等。
这样可以确保报告符合接收方的预期，并减少不必要的麻烦。
其次，我们需确认报告的报送截止日期，确保及时将报告送达。
此外，我们还需要明确报告的接收方式，例如通过电子邮件、在线系统还是邮寄等。
选择合适的报送方式能够提高效率，并保证报告的安全性。
报告的归档是指将报告保存并妥善管理的过程。
归档能够确保报告的长期保存和检索。
首先，我们需要选择适当的归档方式。
电子归档是目前最常用的方式，可以将报告保存在计算机或云存储中。
其次，我们应该建立一套完整的归档系统，包括文件命名规范、文件夹分类等。
这样可以方便我们在需要的时候快速找到所需报告。
此外，我们还需确保归档的报告具有一定的备份和保护措施，以防遭受意外的数据丢失或损坏。
除了报送和归档的基本要求，还有一些常见的注意事项需要我们关注。
首先，我们应该保持报告的准确性和可读性。
报告应该清晰、简洁地表达要点，避免使用过于专业的术语，以确保广大读者能够轻松理解。
其次，我们还需要对报告的内容进行审校和校对。
通过仔细检查，我们可以避免拼写错误、语法错误等问题，提高报告的质量和可信度。
另外，报告中的图表、表格等视觉元素也是关键的内容之一。
它们应该清晰、有序地展示信息，并与报告的主题相呼应。
最后，我们需要意识到报告的报送与归档并不是结束，而是一个循环的过程。
我们应该及时反馈报告的使用情况和效果，以便改进和优化报告的内容和形式。
此外，我们还应该定期清理和更新归档的报告，删除过时或无效的文件，确保归档系统的整洁和高效。
综上所述，报告的报送与归档是一项重要的工作，需要我们细致入微和持之以恒。
资料整理归档要求
资料整理归档要求
资料整理归档主要有以下要求：
1. 完整性：资料必须全面，不能有遗漏。
每份资料都应包含其应有的信息，不应有任何信息的缺失。
2. 准确性：资料的内容必须真实、准确，能够反映事物的真实情况。
不能有任何错误或模糊的信息。
3. 规范性：资料的格式、内容、表达方式等都应符合规范，以便于查阅和使用。
4. 及时性：资料的整理和归档应及时，不能拖延太久，以免影响后续工作的开展。
5. 安全性：资料应妥善保管，防止丢失和泄露，确保其安全性和保密性。
6. 可追溯性：对于重要的资料，应保留其原始记录和来源，以便于后续的追溯和查证。
7. 分类清晰：资料应按照一定的分类标准进行分类，以便于查找和使用。
分类应科学、合理、易于操作。
8. 标识明确：每份资料都应有明确的标识，包括文件名、日期、编号等，以便于识别和使用。
9. 电子化管理：对于电子化的资料，应建立电子化管理系统，实现资料的电子化管理，便于存储、检索和使用。
10. 遵循法律法规：资料的整理和归档应遵循相关的法律法规和标准，确保合法合规。
以上是资料整理归档的基本要求，具体要求可能会根据不同的行业、不同的部门、不同的用途有所差异。
在实际工作中，应根据具体情况制定相应的整理和归档要求。
工程资料表格填写注意事项及资料归档说明(最终版)
工程资料表格填写注意事项及资料归档说明编制人：XXX审批人：XXX北京XXX监理公司2009年09月目录一、前言二、工程资料编号1、工程资料系列2、资料编号的编写三、表格填写注意事项1、监理发出的表格2、监理审批的表格3、监理签字的表格4、资料封面目录所用表格5、监理台帐6、注意事项四、资料归档说明1、工程监理资料的管理2、工程监理资料的归档3、对电子档案的要求五、附件1、附件1归档标签2、附件2电子目录结构3、附件3参考表格一、前言工程监理资料是反映工程建设真实经历的重要文件，是核查工程主要结构是否安全可靠、主要使用功能是否满足要求、施工行为是否规范有序，也是进行工程质量评定的重要依据。
为了使各项目监理部更好地贯彻《建筑安装工程资料管理规定》（DBJ01-51-2000）和北京市新颁发的《建设工程监理规程》，（DBJ-01-51-2000）对照版，特编制《工程资料表格填写注意事项及资料归档说明》，请各项目部参照执行。
二、工程资料编号1、工程资料系列工程资料分为六个系列，以字母标识如下：（1）A—基建文件资料系列（2）B—监理资料系列（3）C—施工资料系列（4）D—监理台帐系列（5）W—法规、规程、规范及图集（6）G—工程栋号标识2、资料编号的编写编号分2行，如下所示：资料分类号或专业工程分类编号（祥见《项目监理部档案资料管理规定》中的《工程资料存档编号表》和《专业工程分类编码参照表》A-1-1三、表格填写注意事项1、监理发出表格监理发出表格一览表监理单位、有关单位各一份。
注：本表由监理单位签发，建设单位、监理单位、承包单位各存一份。
注：本表由监理单位签发，建设单位、监理单位、承包单位各存一份。
注：本表由监理单位签发，建设单位、监理单位、承包单位各存一份。
本表由下达方填写，整改方填报整改结果，双方各保存一份。
和C3-2等报验表配套使用。
只要在报验表中审定意见为除了第一项的其它三项时，监理单位就要发出不合格项处置记录。
档案整理与归档的要求
档案整理与归档的要求档案是组织和个人重要信息的载体，是历史的见证和文化的传承。
为了保障档案的完整性、可靠性、安全性，需要对档案进行整理与归档。
下面我们就来了解一下档案整理与归档的要求。
一、整理要求1.标准化：采用国家规定的档案编研标准进行整理，确保档案的内容格式、编号、题名等标准化。
2.保密性：对于涉及个人隐私、国家机密等重要信息的档案，要严格保密，遵守相关法律法规。
3.分类：根据档案的性质、用途、来源等特点，进行分类整理，使档案的结构清晰、分类明确。
4.清晰明了：整理过程中要注意标注档案的重要信息，如起止时间、档案编号、题名等，使其易于查阅。
5.修补：如档案有缺页、污损等情况，应进行修补，以保证档案的完整性和可读性。
二、归档要求1.存放环境：档案应存放在通风、干燥、防潮、防火、防盗的环境中，避免阳光直射、高温、潮湿等情况。
2.存放位置：档案应存放在专门的档案室中，禁止存放在通道、楼梯间等易受外部干扰的位置。
3.存放方式：档案应按照分类整理的要求，采用专门的档案柜、卷宗架等设备进行存放，以便查阅和管理。
4.档案柜：档案柜应采用防火、防盗、防潮、防尘等特殊设计，确保档案的安全性。
5.访问权限：档案管理部门应建立档案使用制度，明确档案的查阅和借阅权限，避免档案的滥用和误用。
三、档案管理要求1.档案管理部门应建立健全的档案管理制度，明确档案的收集、整理、归档、借阅等流程，确保管理的规范性和科学性。
2.档案管理部门应建立档案检索系统，方便用户查阅和使用档案。
3.档案管理部门应定期进行档案保护和修复，确保档案的完整性和可读性。
4.档案管理部门应定期进行档案借阅情况的统计和分析，以便完善档案管理制度和服务质量。
档案整理与归档是档案工作的重要环节，需要遵守一系列的要求和规范，以保证档案的安全、完整、可靠。
同时，档案管理部门应加强档案的管理和服务，提高档案的使用效益，促进档案的传承和发展。
文书归档注意事项
文书归档注意事项一、文件完整性在进行文书归档时，首先要确保文件的完整性。
检查文件是否齐全，有无遗漏或缺失。
如果发现文件不完整，应及时采取措施进行补充或找回，以确保后续利用和查阅的顺利进行。
二、分类明确性为了方便后续的检索和利用，需要对归档文件进行明确的分类。
分类时应根据文件的内容、性质、形成时间等因素进行划分，使同一类别的文件归入同一档案盒或文件夹中。
分类后，应在档案盒或文件夹上标注清晰的标签，以方便识别和管理。
三、时间准确性在归档过程中，要特别注意文件的形成时间。
文件的形成时间对于确定档案的保管期限和鉴定价值具有重要意义。
因此，要确保归档文件的时间记录准确无误，对于有疑义的文件，应进行核实或考证。
四、格式统一性为了提高档案的利用效率和阅读体验，归档文件应保持统一的格式。
例如，文件标题、正文、落款等格式应统一，避免出现错别字、乱码等问题。
同时，归档文件还应保持美观整洁，不得有涂改、污渍等现象。
五、归档安全性在归档过程中，要确保文件的安全性。
首先，要防止档案丢失或被盗。
其次，要防止档案受到损坏或污染。
因此，在归档过程中，应采取相应的安全措施，如建立档案管理制度、使用专用档案柜等。
六、索引便捷性为了方便后续检索和利用，应建立合理的索引体系。
索引体系应根据档案的特点和利用需求进行设计，使档案能够快速、准确地被检索到。
同时，还应定期对索引体系进行维护和更新，以确保其始终能反映档案的最新状态。
七、存储介质合理性随着科技的发展，存储介质也在不断更新换代。
在选择存储介质时，应考虑其可靠性、稳定性、安全性等因素。
同时，还应根据档案的重要性和利用频率选择合适的存储方式，如纸质档案、电子档案等。
对于电子档案，还应定期进行数据备份和安全防护，以防止数据丢失或被篡改。
资料收集、整理、归档过程中需要注意的问题
资料收集、整理、归档过程中需要注意的问题一、前期资料1、立项报告2、资质申请二、技术管理资料、质量控制资料、验收资料1、施工企业资质、分包单位资质、试验单位资质及相关人员上岗证等都在年检有效期内。
2、原材料送检时，见证取样表、原材料报验、进场检验时间的填写；钢筋合格证中的代表数量与进场钢筋吨位相符，并表明；各种材料进场均要提供产品合格证、检验报告等质量证明文件，因为这些物资全部来自外单位，因此，此类资料的可追溯性尤为重要，鉴于此，资料质量证明文件要尽量使用原件，当不得不使用复印件时，要清晰、齐全、有效，并且加盖抄件章，注明原件存放处，并有经办人签字和时间，并注明进场时间及使用部位。
3、混凝土施工记录、浇灌申请书、钢筋隐蔽工程验收记录时间必须与一致；施工记录是施工过程中形成的，确保工程质量、安全的各种检查、记录等。
记录中的内容要详细具体，不可泛泛而言，并要与技术交底保持一致，如钢筋绑扎隐避检查记录，要写清钢筋的品种、规格、数量、位置、锚固和接头位置、搭接长度、保护层厚度、钢筋及垫块绑扎和钢筋除锈等情况。
4、每道工序交接要有工序交接检查记录；5、施工试验记录要及时、齐全；施工试验合格是检验批、分项、分部工程验收的前提条件。
如：钢筋连接试验报告是钢筋安装检验批验收的前提，混凝土试验报告是混凝土施工检验批验收的前提。
所以施工试验记录要按部就班的进行，以免遗漏，影响后续施工。
6、检验批段的划分，一定要符合地表规范要求；检验批是工程验收的最小单位，是分项工程乃至整个建筑工程质量验收的基础。
因此检验批中各项评定合格与否直接影响到分项工程乃至整个建筑工程质量验收。
检验批中各个应检项目不应漏填。
7、出分项、分部资料的时间，如：地基基础分项、分部验收资料，在所有回填土击实试验报告、混凝土评定、砂浆评定等资料齐全后才能填写分项、分部资料。
三、竣工验收资料所有分部工程都完工后，就要开始做竣工验收资料，竣工资料中能看出整个工程的工程概况、参与施工的所有人员，如：建设单位、勘察单位、设计单位等，也就是整个工程一个细致化的总结。
银行工作中的资料归档方法与注意事项
银行工作中的资料归档方法与注意事项在银行工作中，资料归档是一项至关重要的工作。
银行作为金融机构，需要处理大量的客户信息、贷款申请、账户交易记录等重要文件。
良好的资料归档方法能够保证信息的安全性和可追溯性，提高工作效率。
本文将介绍银行工作中的资料归档方法与注意事项，帮助银行工作人员更好地管理和保护客户资料。
一、资料分类与整理资料归档的第一步是进行分类与整理。
银行工作中常见的资料分类包括客户信息、贷款申请、合同文件、账户交易记录等。
根据不同类型的资料，我们可以设置相应的归档文件夹或者标签，以便查找和管理。
在整理资料时，需要注意一些细节。
首先，确保每份资料都有明确的文件名，便于识别和检索。
其次，可以根据日期、客户姓名等关键信息进行排序，以方便查找。
此外，对于重要的资料，最好制作电子备份并进行加密存储，以应对意外情况和数据丢失的风险。
二、保密措施与权限管理在银行工作中，客户信息的保密至关重要。
因此，在资料归档过程中，必须严格遵守保密规定。
首先，需要对每份资料确定访问权限，并设置相应的保密等级。
只有授权人员才能查看和操作相关资料，其他人员不能随意访问。
此外，需要定期对访问权限进行审查和更新，确保权限的有效性。
对于特别敏感的资料，例如个人身份信息、财务记录等，更需要加强保密措施。
可以使用密码保护、加密存储、门禁控制等技术手段，防止未经授权的访问和泄露风险。
三、备份与灾难恢复资料归档还需要考虑备份与灾难恢复机制。
由于银行工作中的资料非常重要，一旦发生硬盘故障、自然灾害等意外情况，可能导致数据的丢失和损坏。
因此，及时备份资料至关重要。
可以使用定期备份的方式，将数据复制到独立的存储设备或者云服务器中。
同时，还需要进行灾难恢复的测试和演练，确保备份数据的可用性和完整性。
在发生灾难事件时，能够快速恢复数据，保证业务的连续性。
四、保管与销毁在银行工作中，一些资料可能会有保存期限的要求。
一旦超过保存期限，这些资料需要被及时销毁，以免造成信息泄露的风险。
申请材料的备查与归档要求
申请材料的备查与归档要求申请材料的备查与归档是任何组织或机构在处理申请过程中必须重视的一项工作。
正确的备查与归档能够确保申请材料的安全性与完整性，并为后续的审批和跟踪提供便利。
本文将介绍申请材料备查与归档所需的要求和步骤。
I. 备查要求备查是指将申请材料进行存档保管，以备未来查询和审查之用。
在进行备查时，应注意以下要求：1. 完整性：所有的申请材料必须完整无缺地被归档。
这包括申请表格、身份证明、相关证书与文件等。
2. 有序性：备查材料应按照一定的顺序进行分类和编号，以提高检索的效率。
可以按照时间顺序、申请类型或其他合理的分类要求进行归类。
3. 保密性：备查材料含有申请者的个人信息，必须加以保密。
只有经过授权的人员才能查阅和处理这些材料。
II. 归档要求归档是指将备查的申请材料存放在指定的地点，确保其安全且易于查阅。
在进行归档时，应注意以下要求：1. 存储设施：选择安全、干燥、通风的地方作为材料归档的存储设施。
应避免阳光直射、潮湿等有损于纸质文件保存的环境。
2. 储存方式：根据材料的特点，可以采用文件柜、文件盒或专用文件袋等方式进行储存。
对于电子文档，可以采用文件管理软件进行储存与管理。
3. 标识与索引：每个归档盒或文件袋都应有明确的标识，包括申请者姓名、申请日期、归档编号等信息。
同时，应建立相应的索引系统，方便快速检索和找到需要的材料。
III. 备查与归档步骤为了确保备查与归档工作的准确性和高效性，可以按照以下步骤进行操作：1. 审查申请材料：在备查之前，需要仔细审查申请材料的完整性和准确性，确保没有遗漏或错误。
2. 分类与归类：根据备查要求，将申请材料进行分类和归类。
可以利用文件夹、袋子或盒子等进行分组存放，并进行编号或标识。
3. 存储与标识：将已分类的申请材料存放在事先准备好的存储设施中，并进行明确的标识，以便日后的检索和查阅。
4. 建立索引：根据实际需要，建立索引系统，记录每个归档位置和内容信息。
关于材料整理和上报的注意事项
关于信访材料整理和上报的注意事项去年以来，我们通过共同努力，做了大量的工作，使全区的信访形势有了明显的好转。
单单从材料报送这一项工作来看，很多单位都做得不错，都能及时上报材料，无论是信息急报，还是案件办理材料，都能做到及时、准确。
但是有些单位上报的材料还存在一些需要注意的地方，下面我简单讲一讲。
我们出具的材料无论是哪一类的，都要做到：事实清楚，证据材料充分，适用法律法规政策准确无误，程序合法，逻辑性强，经得起推敲。
例如在信访三级终结案卷材料中，我们出具的信访办理意见书就要体现出“事实清楚、证据充分、定性准确、程序合法、处理恰当、手续完备”这6个特点。
1.事实清楚。
信访事项发生的时间、地点、涉及的当事人，信访问题的前因后果，事情发展过程，证据材料，处理结果等都要说清楚。
2.证据充分。
认定事实的各种证据材料充分，包括书证、物证、证人证言等。
各种证据之间能相互印证，没有矛盾。
3.定性准确。
通过对具体问题的具体分析，对案件的性质、情节及后果，逐项作出正确的判断和结论，不夸大不缩小，不笼统不抽象。
4.适用法律、法规、规章和政策正确。
以事实为基础，严格按照法律法规和政策规定处理问题。
在拿出最终的处理意见之前，要多征求主要领导、专家学者、律师等的意见，以免在材料中出现漏洞。
5.程序合法。
受理、登记、审核、作出处理意见、报送等工作程序合法、合规、正当。
6.手续完备。
受理、处理信访案件过程中形成的有关材料完整、手续齐全。
另外，在上报材料的规范性和时效性上也要注意，例如有的单位在上报材料时，仅用白纸打印是不行的，一定要用文件的形式或至少用带有单位红头的便函纸打印，加盖单位公章，重要材料还要由主要领导签字后才能上报。
从今年开始，我们上报的材料除了正常的业务方面的材料以外，还需要经常上报涉及信访方面的信息，例如单位召开的重要信访工作会议，重要信访案件的处理情况等。
这些信息可以直接报给区信访局，还可以直接报到区信息中心和市信访局，要求各单位要每月要上报2篇信访信息和2期创先争优活动简报，这一项将作为年底目标考核的一项加分依据。
资料填写注意事项
资料填写注意事项质检资料、开工报告、施工日志等相关资料编制及归档注意事项一、工程质检资料1、根据清织项目办的要求质检表头在此统一为“贵州高速公路开发总公司建设项目厦蓉高速公路贵州境清镇至织金段”。
2、为了以后竣工资料的收集、归档规范，质检资料整理时应按照以下顺序进行编排：①中间交工证书（A-14）②分项工程质量检验评定表（JJ-71）③检验申请批复令（A-13）④现场检验报告单（C表）⑤原始记录表（D表）⑥试验检测表（E表）⑦工程数量计算表及照片3、中间交工证书（A-14）（1）中间交工内容的桩号、项目划分、工程项目、工程数量根据该分项工程的具体情况据实填写，并且注意工程数量应为交工时现场实际完成工程数量。
（2）关于隧道的交工评定长度：同种围岩级别每次交工长度不超过100米，各单位可根据自身情况在这个范围内进行交工。
（3）签字日期为下一道工序前日期，附试验检测表的资料应为检测后的日期，如“混凝土资料就应该填写28天强度出来后的日期”。
4、分项工程质量检验评定表（JJ-71）（1）“规定值或允许偏差”栏，给定的表格里面对于不能完全统一数据的，均用文字写明“不小于设计”或“在合格范围内”等，对于这种文字说明的，各单位在填写时，应针对不同的工程项目，将具体设计数据填写在此栏，以便参照检查实测值是否满足要求。
（2）评定表中“实测值或实测偏差值”栏的数据，应该对应“规定值或允许偏差”栏进行填写，若此栏为偏差值，则后面应填写实测偏差值，若此栏为规定值，则后面应填写实测值。
（3）评定表中“平均值、代表值”一栏应根据“实测值或实测偏差值”进行计算后填写，正值和负值应分开计算再填写，得分则根据JTG F80/1-2004《公路工程质量检验评定标准》3.2.1条分项工程质量评分的具体要求进行计算。
（4）监理意见栏应为专业监理工程师审核后直接填写评定是否合格。
（5）签字日期为下一道工序前日期，附试验检测表的资料应为检测后的日期，如“混凝土资料就应该填写28天强度出来后的日期”。
资料归档要求
资料归档要求资料归档要求一、归档要求1、项目部所有工程技术资料要分类管理，一律采用标准档案盒，美观、质优，由分公司技术部统一购置，按需要分发到各个项目部。
项目部档案柜一律采用统一格式，柜门左上角帖有工程名称、资料名称、技术资料、质检资料、土建、水、暖、电分柜存放。
2、资料盒的封面、盒内总目录、分目录、资料内容等除签字外，其余均要求采用电脑打印，签字不得使用复写纸。
3、对上、下级的往来函件和通知、各项目例会记录、专题讨论会记录、设计变更、工程签证均要签收登记统一存档。
4、公司、各项目部实行各种会议签到制度和形成会议纪要制度。
5、公司及各项目部的现场签证、工作联系单、工程技术问题联系单、工程技术问题联系单、资料档案盒面式样等均采用技术质检部统一制定的格式。
6、各分公司、项目部办公室及会议室悬挂的各种管理制度、企业精神、质量目标、岗位职责等，应采用电脑打字，统一制框，保证整齐美观。
二、资料管理1、施工规范、工程所用国家标准图集由公司技术部、质量部统一提出申请，由公司办公室统一采购、编号和发放，并建立管理台帐。
2、施工技术资料是作为真实历史记录集中保管起来的图纸、文字、表格、照片。
摄像等技术文件，是完整工程的重要组成部分，是贯标、施工过程质量控制及增加可追溯性的重要依据，也是公司处理工程索赔等等问题的重要参考资料，具有很高的保存价值，必须严格按要求归档管理。
此项工作必须由专人负责，及时收集整理，真实准确，符合要求。
3、项目资料员要在技术负责人、主任工程师、公司技术部、质量部的管理与指导下，按照当地城建档案馆交竣工资料的归档要求，及时做好工程资料的收集整理工作。
项目技术负责人主任工程师负直接责任。
同时未进入城建档案的技术文件资料必须收集保管好，工程竣工后上交公司档案室统一归档管理。
4、工程施工技术资料填写要求工程资料每个单位工程至少一式三份，(含竣工图)建设、施工单位和城建档案馆各一份。
填写时一律用黑墨水钢笔或电脑打印，字迹要工整，不得用圆珠笔或蓝墨水钢笔书写。
文件材料归档时的要求
文件材料归档时的要求
文件材料归档是组织和管理文件材料的过程，以确保文件材料安全、易于查找和使用。
以下是文件材料归档时的要求：
1. 文件材料的分类：在归档前，需要对文件材料进行分类，按照文件类型、主题、时间等因素进行归类。
分类可以采用数字、字母或符号等方式进行标记，以方便查找和归档。
2. 文件材料的编号：为了方便查找和管理，文件材料需要进行编号。
编号应具有唯一性，可以采用自然数、字母和符号等方式进行标记，以确保每个文件材料都有独立的标识符。
3. 文件材料的保管：在归档后，文件材料需要进行保管。
保管时需要注意防火、防水、防盗等问题，确保文件材料的安全。
同时，还需要定期对文件材料进行检查，以避免文件材料损坏或遗失。
4. 文件材料的备份：为了避免文件材料意外丢失或损坏，需要对文件材料进行备份。
备份可以采用硬盘、光盘、云存储等方式进行，以确保文件材料的安全性和可靠性。
5. 文件材料的借阅：在需要使用文件材料时，可以进行借阅。
借阅时需要填写
借阅登记表，记录借阅者、借阅日期、借阅用途等信息。
借阅后，需要按时归还文件材料，以确保文件材料的完整性和可用性。
6. 文件材料的销毁：在文件材料已经过期或无用时，需要进行销毁。
销毁可以采用撕毁、烧毁、碾压等方式进行，以确保文件材料的安全和保密性。
以上是文件材料归档时的要求，可以帮助组织和管理文件材料，提高文件材料的利用价值和效率。
资料归档相关注意事项讨论
资料归档相关注意事项讨论目前轨道交通一般有总体设计、（专项）初步设计、招标设计、施工图、施工配合5个阶段。
负责市域铁路勘察、总体设计、初步设计、招标图设计、施工图设计（土建部分）、设计变更等协调管理工作，组织相关专题研究。
1、工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。
档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。
2.1.2为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。
2.1.3工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。
工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
3.1 工程文件接收3.1.1各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。
3.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。
3.1.4档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。
3.1.5档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。
3.1.6登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。
3.1.7对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。
3.1.8档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。
报表填写与归档制度
报表填写与归档制度一、背景与目的为了确保医院的经营管理工作的规范化、高效化，提高信息化水平，完善卫生统计数据的收集与管理，特订立本《报表填写与归档制度》。
二、适用范围本制度适用于医院各科室的医务人员。
三、报表填写要求1.医院将会依据相关法规和要求订立不同级别的报表模板，各科室需要严格依照模板填写相关报表。
2.报表填写应确保信息的准确性、全面性和时效性，对涉及患者个人隐私的数据要严格保密，并依照相关政策进行妥当保管。
3.填写报表时应使用规定的纸质或电子表格，并依照相关规定使用规定格式和字号。
四、报表归档要求1.报表的归档工作由各科室的负责人负责，归档人员应保证归档的及时性和准确性。
2.全部报表归档料子都应依照报表所属科室进行分类存放，且归档文件夹上需注明报表名称、时间范围和归档人员姓名。
3.归档人员需保证报表的完整性和真实性，对于填写错误的报表需及时通知相关责任人进行修正。
4.归档料子应妥当保管，防止遗失和损坏，特殊情况下可使用密封袋等隔离措施保护。
五、报表查阅与借阅1.报表归档料子仅限于本科室内部人员查阅，严禁向未经授权的人员透露相关信息。
2.需要查阅报表的人员应提前向归档人员提出申请，并填写相关借阅手续，包含借阅目的、借阅时间等。
3.归档人员在确认借阅人身份后，将报表交予借阅人阅览，借阅期限一般不超出7个工作日，逾期需填写延期申请。
4.借阅人在报表查阅期间应保持报表的完整性和安全性，禁止对报表进行涂改、拆卸和遗失。
六、报表销毁与保管期限1.报表的保管期限依据国家有关法律法规和医院规定执行，不得随便销毁。
2.归档人员需依照规定的时间将过期的报表进行销毁，并填写销毁记录，确保销毁过程的合规性和可追溯性。
3.归档人员需特别重视紧要报表的保管与备份工作，确保报表的长期保管，避开因数据丢失造成的问题。
七、违规处理1.对于报表填写和归档制度的违规行为，医院将依据医德医风管理规定进行相应的处理，包含但不限于警告、记过、罚款等。
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关于资料填写及报送注意事项
庐北片危桥改造各承包人：
随着危桥改造各个项目逐渐开展，施工资料填写收集报送必须与工程施工同步，做到施工完成，资料齐全。
同时工程计量时，施工资料是缺一不可的。
工程计量基本原则是：需计量的工程已经完工，自检资料与抽检资料已经齐全，工程经检测合格。
但从近期检查情况看，少数承包人对及时上报施工资料不重视，对填写的资料也不规范。
为进一步作好这方面工作，提出以下注意事项，请各承包人照此执行：
报送时间：在每道工序完成经自检合格后，将自检资料填写好，带着资料上报监理申请验收。
例如：钢筋绑扎是前一道工序，经自检合格后，将资料填写好上报监理申请验收。
模板安装是下一道工序，同样将资料填写好上报监理申请验收......依次类推。
这样做，资料真实且齐全。
每一个分项工程需要做几份资料，按监理组下发的表格为准。
填写要求：
1.字迹不要潦草；
2.填写日期不能出现前后矛盾；
3.施工工序不能出现矛盾，例如，先安装模板后浇注混凝土，时间和工序都是安装模板在前，浇注混凝土在后，这样时间和工序前后很清楚，但往往填写时不注意，把时间弄颠倒了。
4.注意图纸在施工工序上对时间的要求；特别是后张法预应力张拉，在时间上最容易出现错误，因为有的图纸规定预应力梁板，在混凝土
浇注后7天且强度达到设计强度85%后才允许张拉，而有的图纸规定梁板混凝土浇注后14天且强度达到设计强度100%才允许张拉。
做这方面资料时间上就要符合图纸要求。
5.一份表内负责人，检查人，复核人，填表人不能同为一个人。
6.资料表格内容按2011年颁布的《桥规》执行。
再次强调：
施工资料是桥梁施工过程痕迹的真实反映，是特别重要的技术资料，只能在施工中形成。
每一次检查施工资料都是检查的内容之一。
工程竣工，施工资料要齐全，工程计量也要施工资料。
请各位承包人务必注意。