时间管理资料0229

竞越个人成效管理系统
FPC Personal Effectiveness System
案例分析：分店经理的一天
Case Study: One day of the Unit Manager
我们公司专门为企业经营员工餐厅。

我是一名分店经理，负责一家公司的员工餐厅。

每天都有忙不完的事情，比如昨天：
8：30刚上班，早班的收货员就来告诉我今天中午要用的水果不够了。

因为今天送来的苹果有好多都被压坏了，没法用，而供应商又没有多余的水果可以补上。

这可是中午11：00开餐就要用的呀！这种情况只能让采购部协调⋯
刚放下电话，厨师长来了：昨天进的大排颜色不对，好像变质了，中午得换个菜。

啊！这怎么行？这里顾客最爱吃大排，而且菜单早公布了，临时换还不得被骂死！可不换又上哪儿找大排去？这大排又怎么会坏呢？肯定是冰箱又出问题了，冰箱早就有问题了，一直拖着没去修。

本来要他们每天定期查冰箱温度，可是要么厨师长和库管员两人都去查，要么两个人都忘记查。

刚坐下想喘口气，厨师长满脸愁容又来了。

原来，之前打扫卫生时没把厨房地上的水拖干净，厨工小王摔了一跤，躺在休息室不能动弹，中午开餐服务线上少了一个人。

冲锋打仗般忙了两小时，看着钟上的指针就快走到13：30了，不禁长出了一口气。

也许注定我今天倒霉吧，这时我看到了客户方行政经理老孙向我走来。

刚一开口老孙就投诉今天的苹果大小差得太多。

还有，最近吃饭排队时间太长，座位来不及打扫，导致好多员工向他抱怨。

然后又说近来菜经常和菜单上的不一样。

最后通知我后天要对我们进行卫生检查⋯。

后天检查中绝对不能出纰漏，否则下月就要续签的合同就悬了。

14：30了，刚要紧急布置做大扫除，厨工小马跑来提出辞职。

小马和小王一起进的公司。

小王机灵嘴甜，招大伙喜欢。

小马内向，人老实，大家常把事推给他做。

今天小王摔伤了，人手少了，大家又把好多活推给小马，这泥人也有土性，不干了⋯，小马干活可是一把好手。

16：30，屁股刚粘凳子，客户行政部来电话投诉，说我们供应商的车子开进厂区，老是不按厂区内划定的规定路线行驶。

时间管理与工作组织技巧
瘾性问题的共同症状
The Addictive Experience
一定会出现一种可预见的感受
会成为吸引你注意力的焦点
短暂消除痛苦和其他的负面感觉
产生虚幻的感觉
瘾性问题的共同后果
The Addictive Consequence
会加重所要治疗的问题
使正常机能逐步退化
在办公室工作，难免不被同事打扰。

但不能让这些干扰把你从重要的事
情上拉开，而成为浪费时间的主要原因。

应当把握自己的时间，学会说“不”。

如
果手头的工作比外界来的打扰更重要，那就定个时间，当天晚些时候再解决插
进来的问题。

这样，既能继续自己的工作又不至于得罪同事。

还可以试试站着
说话。

站着交谈花的时间只是坐着的75%。

另一个是鼓励同事适可而止，比如，
问他是否有必要来找你，是否应该来找你。

时间记录表
Time Log
8:30-8:45
8:45-9:00
9:00-9:15
9:15-9:30
9:30-9:45
9:45-10:00
10:00-10:15
10:15-10:30
10:30-10:45
10:45-11:00
11:00-11:15
11:15-11:30
11:30-11:45
11:45-12:00
12:00-12:15
12:15-12:30
12:30-12:45
12:45-13:00
13:00-13:15
13:15-13:30
13:30-13:45
13:45-14:00
14:00-14:15
14:15-14:30
14:30-14:45
14:45-15:00
15:00-15:15
15:15-15:30
15:30-15:45
15:45-16:00
16:00-16:15
16:15-16:30
16:30-16:45
16:45-17:00
17:00-17:15
17:15-17:30
17:30-17:45
17:45-18:00
分清轻重缓急，确定优先次序
Make your Priority
优先矩阵
有四种类型的工作，其重要性各不相同。

第一类工作有直接价
值，即刻就能看到它带来的回报，例如赶工期。

第二类有间接价值，
比如做计划，或者学习某种知识和技能，这类工作有远期收获。

第
三类是必要的却没有价值的工作，比如填税务申报表，写一些日常
报告。

这一类工作很少能给你带来满足。

最后一个象限是徒劳而没
有价值的工作，比如翻来覆去找不到文件、处理无关紧要邮件等。

What determines the importance? 什么是重要：
我的工作目的是什么？
What am I here for?
我的工作目的：
1.
2.
3.
其中最重要的一项是：
What determines the importance?
天天做的不见得该做，
别人要你做的不一定该做，
而该做的很可能却没做。

唯一的衡量尺度：是否有助于实现你的工作目的。

了无尽的努力，先看看组织真正需要你做出什么？你的上级最需要
看到什么？也许你做对了该做的事情，就会事半功倍。

4-D法
4D’S
D_______________ D_______________ D_______________ D_______________
4D的难点Obstacles to 4Ds
决定做什么
记录行动：日程管理 保存信息
⏹不丢失
⏹容易查找
回复：清理已完成行动
4D’S & Priority Matrix
优先管理的核心
1.把每天要做的事情列一份清单。

Make a list of things to do today.
2.确定优先次序，致力于最重要的事情。

Set Priority and work on the most important.
3.每天都这么做！
Do it every day!
待处理事项
To-Do List
To-Do List待处理事项
星期____
Copyri ght Fi rst Pri orit y Consulti ng
日程
Appointments
Appointments 日程
Daily Planning
Plan the next d___,
b_____ you l____ the office.
在你_____办公室______前，计划_____天的工作。

Do the ____________,
Delegate the ____________.
做_____ 的事情，把_____ 的事情授权出去。

大脑是用来处理创造性工作的，把记忆的责任交给系统和机器，让你再也不要在担忧遗忘事情和遗漏信息中愁眉苦脸。

请放心，你要记忆的所有事情，都不会不翼而飞。

只要你召唤，它们就随时向你集结。

Monthly Plan
Monthly Plan
月度计划
Month _______ Y ear _______ _____年____月
Projects/Goals 本月项目／目标
Copyri ght Fi rst Pri orit y Consulti ng
Monthly Plan
2009 3 3 2009
沟通记录
Communication Records
Communication Records沟通记录Name 姓名：Subj. 主题：
Fax 传真：Address 通讯地址
尝试一下
Use Communication Records 最近以来您在思考哪些问题？
您打算思考哪些问题？
列举一个您管理的产品或客户？
您正在做什么项目或者较大的任务？
列举和您接触最多的三个同事和家人？
优先计划的成果
Results of Priority Management 将控制带进生活
组织好工作、个人事务和社会活动
避免“危机管理”
减少拖延和优柔寡断
处理不完整事件
使工作负担更易于把握
控制始于计划，计划一生，计划每个月、每个星期，甚至每一
天。

只有做到这一点才有可能把愿望转化为行动。

大多数人坠入具
体活动的陷阱而不可自拔。

因为我们总认为只要始终努力忙碌，就
一定能有所收获。

很少有人能做到坐下来反省自己的生活，然后自
问：“什么是我想做的，我想取得什么成果？”而能够进一步朝着既定
目标一步一个脚印去做的人就更少了。

这是因为大多数人停留在“事务经理”的阶段，还没有成为优先
经理。

做任何知识工作必须先考虑成果。

就像上路之前必须有明确
的目标。

光是把所有要做的事情都罗列出来还不够，还必须审查在
这些事情中，哪些通向既定的目标。

否则，一定会有大把的时间浪
费在没有效果的事情上。