ХХХ有限公司档案管理制度汇编

ХХХ有限公司档案管理制度汇编
本公司档案管理制度汇编
第一章总则
第一条为规范公司档案管理行为，维护公司档案安全稳定，充分发挥档案信息
资源的价值，制定本公司档案管理制度，以适应公司发展需要。

第二条本规定适用于本公司的全部档案，涉及本公司各级组织机构、各部门。

第三条本公司档案管理遵循公开、透明、自愿、互信原则，出于合法目的，制
定档案管理方案，实现档案资源共享。

第四条本公司档案管理采用各种现代化手段，以优化管理流程、提高存储效率，确保各类档案资料的安全与完整。

第二章档案分类管理
第五条本公司档案主要分为二类：公开档案和保密档案。

公开档案：指不涉及公司商业秘密和客户隐私的档案，可供明示范围内的人员查阅和使用。

保密档案：指涉及公司商业秘密和客户隐私的档案，需按照国家、地方及公司有关保密法规的规定管理。

第六条档案应根据保管地点，及时进行分类、整理、归档和销毁。

第七条档案应按照文件类型、时间顺序及其重要程度，划分为A、B、C三个等级，按照保管期限统一分类，方便管理、借阅、复制等工作。

第八条档案的归档应做到标识明确，易于辨认，并应按照保管地点进行编号，
方便查找。

第九条档案的销毁应严格遵循国家关于文件销毁的有关法规。

决定档案销毁必
须经过审批，并应有专人在场监督销毁过程。

第三章档案借阅管理
第十条档案借阅分为内部借阅和外部借阅。

内部借阅：指公司内部人员借阅公司档案。

外部借阅：指中外客户、政府机关、企事业单位等借阅公司档案。

第十一条借阅应提供有效的身份证明，并需按照公司制定的借阅流程进行借阅。

第十二条借阅信息应记录并报告主管部门，工作人员必须对借阅者进行管理、
监督，确保档案资料不被外泄。

第四章档案保密管理
第十三条档案保密是档案管理的根本要求，涉密档案必须按照保密法规的规定
进行保密。

第十四条涉密档案应限定借阅者范围，外借前应认真审核借阅者的身份、资格
等情况。

第十五条涉密档案应采取严格保管措施，由专人保管，设立特定保密区域，实
行密钥管理制度，防止档案被窃取或泄露。

第十六条涉密档案的传阅、复印、传输等行为应按照国家有关法规进行规定，
涉密人员应严格保密，避免泄露。

第五章档案数字化管理
第十七条档案数字化管理是本公司档案管理工作的重要组成部分，应按照公司
制定的档案数字化管理流程进行管理。

第十八条档案数字化管理应考虑安全和保密问题，避免档案泄露。

第十九条数字化管理的基本要素包括：数字化设备、数字化管理平台、数字化
流程。

第六章档案管理流程
第二十条档案管理流程应包括档案收集、分类、归档、借用、销毁等环节。

档案收集：公司应定期对各部门文件进行收集，保证文件的归档完整，避免资料丢失。

档案分类：按照文件类型、时间顺序、重要性等因素进行分类，方便管理、借用等工作。

档案归档：标识明确、易于辨认，秩序规范，便于查看、借阅和复制等使用。

档案借用：内部借阅或外部借阅须按公司制定的借阅流程进行，确保档案资料不被泄露。

档案销毁：按照国家及公司规定进行，销毁必须经过审批，并由专人在场监督销毁过程。

第七章结束语
本公司档案管理制度的实施，是为了更好的规范档案管理行为，充分发挥档案信息资源的价值，实现档案资源共享。

通过规范化的档案管理，更加高效地运营公司的各项业务。

同时，本公司将持续完善档案管理工作，确保档案安全、稳定运行。