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对外接待管理制度
精选资料版本号：版附件数：密级：机密撰写人：审核人：副总裁审批人：董事长对外接待管理制度目录目的范围名词解释对外接待普通接待集团高层活动接待重大业务活动的接待接待费用职责集团综合部分子公司综合部接待部门财务中心管理制度接待的规格和礼仪接待规格接待礼仪招待和宴请的审批和标准招待用餐宴请住宿接待标准接待费用控制及报销工作流程注意事项附件目的：对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分为了使对外接待工作规范有序树立公司统一形象本着“热情周到、严格标准、合理开支、勤俭节约”的精神结合公司实际特制定本制度。

范围：适用范围：鑫塔投资集团有限公司各部门、各分子公司发布范围：鑫塔投资集团有限公司各部门、各分子公司（以下简称“集团”）名词解释：对外接待：主要是指公司及所属各部门以及各分子公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

普通接待：是指对正常工作时间内到集团来访客户的接待工作如各子公司、各职能部门的业务接待活动。

集团高层活动接待：是指各级领导到集团和各子公司考察的接待。

重大业务活动的接待：主要指对集团投资项目考察、重大业务项目洽谈、重大业务的签字仪式等活动的接待工作。

接待费用：指用于招待来宾的住宿费、餐饮费、旅游费、娱乐费、烟酒费、礼品费等相关费用。

职责：集团综合部：归口管理接待工作负责集团的接待策划、组织、管理、协调工作负责公司高层接待活动、重大业务接待活动组织、策划和实施工作负责与宾馆、饭店等对口单位签订服务合同或协议并每年评估协议单位的综合情况确定是否续签协议负责礼品的策划、选择和采购负责对相关部门人员进行接待礼仪等知识培训负责公司接待费用的审核与控制做好用餐、住宿记录及车辆的使用管理。

分子公司综合部：负责所属的公司普通接待的策划、组织、管理、协调和实施工作负责本公司普通接待费用的年度资金计划申报与报销。

接待部门（集团及各分子公司各中心、各职能部门及项目部）：负责本公司普通接待中的策划并配合协调和实施工作配合接待费用的报销工作。

财务中心：负责接待计划费用预支、审核、报销。

管理制度接待的规格和礼仪接待客人的规格应根据具体客人情况确定。

一般情况下遵循以下原则：高规格贵宾接待：市县级以上领导兄弟单位、协力单位、业务单位的总经理以上领导公司领导的重要客人或外宾的接待由公司领导参加陪同人员由公司领导指定招待地点在公司签约的高档酒店或公司领导另行安排的酒店。

准备：水果、湿巾、香烟、茶水、资料、音像、投影、欢迎语视需要赠送礼品、安排用餐等。

对等接待。

适用于一般性接待活动。

准备：湿巾、香烟、茶水、资料视需要准备音像、投影设备等。

低规格接待。

陪客比来宾职务低一些。

适用于经常性业务往来。

准备：湿巾、茶水视需要准备资料、音像、投影设备等。

宾客的级别划分原则上参考其职务如需提高接待级别的事前应向总经理申请。

需提高接待级别的情况主要含：代表更高级别职务的领导出席的事件关乎重大需提高接待级别方能解决的。

接待客人的礼仪在与客人见面时应为主动、热情、礼貌。

见到客人后应主动起迎问明来意。

在与客人见面后应根据来客来意和身份安排适当地点（洽谈室、接待室、会议室）进行交谈。

比较忙一时难以抽身时应向客人说明暂请他人代接或另商时间切忌让客人久候而无人问津。

客户提出和领导或他人交谈应立即联络并将客人引至约定地点等候会面介绍后再行离开。

在接待客人中进行引见时首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。

通常的引见顺序为：把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的按职务高低依次介绍一行来客职务相同先介绍年纪大的。

领导与来宾见面交谈后对客人原定日程有变化的与客人共同协商安排。

陪同客人行路时请客人走在自己右侧。

自己处于主陪地位应并排在客人旁边不要落在后边。

乘上下楼梯、电梯礼让在先主动开关门。

陪同客人坐车时应遵循以下乘车礼仪：如陪同人员领导开车应让客人或最重要客人（有多个客人时）坐在副座（领导旁边）其他客人坐在右后座陪同人员坐在左后座如司机开车有领导在时应让客人坐在右后座领导坐在左后座陪同人员坐在副座如司机开车没有领导在时陪同一个客人时应让客人坐在右后座陪同人员坐在左后座陪同两个客人时陪同人员坐在驾驶副座陪同三个客人时陪同人员坐在后座中间。

接待客人时穿着不宜过于随便应按公司规定着装衣着整洁得体主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。

因故未能准时赴约尽早通知对方并以适当的方式致歉。

招待和宴请的审批和标准公司用餐或住宿的接待费用实行提前申请、定额审批的原则。

根据来宾身份、活动目的等因素确定招待或宴请的方式。

招待用餐：针对对等接待或低规格接待主要适用于来宾职务较低的、一般性接待活动或经常性业务往来活动。

招待用餐标准：招待用餐分为工作餐和招待餐两种：工作餐的标
准：早餐元中餐元晚餐元。

招待餐根据来客用餐人数核定用餐标准。

具体标准如下：A标准：二菜一汤（人）元B标准：四菜一汤（人）元C标准：六菜两汤（人）元当各部门需要安排招待就餐时由各部门相关人员填写《工作餐审批单》经部门经理批准后到公司或公寓食堂就餐。

各部门申请派餐时应提前小时通知食堂以便按用餐人数安排工作餐。

客人中有回民的应在《工作餐审批单》上注明以便食堂准备清真饭菜。

工作餐由客人自行用餐招待餐可有陪客至人特殊情况要增加陪客人数的事先须经过审批。

宴请：针对高规格接待主要适用于来宾职务较高的、上级政府部门、上级单位派员来人、其他企事业单位来员商洽重要事宜、下属企业领导来访汇报情况、重要客户拜访等。

宴请的形式包括：宴会（早宴、午宴、晚宴）招待会（冷餐会和酒会）茶话会宴请的审批因工作需要在外面宴请的由各部门相关人员提出申请按照宴请标准填写《会议（活动）接待申请单》》经部门经理审批后预算在元（含）以内报副总经理批准预算超过元报总经理批准后方可宴请。

未经批自宴请费用一律不予报销。

当部门经理因工作需要在外地宴请客人或总经理副总经理不在公
司时部门经理在宴请前必须口头向总经理副总经理申请得到批准后方可宴请。

否则费用一律不予报销。

如遇紧急情况需先安排宾客就餐的可直接电话请示公司副总及以上级别的负责人餐后按以上审批程序补办《会议（活动）接待申请单》经电话同意的领导签字后交行政部登记否则一律不得办理费用报销手续。

宴请的标准因工作需要在外面宴请客人时必须按照以下宴请标准严格执行否则超过标准不予报销。

接待标准餐饮标准接待性质标准范围最高规格根据高管安排由公司高管特批接待公司高管接待的客人高规格元人餐（不含酒水）主要接待对公司业务与发展有重大促进的宾客重大关联宾客或县级以上客人中等规格元人餐（不含酒水）主要接待与公司有密切往来和重要合作的宾客等重要合作伙伴或副县级以上客人普通规格元人餐（不含酒水）与公司业务相关的一般商务往来一般客人餐饮酒店的选择所有餐饮全部安排在集团协议酒店如需特殊安排接待部门需在《会议（活动）接待申请单》中注明并说明原因报集团综合部批准后实施。

其他在宴请过程中本着勤俭节约的原则要严格控制陪餐人员不得一客多请（多地点、多部门）。

陪餐人数要严格控制一般为人或按来客人数的二分之一安排。

确因需要最多不超过人更不得超过来客人数。

在宴请过程中如需要包租舞厅、卡拉ＯＫ厅、洋酒等特殊情况需
在《会议（活动）接待申请单》中注明并报请总经理副总经理批准。

宴请结束后按照《因公借款和报销管理制度》的规定办理宴请费用的报销手续。

住宿接待标准接待活动中的住宿或会务酒店均需安排在三星（含准三、三星）以上标准酒店接待标准分为重要宾客和一般宾客两类如下表：接待标准住宿标准接待性质费用结算贵宾星由集团高管特批接待公司全部结算重要宾客星主要接待对集团业务与发展有重大促进的宾客公司全部结算一般宾客星以上（含准三、三星）主要接待与公司有密切往来和重要合作的宾客等公司承担对方报销标准以外的费用住宿酒店的选择所有住宿全部安排在集团协议酒店如需特殊安排接待部门需在《会议（活动）接待申请单》中注明并说明原因报集团综合部批准后实施。

接待费用控制及报销接待费用的支出与公司经营目的与要求要相一致节约开支、争取成果充分考虑及认清每次接待的目的合理接待。

费用的支出原则上不得超出相应级别如确实有必要超支须事前请示总（副总）经理核准。

各子公司总经办按年（月）向集团综合部和财务中心、预算部提交本公司各部门接待费用使用计划在预算范围内控制使用。

任何部门不能突破年度接待费用预算接待费用使用情况作为责任部门考核标准之一。

如果因业务发生重大变更可按预算管理办法调整接待费用预算。

接待规格的确定：普通接待由接待部门填写《会议（活动）接待
申请单》交由综合部审核再交由分管领导审批。

公司高层接待活动、重大业务接待活动由集团综合部向分管副总裁报批。

接待费用结算：所有接待活动全部安排在集团协议酒店原则上不得使用现金结算由有签单挂账权的人员签单挂账挂账时必须注明接待事由月底与各酒店统一结算有签单挂账权的人员无法到场时需向酒店以《餐饮酒店接待通知单》的形式指派临时签单人。

普通接待：各分子公司综合部指派有签单挂账权专人一名。

公司高层接待活动、重大业务接待活动：集团董事长、总裁、副总裁、总经理或接待主管有签单挂账权。

接待费用的报销：本地协议酒店的报销：接待主管和综合部主任根据《会议（活动）接待申请单》和协议酒店提供的结算单据（签单单据、《餐饮酒店接待通知单》将协议酒店提供的发票）审核、分摊、签字完毕后在本公司按程序请款报销。

外地协议酒店、所有非协议酒店、其它娱乐项目的报销：报销部门持有特别请示及批示的《会议（活动）接待申请单》、发票交由接待主管和综合部对其进行审核签字完毕后在本公司按程序报销。

涉外接待中的来访外宾住宿、游览、娱乐等费用原则上由外方公司自理重要客人由接待部门提出接待意见报集团综合部审核再报接待部门分管领导批准。

未办理《会议（活动）接待申请单》的任何接待一律不得报销。

接待人员在接待工作结束后天内必须将所有票据整理报账一例一
贴按实报账不得任何虚假。

由综合部挑选多家合适的酒店、饭店、娱乐场地等签订接待合同作为定点接待用地据实发生的费用按月结算（银行转账方式支付）。

确定各职位签单付款人员名单不在此名单中人员需现金或电话确认签单。

工作流程：凡集团或各子公司综合部在接到公司高层接待活动、重大业务接待活动、会议通知时及时请示相关领导了解活动内容、活动时间、人数、公司参加会见的领导等情况后填写《会议（活动）接待申请单》、《会议（活动）接待实施方案》和《会议（活动）礼品采购方案》由集团综合部向副总裁报批最终接待方案后实施接待活动相关部门接到上级和有关单位来公司检查指导工作的通知后应问清对方单位、领队、职务、人数、性别、乘坐的交通工具、到达时间和活动计划等制定接待计划提出接待意见包括接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算等并提前天填写《接待审批表》报送综合部由综合部依据审批表的信息核定接待标准向公司领导汇报后作出统一安排并通知相关部室执行。

接待部门凭领导签字后的审批表按行政部核定的接待标准可在财务部申请预支费用。

接待主管部门和相关部门应积极协助配合做好接待工作根据来宾身份、人数、性别预订公司招待所或宾馆酒店安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点等。

应事前了解宾客的爱好、禁忌在费用控制范围内尽可能满足宾客
的合理需求。

对于不合法、不合理需求须婉言拒绝精心安排好接机、接车、订票和全程迎送陪同并确保交通安全。

接待过程中要严格执行既定的安排不得随意更改活动时间、活动场所和已商定的事项确保接待工作上下衔接有条不紊。

在接待外宾时应安排迎送陪同人员和翻译要有与外宾身份相当的对等人员迎送。

对身份较高的外宾事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室并备有饮料。

来宾住下后公司有关部门人员前往看望表示欢迎和问候了解来访日程和目的商定活动日程并通知有关部门和人员公司重要客人来访时按接待规格和礼仪安排有关领导去住所看望客人由接待人员安排会见地点、时间和陪同人员来宾有会见公司领导意愿的须沟通、安排好双方约谈的时间、地点。

来宾如需听取工作汇报与情况介绍接待部门应视来宾领队职务、来公司目的等情况事先确定汇报内容和汇报人如来宾要求参观生产现场由接待部门事先与综合部安保部门联系经综合部审核并报主管领导同意后安排实施接待人员应严守企业秘密未经请示同意不得擅自向对方提供企业任何内部文件、资料。

如上级来公司检查工作可安排汇报、座谈会等根据需要做好拍照和摄像安排。

接待工作结束后接待负责人对接待成果做最终评价汇报对象为预
算及方案核准的相应领导。

综合部及各部门要建立日常接待登记制度内容包括来宾姓名、单位、职务、接待时间、主要业务、处理意见、处理结果以及接待人员签字等。

接待登记和有关记录应指定专人妥善保管重要的接待登记、记录应定期报送公司主管领导审阅。

接待管理部门和人员要积极协调好相关单位的公共关系创造良好的接待条件。

接待部门要定期召开接待工作例会对职责履行情况和服务质量进行总结对存在的问题提出整改意见和措施不断提高接待服务质量。

注意事项:在安排与外宾会谈时应注意以下方面：会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前天通知对方并尽量不改变计划对会见会谈场所、座位事先精心安排留定座位。

双方人员较多、场所较大时应装扩音系统桌上放置中外文座位卡。

我方人员应提前到达并在门口迎送。

会见时我方主要人员要高于或等于外宾身份。

会见的座位排列：外宾在右边我方人员坐左边。

团长安排在我方主谈人右手第一位副团长坐第二位其他外宾可依次随便落座。

会谈时身份一般对等。

会谈时用长桌的中外各一方请外宾坐上方我方主谈人坐自己一方的中间位置。

如安排合影事先应安排合影图以免出现忙乱。

合影一般主人居正中按礼宾次序以主人右手为上主客双方间隔排列。

如条件允许可根据活动目的、来宾兴趣、接受能力安排和选定文艺晚会节目根据客人身份安排好座位一般以第七、八排座位为佳。

根据来宾身份以及来访目的、性质、来宾意愿和兴趣选择有针对性的参观游览项目。

有外宾时安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。

客人在公司活动期间可根据需要和客人爱好适当赠送礼品。

赠送的礼品可采用公司的小礼品、具有地方特色的纪念品或购买其它礼品。

客人离开时根据客人意见代其预定车、船、机票协助客人结算食宿账目与客人话别送行。

必要时派人、派车送至车站、码头或机场。

每次较大规模的接待工作完成后应进行一次小结以便总结经验、改进今后的接待工作。

接待人员应衣着整洁文明礼貌热情大方严守企业秘密未经请示同意不得擅自向对方提供企业任何内部文件、资料。

罚则接待过程中必须遵守“开车不喝酒喝酒不开车”的规定对在工作时间酗酒的公司给予责任人警告处罚同时罚款元如造成损失并负赔偿责任违反本规定虚报宴请申请宴请他人的或虚报宴请发票谋取私利情节轻微的公司给予责任人严重警告或降职、撤职（仅限管理层
员工）处罚同时罚款元如造成损失并负赔偿责任违反本规定酗酒滋事造成恶劣影响的或虚报宴请发票谋取私利情节严重的公司给予责任人开除处罚同时罚款,元并视情节移交司法机关处理。

附件：《工作餐审批单》《会议（活动）接待申请单》《会议（活动）费用预算表》《餐饮酒店接待通知单》《住宿酒店接待通知单》THANKS!!!致力为企业和个人提供合同协议策划案计划书学习课件等等打造全网一站式需求欢迎您的下载资料仅供参考可修改编辑。