证券公司档案室管理制度

第一章总则
第一条为加强证券公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案
利用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于证券公司内部档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个
环节。

第三条证券公司档案管理工作应遵循以下原则：
1. 遵守国家有关档案管理的法律法规；
2. 坚持保密原则，确保档案信息安全；
3. 坚持实用、方便、高效的原则，提高档案利用效率；
4. 坚持集中统一管理，明确责任，加强监督。

第二章档案分类与归档
第四条证券公司档案分为以下类别：
1. 综合档案：包括公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议、年度报告、审计报告等；
2. 业务档案：包括投资研究、证券承销、资产管理、融资融券、股票质押式回购
等业务相关的文件；
3. 人力资源档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利等文件；
4. 证照与合同档案：包括营业执照、税务登记证、开户许可证、各类合同等；
5. 专项档案：包括合规、风险管理、内部审计、信息技术等专项工作的文件。

第五条档案归档应当遵循以下规定：
1. 按照档案类别、年份、顺序进行分类；
2. 档案资料应当完整、真实、准确；
3. 档案归档应当及时，不得拖延；
4. 档案归档前应当进行整理、编号、装订。

第三章档案保管与利用
第六条档案保管应当遵循以下规定：
1. 档案库房应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防尘等要求；
2. 档案柜应当使用防盗、防火、防潮材料制作；
3. 档案管理人员应当定期检查档案保管情况，确保档案安全；
4. 档案借阅应当履行借阅手续，登记借阅信息。

第七条档案利用应当遵循以下规定：
1. 档案利用应当遵循保密原则，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；
2. 档案利用应当遵循合法、合理、必要的原则，不得滥用；
3. 档案利用应当填写借阅单，明确借阅目的、用途和归还时间；
4. 档案利用后，应当及时归还，不得损坏、丢失。

第四章档案销毁
第八条档案销毁应当遵循以下规定：
1. 档案销毁应当经公司领导批准，并报相关部门备案；
2. 档案销毁前应当进行鉴定，确认档案已无保存价值；
3. 档案销毁应当采用符合国家规定的销毁方式，确保信息安全；
4. 档案销毁后应当填写销毁记录，并妥善保管。

第五章监督与责任
第九条证券公司档案管理工作实行责任制，档案管理人员应当对档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节负直接责任。

第十条对违反本制度的行为，公司应依法予以处理，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第六章附则
第十一条本制度由证券公司综合管理部门负责解释。

第十二条本制度自发布之日起施行。