物业管理公司档案管理制度-范本

物业管理公司档案管理制度-范本
物业管理公司档案管理制度
一、总则
为规范物业管理公司档案管理工作，提高档案质量和效率，确保资料的完整、准确及安全性，特制定本制度。

二、档案的收集、整理和归档
1.档案的收集和整理
（1）建立档案收集的责任制，明确各部门档案的分类和负责人。

（2）对于收集归档文书及资料，要按照规定将其标注号、名称、日期等重要信息。

（3）对于已经归档的文书及资料，要定期检查其完整性和可读性，及时归档未归档的资料。

2.档案的归档
（1）档案的归档应按照文件的机密性及重要性采取严格的保密措施。

（2）对于各种文件形式的归档，如文件、合同等与常规文书的归档，要分别分类、分别放置、分别编号。

（3）对于各种档案的存档时间，要根据规定进行分类，包括
长期档案和短期档案，设定存档期限。

（4）在档案归档的过程中，应注重文档的质量，确保资料的
可读性和完整性。

三、档案借阅及使用
1.档案借阅的原则
（1）依法依规进行借阅，明确借阅对象的身份及档案的内容，规范档案借阅的行为。

（2）档案借阅人员应当是该档案所涉及的事物的工作人员，
提出书面申请，并加盖公司印章，经授权之后才能进行借阅。

（3）对于保密性较高的重要的档案要采取保密措施，并事先
通知当事人，经过审批方可进行档案的借阅。

2.档案使用
（1）在档案使用过程中，必须密切注意档案的安全，如发现
档案缺页或出现错误时，必须及时予以补全或纠正。

（2）档案记录的修改应当在经过审批后，才能进行。

（3）对于出现异常记录现象时，应及时花时间进行说明。

四、档案的转移
档案的转移，是指管理档案资料的过程中，由于需要更好的管理、保存、借阅，而对档案进行适当的转移，使资料的保存更为安全、使用更为方便。

档案转移的原则：
（1）档案的转移必须经过公司领导的批准。

（2）对于要转移的档案资料，必须进行清晰的分析、规划，严格按照计划进行转移工作。

（3）对于重要的档案资料应进行加密，确保档案的保密性。

（4）在转移过程中应有专人跟进档案的运输、归档等工作。

五、档案的销毁
所有档案的销毁必须符合国家法律法规及本公司的规定，遵循“保密原则、审批原则、技术原则”的原则，切实加强档案的保密，保护企业的经济利益，防止不正当的利用。

（1）对于已经过期、已经备案等档案资料，应根据规定及时进行销毁。

（2）对于重要的档案资料应加密保护，并明确销毁的时间和
方法。

（3）对于销毁文书，要进行审批并记录，以备查证。

六、档案管理质量控制
为了确保本公司档案管理工作的质量和效率，要采用以下方法：
（1）定期开展档案管理制度、档案安全保密措施的专题培训，提高员工档案管理水平。

（2）定期对档案登记、归档、借阅、销毁等工作流程进行检查，发现并改正问题，确保档案管理的规范有序。

（3）对于重要的档案，必须进行定期的检查、保存，确保资
料的完善和安全性。

（4）对于档案管理中出现的问题和难点，要及时跟进，研究
解决，不断提高档案管理的水平和质量。

七、附则
本制度按照公司业务规模、档案管理管理情况编制，经公司领导审定后实施，并定期检查和修改。

本制度自颁布之日起正式施行。